丸友青果有限公司

“青果的批发经纪需要和时间赛跑。使用 iPad 后任何人都能够将交易录入系统,实现了愿望。通过一周的协商,试用了 FileMaker 制作的iPad 界面后,我们相信这就是我们想要的。”

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青果的批发经纪通过使用 FileMaker Go For iPad 简化了手动作业,并显著地节约了成本,达到了 260% 的投资回报

用户界面简单易懂。即使是不熟悉电脑操作的销售人员也能快速上手, 一年节约了 400 万日元的成本。

丸友青果有限公司

  • 石川県金沢市西念 4 丁目 7-1

概要

  • 使用 FileMaker Pro 和 FileMaker Go 构建数据库系统,实现简单的 iPad 交易输入。削减了高额的交易票据专用纸费用和人工费。

行业

  • 蔬菜水果的中间批发

解决方案

  • 使用 FileMaker Go for iPad,销售人员在 iPad上 输入销售数据。将数据通过无线网络连接至电脑上的 FileMaker Pro。并将 FileMaker Pro 数据用 csv 形式与核心系统联动。iPad 上的 FileMaker Go 读取的商品名和销售地信息是从核心系统中通过 ESS(外部 SQL 数据库)读取的。

优势

  • 削减了人工成本。大量减少高额的交易票据用纸费用。增加销售人员的工作效率和工作热情。缩短数据统计时间。
丸友青果有限公司
董事
北形 典子 氏

靠人工作业处理交易票据已到达极限

丸友青果位于石川县金泽中央批发市场, 是交易加贺蔬菜为中心的中间批发商。 每天早晨 6 点钟开始拍卖,向超级市场批发销售水果和蔬菜。 青果买卖管理使用交易票据管理,但此项工作对销售人员和办公人员长年以来带来了很重的负担。 为了解决上述问题,青果决定使用 FileMaker 构建 iPad 交易输入系统 。 引进 iPad 的提案人是公司的董事长北形典子女士。

“我们之前导入了一款核心数据库系统来处理整个公司的销售和采购的数据,但是,手写交易票据和人工输入很麻烦,工作效率也非常糟糕,我们曾经以为会永远这样持续下去。”

部署 iPad 以前,从交易输入到销售数据收集会经历如下流程。

拍卖开始于早上 6:00。 销售人员在卖场竞买的同时还要把售出的水果和蔬菜的金额和数量写在纸上。竞买场面非常紧张,销售人员写下的数字符号只有本人才知道意思。销售工作在 8:00 结束,之后销售人员要把这些交易记录的信息誊写到专用交易纸上。记入项目包括产品名,产地和个数(或者重量)尺寸,金额等。

通常情况下,销售人员要花 2 小时来凑齐交易票据,然后交给办公人员把接近 10 厘米厚的交易票据一张张输入电脑。

“输入工作通常会持续几个小时,手臂很酸痛。有些人翻交易票据太多次,手腕都得肌腱炎了”

所有交易票据输入工作结束后,一天的的销售和采购的数据统计工作才结束。 接下来是正式的交易票据发行,等所有会计工作结束都已经傍晚了。

青果的批发经纪需要和时间赛跑。使用 iPad 后任何人都能将交易录入系统,实现了愿望。 通过一周的协商,试用了FileMaker制作的iPad画面后我们相信这就是我们想要的。

— 丸友青果有限公司 董事 北形 典子 氏
iPad 帮助实现随时随地都能简单快速地输入。

采用 FileMaker Go 的原因

长期以来,北形女士的愿望是缓解从交易记录誊写到到交易票据,再输入到电脑的繁琐工作流程。但是又难以让销售人员们使用电脑。

“销售人员工作忙碌,且大多数不熟悉电脑操作”

但自从知道 iPad 的存在后,一下子有了灵感。

“即使不爱操作电脑键盘的人也能操作银行的 ATM,如果有触摸屏,销售人员不就能简单地输入交易票据了吗。”

于是青果向运用管理核心系统的 SIer 系统开发商的内田洋行 IT Solution 西日本有限公司咨询,得知寿商会在开发基于 iPad 的 Filemaker 数据库系统上有经验, 于是开始了与核心系统的 iPad 交易票据输入系统的开发项目。寿商会的若林先生回顾开发当时的情况时说,“与运用中的核心系统对接数据,iPad 屏幕的用户界面设计的自由度很大,以及离线处理方面 iPad 非常方便易用,所以选择了 FileMaker。 系统本身的逻辑是很简单的,最花时间的是用户界面设计。实际操作的销售人员都对电脑操作不熟悉,加上年龄偏大,我们尽量设计对用户友好,容易操作的界面。”

销售人员最初听说要导入 iPad 时说,“减少办公人员的工作负担听起来很有道理,但反过来,需要操作电脑,对于从学校毕业很久对电脑又不熟悉的我们来说非常担忧。”

系统配备了触摸屏和数字键盘的输入方式,便于操作。

iPad 交易票据输入系统

寿商会花了一个星期时间确定基本设计,并完成了 iPad 的操作界面。用户看到这些好用又易懂的界面后安心不已。之后约花了一个月时间听取丸友青果的反馈后做出各种界面更改和巩固。总共只花了一个半月时间,系统就正式投入使用。系统文字尺寸调大,还扩大了光标范围,并为习惯计算器操作的销售人员配备了蓝牙连接的数字键盘。

iPad 的交易票据输入系统到核心系统的数据传输是这样的。

各销售人员在 iPad 上输入完成后,只需按下 FileMaker Go 画面的数据发送键,数据会直接发送到办公室的电脑里。iPad 和办公室的电脑通过无线网络连接,办公室和另外的销售部也能互传信息。

只要有信息传到办公室,办公室里的 FileMaker Pro 就能根据不同的负责人打印出相应的数据。于是当天各个销售人员的营业额一目了然,也能再次确认是否有信息遗漏。

所有人员信息发送完成后,办公人员开始准备从 FileMaker Pro 会向核心系统发送数据。办公人员启动 FileMaker Pro,只需在菜单栏里选择并按一个按钮,就能把数据发送到核心系统。这样就能把所有销售数据传到核心系统,提高会计工作的效率。

商品名,销售地,产地等几乎所有输入项目都能通过触摸操作选择,不必使用键盘。并且与核心系统数据联动,确保呈现最新数据。

一年节省 400 万日元的成本,投资回报(ROI)达到 260%

导入新系统时,青果只发给销售人员几页的说明书,开了简单的说明会,没有特殊的培训。使用 1 周后也并没有太多针对用法的疑问,若林先生担心用户已经放弃使用,原来正好相反,用户界面简单明了,根本没有多少疑问。

销售人员所有人在新系统启动当日就使用 iPad 输入交易,并马上习惯。销售人员表示,“同一个动作反复数次,就慢慢习惯,现在输入交易的时间是以前的2/3。”这些不要说电脑,连手机都很少操作的销售人员,用起 iPad 来却很顺手。

北形女士说,“以前办公人员把数据输入核心系统并检查工作需要 2 个小时以上,现在只要按按钮就能搞定。促进了无纸化办公,办公人员的人工费用也得到削减,一年能省去 400 万日元。” 引进 FileMaker 系统的开发费用和购买 iPad 等前期投入只有 150 万日元左右,投资回报(ROI)达到 260%。

朝着下一个梦想前进

北形女士当前的目标是,省去现在手工作业的发送送货单。据若林先生所说,FileMaker Pro 内已经有需要的所有信息,这其中相当部分的手工作业可以被省去。

“这些也能通过 iPad 的按钮来实现吗?”

“当然可以。FileMaker 的好处之一,就是利用已有系统时刻扩充新功能。”若林先生的话让北形女士充满期待。

“难道我们现在只使用到 FileMaker 的一小部分功能?”

“是的,办公自动化以及方便操作的功能还有很多,请让我们来帮助您实现。”

北形女士说,他们不仅为了提高效率和工作合理化,并想更多利用 FileMaker 和 iPad 的便利之处带入更多创意。

不只是进货和销售,我们想要更好地连接生产者和零售业者。例如,加贺蔬菜以及能登蔬菜小规模生产的农作物,由于批量小,流通困难,如果我们能提供菜谱和生产者信息的附加价值的话,那么销售渠道就能拓宽。正因为导入了新系统我们才会去更多的考虑这些,因为有了 FileMaker 让很多事情都变得简单。

因为有了 iPad 才能实现各种灵感,FileMaker 会帮助丸友青果公司更加充满活力。

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