Austin Convention Center

„Mit FileMaker Go for iPad helfen unsere Mitarbeiter den Kunden vor Ort in den Veranstaltungshallen. Sie müssen nicht ständig zum Serviceschalter kommen, um Aufträge und Instruktionen abzuholen.“

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Weiträumiges, mehrere Hallen umfassendes Veranstaltungszentrum setzt auf High-Tech und verteilt Arbeitsaufträge papierlos. Die Folge: Mit FileMaker Go for iPad steigt der ROI auf 200 Prozent.

Das Austin Convention Center veranstaltet unter anderem das South by Southwest-Festival. Aussteller betreut das Veranstaltungszentrum schneller mit automatisierten Arbeitsaufträgen und senkt so gleichzeitig die Kosten.

Überblick

  • Ein großes Veranstaltungszentrum erfüllt mit einer automatisieren Auftragserfassung und -vergabe die Anforderungen der Auftraggeber besser

Branche

  • Messe- und Veranstaltungszentrum
  • Mittelständisches Unternehmen

Lösung

  • Mit einer FileMaker-Datenbank und iPad erfassen, bearbeiten und prüfen Anwender Aufträge unterwegs
Joe Gonzalez
Joe Gonzalez
IT-Services-Manager

Ein so großes Veranstaltungszentrum wie das Austin Convention Center zu betreiben, erfordert schnelle Reaktionen, um Aussteller zufriedenstellend zu betreuen. Ob sie eine Internetanbindung wünschen oder einen Stromanschluss benötigen, die Betreiber müssen immer schnell eine Lösung anbieten. Aus diesem Grund entschloss sich das Austin Convention Center, dafür FileMaker Go for iPad einzusetzen. Die Mitarbeiter, die für die Wartung und die Technik verantwortlich sind, verwalten und bearbeiten damit alle ihre Arbeitsaufträge. Die Aussteller sind beeindruckt, wie schnell ihre Anforderungen dank neuester Technologien erfüllt werden.

FileMaker Go ist die meistverkaufte iPhone- und iPad-App für Unternehmensdatenbanken und in vielen Fällen Bestandteil individueller iOS-Datenbanklösungen wie derjenigen des Austin Convention Center.

„Mit FileMaker Go for iPad helfen unsere Mitarbeiter den Ausstellern vor Ort in den Veranstaltungshallen. Sie müssen nicht ständig zum Serviceschalter kommen, um Aufträge und Instruktionen abzuholen“, sagt der IT-Services-Manager des Austin Convention Center, Joe Gonzales, und ergänzt: „Damit verbessern wir die Betreuung unserer Kunden spürbar, die dadurch unsere Dienstleistung sehr viel positiver wahrnehmen.“

Das Austin Convention Center ist ein riesiger Gebäudekomplex, der sich über sechs Häuserblocks ausdehnt. Das Veranstaltungszentrum ist bekannt für den Einsatz moderner Technik mit mehreren Kilometern Glasfaser- und Ethernetverkabelung, einer Bandbreite von mehr als 600 Mbps und fast 6.000 gleichzeitig möglichen drahtlosen Internetverbindungen. Auf dem Gelände finden jedes Jahr viele bekannte Veranstaltungen wie das South by Southwest (SXSW), eines der weltweit größten Musik- und Medienfestivals, statt.

Ohne Papier und Lauferei

Als Gonzales seine Arbeit für das Austin Convention Center begann, wurden alle Arbeitsaufträge ausschließlich als Fax- oder Papierausdrucke bearbeitet. Wenn Aussteller einen elektrischen Anschluss mit Mehrfachsteckdosen, eine Internetverbindung oder einen Wasseranschluss benötigten, kamen sie entweder an den Serviceschalter oder versuchten, einen Servicemitarbeiter unterwegs in den Veranstaltungshallen zu erwischen und bestellten die gewünschte Ausstattung. Jede Bestellung war papiergebunden. Sie wurde im System eingegeben, mit einem Schlüssel gekennzeichnet, ausgedruckt und in einem Ordner mit Standplänen und anderen Ausdrucken abgelegt. Danach erfolgte die Bearbeitung.

„Es wäre untertrieben, das Veranstaltungszentrum als großes Gebäude zu bezeichnen“, so Gonzales. „Unsere Mitarbeiter sind ständig von einem zum anderen Ende des Geländes unterwegs, um die Wünsche der Aussteller zu erfüllen. Früher, mit den Papierbelegen, war es keine sehr effiziente Arbeitsweise, bis wir den Messestand oder Besprechungsraum entsprechend den Ausstellerwünschen fertig gestellt hatten. Bis zur Abholung eines Auftrags konnten schon mal vier Stunden vergehen.“


Staff with iPad
Mit FileMaker Go for iPad arbeiten die Mitarbeiter des Austin Convention Center nahezu papierlos.

Sofort den ROI steigern

Eines Tages informierten sich Joe Gonzales und Jeff Moore, der Datenbankadministrator des Austin Convention Center, über eine andere FileMaker Go-Datenbanklösung für Messen, die alle Veranstaltungen auf einem iPhone oder iPad anzeigte. Sie erkannten sofort das Potenzial, das eine solche mobil nutzbare Technik für ihre Auftragsbearbeitung und die Darstellung aller veranstaltungsspezifischen Standpläne bot.

Innerhalb weniger Tage hatten sie die FileMaker Pro-Datenbanklösung, die das Austin Convention Center bereits als Abrechnungssystem einsetzte, angepasst. Die so entstandene, komplett neue Datenbanklösung für die Auftragsbearbeitung mit FileMaker Go for iPad war sofort einsatzbereit. Weil sie die Daten mit dem Abrechnungssystem synchronisiert, entfielen zudem viele der bis dahin für die Abrechnung nötigen manuellen Eingaben.

Die FileMaker Go-Lösung begann sich bereits mit dem ersten Einsatz auszuzahlen, wie Gonzales erklärt: „Etwa 10 Prozent unserer Aufträge erhalten wir vor Ort in den Veranstaltungshallen. Dadurch, dass unsere Mitarbeiter sich nicht erst zurück zum Serviceschalter begeben müssen, um diese Aufträge abzuholen, sparen wir jährlich circa 12.000 US-Dollar. Zudem benötigen wir pro Veranstaltung fünf Arbeitsstunden weniger, weil wir die Standpläne immer dabei haben. Das erspart uns, auf das Jahr hochgerechnet, mindestens 10.000 US-Dollar zusätzlich.“

Die Investitionen beliefen sich, so Gonzales, auf 5.500 US-Dollar für die iPad und FileMaker Go. „Der Einsatz von FileMaker Go for iPad zahlte sich bereits nach weniger als vier Monaten aus, wobei der jährliche ROI 200 Prozent oder mehr beträgt. Das begeistert garantiert jeden kaufmännischen Geschäftsführer oder Finanzvorstand“, meint Gonzales.

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Die Mitarbeiter des Austin Convention Center sind von FileMaker Go for iPad begeistert, weil sie damit bessere Dienstleistungen für ihre Kunden liefern.

Maßgeschneidert für mobile Einsatzteams

Obwohl, so Gonzales, Wartungs- und IT-Serviceteams normalerweise gegenüber Änderungen sehr skeptisch sind, hätten die Mitarbeiter des Austin Convention Center die FileMaker Go for iPad-Lösung sehr schnell mehr als nur akzeptiert. Für sie entfallen lange Laufereien, weil sie damit Aufträge und Standpläne jederzeit und überall auf dem Gelände sowohl annehmen als auch ändern und bearbeiten. Weiterhin prüfen sogenannte Validierungsteams mit FileMaker Go vor Ort die korrekte Ausführung aller Aufträge entsprechend den Vorgaben. Ein weiterer Vorteil der Datenbanklösung ist, dass Manager immer genau darüber informiert sind, ob der Zeitplan einer Veranstaltung eingehalten wird, und mit welchen Maßnahmen sie die Vorbereitungsarbeiten noch effizienter planen und durchführen können.

„Der Einsatz von FileMaker Go for iPad zahlte sich bereits nach weniger als vier Monaten aus, wobei der jährliche ROI 200 Prozent oder mehr beträgt. Das begeistert garantiert jeden kaufmännischen Geschäftsführer oder Finanzvorstand."

—Joe Gonzalez, IT-Services-Manager, Austin Convention Center
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Die Anzeige von Standplänen mit FileMaker Go for iPad spart Zeit und Geld.

Joe Gonzales erstellte zuerst für iPad optimierte Auftragsformulare: „Wir haben eine maßgeschneiderte iPad-Bedieneroberfläche entworfen, mit einigen neuen Textfeldern sowie größeren Schaltflächen für die Bedienung des Touchscreens und haben diese dann hochgeladen. Das haben wir alles selbst und daher sehr kostengünstig durchgeführt. Der Einsatz der mobilen FileMaker Go-Datenbanklösung hat sich sofort ausgezahlt.“

„Die bereits mit unserem vorhandenen Abrechnungssystem genutzten Auftragsformulare haben wir kopiert und neu gestaltet“, ergänzt Moore, „und mit unserem Entwicklungs-Know-how fiel uns auch die Erstellung der Bedieneroberfläche mit iOS-typischen Elementen leicht. Damit navigieren die Anwender mit einem Fingerstrich durch Aufträge und Standpläne. Dank FileMaker Go for iPad erhalten unsere Mitarbeiter stets aktuelle Informationen und reagieren unterwegs viel schneller auf die Wünsche der Aussteller.“

Das Austin Convention Center profitiert durch FileMaker Go for iPad von einem geringeren Zeitaufwand und einem reduzierten Papierverbrauch. Gonzales beschreibt die Vorteile so: „Dank FileMaker Go for iPad verringern wir den Zeitaufwand unserer 15 Wartungsmitarbeiter und sechs IT-Servicetechniker täglich um insgesamt mehrere Stunden. Wir haben unseren Papierbedarf nahezu auf null reduziert und unsere Antwortzeiten auf Ausstelleranfragen deutlich verkürzt. Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor der mobil genutzten Datenbanklösung sind die Standpläne, die wir vor Ort jederzeit, auch vergrößert, anschauen können. Seitdem installieren wir jede gewünschte Standausstattung fehlerlos und erbringen unsere Dienstleistungen an jedem Stand absolut pünktlich und so exakt wie nie zuvor. Damit passt unser Service als „persönliche Note“ bestens zu unserem High-Tech-Image. Die Aussteller sind davon genauso begeistert wie wir.“

Kontaktinformationen:

Joe Gonzalez
IT Services Manager
Austin, USA
Convention Center Department
Tel. 001 512-404-4056
joe.gonzalez@ci.austin.tx.us
www.austinconventioncenter.com

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