Die Planung einer Datenbank
Eine sorgfältige Planung Ihrer Datenbank fördert konsistente Dateneingabe und -abruf und verringert die Anzahl doppelter Daten in den Datenbanktabellen. Relationale Datenbanktabellen arbeiten zusammen und gewährleisten, dass die korrekten Daten zur Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen. Sie sollten eine Datenbank zunächst auf Papier planen.
Die Planung einer Datenbank umfasst die folgenden Schritte:
1.
Legen Sie den Zweck Ihrer Datenbank fest oder das Problem, das Sie lösen wollen. Beispiel: "ein Verzeichnis meiner Kunden führen", "mein Inventar verwalten" oder "meine Studenten bewerten".
Wenn weitere Personen mit der Datenbank arbeiten werden, beziehen Sie sie in die Planung ein.
2.
Überlegen Sie, welche Daten Sie in Ihrer Datenbank speichern wollen. In der Regel können die Informationen grob kategorisiert werden. Die exakte Identifizierung dieser Kategorien ist entscheidend beim Design einer effizienten Datenbank, da Sie verschiedene Typen und Mengen von Daten in jeder Kategorie speichern. Beispielsweise enthält eine Datenbank zur Verfolgung des Umsatzes Kategorien wie "Produkte", "Rechnungen" und "Kunden". Eine Datenbank, die Noten von Studenten erfasst, besitzt Kategorien wie "Studenten", "Seminare" und "Arbeiten".
3.
Sobald Sie die groben Kategorien bestimmt haben, überlegen Sie, wie diese Kategorien zueinander in Beziehung stehen. Hierfür können Sie den Zusammenhang zwischen den Kategorien mit einfachen Sätzen beschreiben, z. B. "Dozenten halten Seminare", "Studenten belegen Seminare" und "Studenten schreiben Arbeiten". Jedes dieser Paare deutet eine Beziehung zwischen den Daten in einer Kategorie und den Daten in der anderen Kategorie an.
4.
In der Datenbankterminologie werden diese Kategorien als Tabellen bezeichnet. Mithilfe von Tabellen werden Daten gruppiert, die ein gemeinsames Element enthalten oder einen gemeinsamen Zweck erfüllen. Sie könnten z. B. eine Tabelle für Namen und Adressen verwenden, während Sie in einer anderen Tabelle Transaktionsdetails wie Kaufdatum, Artikelnummer, Stückpreis usw. speichern.
Datenbanken sind typischerweise auf eine von drei Arten organisiert:
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Eine einzelne Tabelle in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie eine einzelne Tabelle, wenn Sie Daten nur in einer Kategorie führen wollen, z. B. Namen und Adressen.
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Mehrere Tabellen in einer einzelnen Datei. Verwenden Sie mehrere Tabellen, wenn Ihre Daten komplexer sind, z. B. Studenten, Seminare und Noten.
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Mehrere Tabellen in mehreren Dateien. Verwenden Sie mehrere Dateien, wenn Sie dieselben Daten in mehreren verschiedenen Datenbanklösungen verwenden müssen. Sie können z. B. Ihre Umsatzsteuersätze und Versandinformationen in einer separaten Datei speichern, wenn Sie diese Informationen in mehreren Lösungen nutzen wollen.
Verwenden Sie Beziehungen, um Daten gemeinsam mit Tabellen in derselben Datei oder mit Tabellen in externen Dateien zu nutzen. Andere Datenbankelemente, wie z. B. Scripts und Zugriffsrechte, werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe Lösungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer Dateien.
Hinweis  FileMaker Pro ist sehr flexibel, daher ist die Entscheidung, ob Daten in einer einzelnen Datei oder in mehreren Dateien gespeichert werden, häufig eine Frage der Verpackung und des Komforts. In Tabellen gespeicherte Daten können leicht gemeinsam zwischen Tabellen in derselben Datei und Tabellen in externen Dateien genutzt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie unter Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien. Andere Elemente wie Scripts und Zugriffsrechte werden auf Dateiebene gespeichert, daher erzielen einige komplexe Lösungen Vorteile aus der Nutzung mehrerer Dateien zweimal.
5.
Tipp  Um die Suche und Sortierung von Datensätzen zu erleichtern, erstellen Sie je ein Feld für Vorname, Nachname, Anrede (z. B. Frau oder Dr.) und die Bestandteile der Anschrift (Straße, Postleitzahl, Stadt). Indem Sie Ihre Daten bei der Dateneingabe in mehrere Felder aufteilen, erleichtern Sie die spätere Generierung von Berichten. Wenn Sie z. B. separate Felder für Transaktionsdetails verwenden, z. B. Datum, Artikelnummer, Menge und Stückpreis für jede Transaktion, ist es einfacher, statistische Auswertungen und Zwischenergebnisberichte am Ende der Woche, des Monats oder des Jahres zu generieren.
6.
Ein Reisebüro könnte beispielsweise folgende Tabellen verwenden: eine Kundentabelle, die Kundendaten speichert; eine Routentabelle, die Routeninformationen speichert; und eine Reisetabelle, die die Reisen und ihre aktuellen Preise speichert.
Eine Kundentabelle kann Felder für eine Kundennummer sowie Name, Adresse und Telefonnummer des Kunden enthalten. Eine Routentabelle könnte Felder für eine Routenkennung, Abfahrtsort und Zielort enthalten. Die Tabelle "Reisen" könnte Felder für eine Reisekennung und einen Reisenamen enthalten.
Felder in den Tabellen "Kunden", "Routen" und "Touren"
7.
Weitere Informationen finden Sie unter Erläuterung von Abgleichsfeldern für Beziehungen.
Als Abgleichsfelder angegebene Felder in den Tabellen "Kunden", "Routen" und "Touren"
In der Tabelle "Kunden" sollten Sie z. B. jedem Kunden eine eindeutige Nummer zuordnen. Sie geben eine Kundennummer erst dann an, wenn Sie einen neuen Kunden hinzufügen, d. h., die Existenz einer Kundennummer bestimmt die Existenz eines Datensatzes.
8.
Entscheiden Sie für jede Tabelle, in welchen Feldern Sie Daten speichern und in welchen Feldern Sie Daten aus anderen (Bezugs-)Tabellen anzeigen wollen.
Jede Tabelle dient nur einem Zweck und alle Felder in einer Tabelle beschreiben nur diesen Zweck.
Beispiel: Die Felder in einem Datensatz in der Kundentabelle enthalten alle Informationen zu einem Kunden.
Nicht benötigte Felder in den Tabellen "Kunden", "Routen" und "Touren"
Basierend auf dem Zweck einer Datei können Sie sehen, wo Daten gespeichert werden und wo sie aus einer Bezugstabelle stammen sollen. Im Unterschied zu Abgleichsfeldern sollten alle anderen Felder nur einmal in Ihrer Datenbank vorkommen. Streichen Sie jedes Vorkommen von Feldern durch, die nicht zum Thema der Tabelle gehören.
9.
Definieren Sie die Beziehungen zwischen den Tabellen. Zeichnen Sie in Ihrem Plan eine Linie von jedem Abgleichsfeld in einer Tabelle zum entsprechenden Abgleichsfeld in der Bezugstabelle.
Eine Beziehung zwischen Tabellen ist dadurch gekennzeichnet, dass ihre Abgleichsfelder übereinstimmende Daten enthalten.
Abgleichsfelder für die Tabellen "Kunden" und "Touren"; Abgleichsfelder für die Tabellen "Routen" und "Touren"
Beziehungen ermöglichen auch, dass Sie Ihre Daten zur Lösung komplexer Fragen gruppieren. Mithilfe von Beziehungen können Sie z. B. den aktuellen Lagerbestand, Umsatzprognosen und andere Aufgaben bestimmen, bei denen Daten über mehrere Tabellen hinweg berücksichtigt werden müssen. Weitere Informationen zu Beziehungen finden Sie unter Arbeiten mit Bezugstabellen und -dateien.
10.
Weitere Informationen zur gemeinsamen Benutzung von Datenbanken finden Sie unter Gemeinsame Benutzung von Datenbanken in einem Netzwerk.
11.
Wenn Sie die Datenbank für andere Personen entwickeln, zeigen Sie ihnen Ihren Plan auf Papier und bitten Sie sie, den Plan zu prüfen und Änderungen vorzuschlagen.
12.
Überlegen Sie, welche Personen die Datenbank verwenden werden und ob der Zugriff beschränkt werden muss. Weisen Sie die erforderlichen Zugriffsrechte zu, wenn Sie die Datenbank erstellen.
Weitere Informationen über Konten und Berechtigungen finden Sie unter Schützen von Datenbanken.
13.
Stellen Sie fest, welche Layouts Sie benötigen, und reservieren Sie für jedes Aufgabengebiet ein eigenes Layout.
Erstellen Sie z. B. separate Layouts für den Druck von Etiketten und Briefumschlägen.
Weitere Informationen zum Erstellen von Layouts finden Sie unter Erstellen und Verwalten von Layouts und Berichten.
14.
Erstellen Sie ein Formular, das die benötigten Dateien und Tabellen sowie die Felder für jede Tabelle auflistet. Listen Sie auch die Formulare und Berichte auf, die Sie aus jeder Tabelle generieren werden.
15.
16.
Wenn Sie die Datenbank für andere Personen entwickelt haben, bitten Sie einige Personen, die Datenbank zu testen. Korrigieren Sie dann etwaige gefundene Probleme, bevor Sie die Datenbank allen zur Verfügung stellen.
Weiterführende Themen 
Anlegen einer FileMaker Pro-Datei
Definieren von Datenbanktabellen
Definieren von Datenbankfeldern
Erstellen eines Layouts
Schützen von Datenbanken
Erläuterung von Beziehungen