乐由艺塾(FunU ArtEdu)

乐由艺塾(FunU ArtEdu): FileMaker 解决方案描绘 CRM 智慧管理新蓝图

概要

  • 针对传统的客户管理和课务管理不够完善灵活的情况,乐由艺塾选择了部署基于 FileMaker 平台创建的定制化 App。一次完成了 2~3 个软件的集成功能,极大提升了工作效率。

行业

  • 教育

解决方案

  • 使用定制化 App 建立起乐由艺塾会员的资源数据库,结合了销售环节的信息,实现了对会员"整个成长周期"的智慧化管理。除了能精准定位目标客户,还挖掘出客户的潜在需求。不仅销售额大幅跃升,客户满意度也翻倍。

优势

  • 乐由艺塾曾使用传统的纸质表单或 DM 资料来甄选潜在客户,定位模糊且客户体验也一般。由于销售周期较长,无法跟进整个完整流程,客户信息采集不全,常常造成潜在客户的流失。部署了 FileMaker 定制化 App 后,能够有效地整合利用客户资源,会员体验也得到了显著提升,实现了企业和客户的双赢。
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目前的感受是,我所有需求都得到了完美地解决,包括一些后续补充添加的新想法。乐由艺塾的总经理刘枫睿表示。

 

他一手创立的乐由艺塾品牌致力于个性化定制的私教级艺术教育,向包括中学生在内的少年儿童群体提供艺术兴趣和艺术专业的教育精品课程。

 

常规的教育培训机构通常采用传统的 CRM 管理软件,或不断地投入大量人力去进行客户资源管理和课务信息管理,而作为一家打破了传统培训模式,提供可定制化臻选课程的创新教育机构,乐由艺塾的客户定位相对更高端,课务安排也需要更灵活。想要满足种种非常规的需求,走在前沿道路上的乐由艺塾必须摒弃陈旧的管理方式。刘枫睿决心在乐由艺塾成都恒大广场新店开业之前,找到能在一个平台上满足所有需求的系统来管理企业,他做到了,他找到了 FileMaker  

之前项目曾出现过本地存储数据崩溃的情况,而 FileMaker 基于云端的存储数据就很安全,iOS 系统也不用顾虑出现勒索病毒那种情况。另外,因为 iPhone 和 iPad 的普及化,还从很大程度上节省了对硬件的部署成本。

— 乐由艺塾总经理 刘枫睿
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发现理想中的"100 分系统"

乐由艺塾的最大需求是客户管理和课务管理。客户管理需求看似简单,但针对乐由艺塾的高端客户资源,如何做好客户关系、提升会员体验的个性化需求,是传统 CRM 系统无法应对和满足的;两个星期变更一次的灵活课务安排,如何及时地更新,以方便会员提前用手机查询预约,也是其他通用系统暂时无法企及的功能。

 

 “我个人非常喜欢和信任 Apple 的产品,所以也出于对品牌的考虑,就去 Apple Store 阐述了我们的需求,店员就推荐了 Apple 子公司 FileMaker 。进一步沟通后发现, FileMaker 定制化 App 就是我一直在找的理想中的满分系统。乐由艺塾的总经理刘枫睿说,相比其他平台第三方公司开发的软件,常常存在着权限不足和漏洞较多的情况,如果直接使用现有品牌系统的话,至少 2~3 个软件才能满足我们的基本需求,而 FileMaker 一个平台就全做到了。

 

从确定所有需求、准备好相关数据,到分为销售接待、约课签到、后台管理三个模块的定制化 App 初步上线,前后仅花费了一周多时间。再根据乐由艺塾 20 多名使用者的实际使用情况进行新一轮更新维护,让满分系统最大化地贴合满足乐由艺塾每一个需求。

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销售环节员工效率翻番

乐由艺塾的课程主要分为两类,一类是面向 12 岁以下的少儿提供艺术兴趣教育课程,一类是为中学生艺术考试提供专业培训的课程。在 FileMaker 定制化 App 上线前,探寻评估一名走进店内的顾客是否为乐由艺塾的潜在目标客户,给对方推荐适合的课程,需要给顾客展示大量的纸质资料,至少需要一小时以上的时间,而效果也很普通。

 

过去仅仅依靠纸质资料用口头给客户推荐课程,并不能凸显我们的专业水准,客户信任度也不高。销售在记录潜在客户的初期资料时,有的客户根本就不愿意给。刘枫睿说,而现在, FileMaker 定制化 App 内置了一套对客户进行基础评估的问卷调查,由销售拿着 iPad 展示在客户面前做每一步的操作。之前销售环节遇到的状况全都迎刃而解,使用 iPad 与客户沟通,半个小时左右就能完成初期对潜在目标客户的评估流程,效率提高了一倍。同时办公完全实现了无纸化,不但成本节约了,专业度也上去了。在我们定价远远高于同行的情况下,客户反馈的满意度几乎是百分之百。

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实现 CRM 智慧化一体式管理

在对客户管理层面, FileMaker 提供的解决方案把潜在目标客户到会员的整个成长周期,都完整地体现在一条时间轴上,实现了智慧化的客户关系管理。

 

因为课程产品的特殊性,造成乐由艺塾产品销售周期较长。潜在目标客户从有意向开始,可能会来回 3~4 次,经历参观场地、体验上课等多项环节,才会签约成为会员,客户跟踪是一个非常繁琐的过程,而 FileMaker 定制化解决方案瞄准解决了随时跟进客户最新信息的难题。

 

FileMaker 的定制化 App 用一条时间轴,记下了客户每一次到店的所有信息。包括除了时间、地点、沟通内容,还包括老师上课后给出的反馈,能够上传录音或者评测表单等附件,最新的信息按照时间顺序展示在最前面。客户到店产生的每一项活动,都能得到清晰明了地体现。

 

完全实现了随时跟进,精准定位客户的功能。假如一个员工生病请假了,另一个员工依靠 FileMaker 定制化 App 提供的信息,立刻能快速提供同样量身定做的贴身服务。从这一点相比,其他的管理软件只能说做到了基础数据的录入。刘枫睿表示。

 

考虑乐由艺塾面向的是少年儿童群体, FileMaker 定制化 App 提供了独特的监护人信息系统来管理客户档案。除了记录会员信息,还关联起家长和老师等监护人信息,无论从安全性角度,还是从建立及时有效的沟通渠道角度,都有利于实时更新客户信息,了解客户需求,提升客户忠诚度。目前我们的新客户基本上是满意的老客户推荐的,智慧化的客户管理帮我们打造了良好的口碑。刘枫睿说。

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降低人工出错率,简化工作流程

乐由艺塾课程的灵活性比较强,特别是如果遇到突发状况时,需要对所有课程进行一个大调整,而纸质表格在人工操作时,往往容易出错且难以被发现。在以前,就曾出现过排课时间重复,导致老师未能按时来上课的失误。现在 FileMaker 系统上线后,排课无需人工手动填写表格并打印了,直接以拖曳表格的形式,系统可自动生成课表并排查重复性,大大降低人工出错几率。

 

在人才储备方面, FileMaker 解决方案也展示出了独特优势。乐由艺塾每天都会收到很多简历,其中也包括被拒后仍再次投递的简历。没有 FileMaker 定制化 App 之前,面试官可能会面试到已被拒的人,或遇到面试者接受了面试邀约却未出现的情况。由于管理者不是同时上班,就算面试者通过了面试,各个部门的管理者仍然要花费大量时间走完审批流程,再通知面试者上班,而以上的状况都导致工作效率低下。

 

FileMaker 解决方案根据乐由艺塾的实际情况,加入了人才储备功能。面试库录进所有投过简历人的信息,包括面试过程结果和管理者反馈,从而有效规避了重复面试被拒者或曾爽约的面试者的情况。以前需要一周的时间才能走完一个完整面试流程,而现在,使用 FileMaker 系统帮助简化了工作流程后,当天就能把面试结果告知应聘者。

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系统开发 FBA 信息

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