Berklee College of Music

Eine der besten Musikfachschulen entdeckt mit FileMaker Go für iPad die Musikstars von morgen.

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Wunderbare Musik entsteht – mit FileMaker Go für iPad

Mit deutlich gestrafften Abläufen rekrutiert das Berklee College of Music jährlich 7.200 Musikstudenten aus sechs Kontinenten.

Überblick

  • Weltweit renommierte Musikfachschule für das Studium zeitgenössischer Musik mit mehr als 4.000 Studenten.

Branche

  • Fach- und Hochschulen, Universitäten

Lösung

  • Entwicklung eines umfassenden Bewertungssystems für potenzielle Studenten; Erweiterung in wenigen Tagen für den Einsatz mit FileMaker Go und einem iPad

Vorteile

  • Gestraffter Prozess für weltweite Vorspiel- und Interviewtermine
  • Qualitativ verbesserte und konsistentere Auswahl- und Bewertungskriterien
  • Vereinfachtere Anwerbung von Kandidaten
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Schlanke Prozesse: FileMaker Go für iPad erleichtert die Bewertung und Rekrutierung von Studenten an der renommierten Musikfachschule.

Insgesamt sechs Teams durchsuchen von Europa über Afrika und Asien bis nach Australien jeden Winkel dieser Erde nach potenziellen Musikstudenten und künftigen Weltstars. Die Aufgabe der Scouts ist es, direkt vor Ort vielversprechende Musiker zu entdecken und an das weltberühmte und elitäre Berklee College of Music zu vermitteln. Anstatt sich mit schwereren Laptops abzuschleppen, verwenden sie dafür FileMaker Go für iPad. Mit der meistverkauften Business-App für Datenbanken erfassen und bewerten sie die Anwärter und zeichnen deren Können auf.

„Es kommt vor, dass wir bis zu 300 Kandidaten an einem Tag anhören und interviewen“, sagt Damien Bracken, der als Dekan des Berklee College of Music für die Aufnahme neuer Studenten zuständig ist. „Mit 80 Fakultäten und 40 Mitarbeitern, die das ganze Jahr über unterwegs sind, sowie den 7.200 neu immatrikulierten Studenten pro Jahr könnten wir ohne FileMaker Pro, FileMaker Server und FileMaker Go für iPad den Rekrutierungsprozess nicht stemmen.“

FileMaker Go ist das ausschlaggebende Produkt, wenn es um die Bewertung und die Rekrutierung unserer künftigen Studenten geht. Damit berücksichtigen wir die unterschiedlichen musikalischen und kulturellen Wurzeln von 83 Ländern und 50 US-Bundesstaaten.

— Damien Bracken, Dekan für die Rekrutierung von Studenten, Berklee College of Music
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Für den Zugriff auf die FileMaker-Datenbank müssen Anwender keinen schweren Laptop mit sich schleppen.

Im Takt: Arbeitsplatzrechner und iPad

Als Bracken Dekan für die Aufnahme der Studenten wurde, beauftragte er den FileMaker-Entwickler The Support Group, eine neue Datenbank zu erstellen. Sein Ziel war, mit FileMaker Server und FileMaker Pro den kompletten Rekrutierungsprozess, von der Entdeckung bis zur Immatrikulation neuer Studenten, digital abzubilden. Die FileMaker-Datenbanklösung verwaltet Terminvereinbarungen, Details vom Vorspielen und den Interviews. Zudem verlinkt sie auf Onlinevideos mit Auftritten der Kandidaten, und erleichtert mit vordefinierten Textbeschreibungen und Bewertungsskalen die Einstufung eines Studenten. Die Datenbank übernimmt dabei unter anderem auch Informationen aus externen Datenquellen. Hierzu gehört etwa die Studenten-ID des bisherigen Studenten-Informations-Systems, aber auch Daten aus Onlineanwendungen und SQL-Datenbanken.

Nachdem die umfassende Datenbank fertig entwickelt war, wollte Bracken seinen Scouts unterwegs den Zugriff darauf ermöglichen. Sie sollten dabei aber keine schweren, sperrigen Laptops mitnehmen müssen. Sofort nach der Veröffentlichung von FileMaker Go war es daher sein Ziel, die FileMaker Pro-Datenbank auch für die iPad-Nutzung bereitzustellen. Das klappte mit der vorhandenen Datenbank ausgezeichnet. Nach einigen wenigen Anpassungen, die Bracken mit seinen Mitarbeitern selbst durchführte, standen die Datenbankinhalte in weniger als einer Woche jedem iPad-Anwender zur Verfügung. Die Pflege und Aktualisierung der Datenbanklösung erledigen die Mitarbeiter der Musikfachschule übrigens ebenfalls selbst und ohne weitere IT-Unterstützung, wobei die Flexibilität und Bedienerfreundlichkeit der FileMaker-Datenbankanwendungen hierfür eine entscheidende Rolle spielt.

Jeder Scout hat unterwegs immer eine lokal auf dem iPad gespeicherte Datenbankkopie dabei. Das ist vor allem deshalb vorteilhaft, weil es noch Regionen auf der Erde gibt, in denen der Internetzugang nur begrenzt oder gar nicht möglich ist. Die Datenbank wird dann sofort nach der Rückkehr an das Berklee College synchronisiert.

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FileMaker Go erlaubt mit einheitlich definierten Kriterien einen besseren Vergleich der künstlerischen Darstellungen.

Auf der Erfolgsspur

Der Rekrutierungsprozess ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Berklee College. Seit der Gründung im Jahre 1945 hat die Musikfachschule viele Superstars hervorgebracht. Dazu gehören so berühmte Künstler wie die Pianistin und Sängerin Diana Krall, die Jazzmusikerin und Grammy Award-Preisträgerin Esperanza Spalding, der mehrere Millionen Alben verkaufende US-Chinesische Popstar Wang Leehom, und der Steely Dan-Mitgründer Donald Fagen. Selbst diejenigen Berklee-Absolventen, die es nicht ins ganz große Rampenlicht schaffen, werden oft vielbeschäftigte und sehr geschätzte Studiomusiker. Oder Sie übernehmen Schlüsselaufgaben in der Musikbranche; wie etwa die 65 Prozent der Berklee-Studenten, die nach ihrem Abschluss eine Vollzeitstelle in Musikunternehmen erhielten. Die Berklee-Absolventen haben im Lauf der Zeit ein unvergleichliches, professionelles und weltweit verfügbares Netz aufgebaut, und bis heute insgesamt 205 Grammy Awards verliehen bekommen.

Der Erfolg des Berklee Colleges beruht auch auf dem herzlichen und motivierenden Rekrutierungsprozess. Er berücksichtigt die Stärken der einzelnen Künstler und unterstützt sie mit einem individuellen Lehrplan, die eigene Karriere besser in Angriff zu nehmen. Um festzustellen, ob ein Kandidat sich als Student für die Musikfachschule eignet, beurteilen Bracken und seine Mitarbeiter nicht nur den Gesang oder die Fähigkeit, ein Musikinstrument zu spielen, sondern auch weitere Fähigkeiten und Neigungen wie: Hat er ein Musikstück zum Mitspielen mit GarageBand erstellt? Warum will er das Berklee College of Music besuchen? Mit wie vielen Musikgenres und musikalischen Stilrichtungen kennt er sich aus?

Die Hoffnung versprechenden Kandidaten werden zwar ganzheitlich, aber dennoch so individuell wie möglich eingeschätzt. Diese Bewertung geht dabei weit über das Ausfüllen einfacher Checklisten hinaus. Mit FileMaker Pro, FileMaker Server und FileMaker Go gelang es dem Team um Bracken, den komplexen Rekrutierungsprozess zu vereinfachen und allen Scouts ein einheitliches Werkzeug an die Hand zu geben. Der Vorteil für die College-Anwärter ist eine deutlich konsistentere Bewertung mit nachvollziehbaren Vergleichswerten. Ein weiterer Vorteil der FileMaker Pro-Datenbanklösung entsteht durch die verbesserten und automatisierten Prozesse, wie etwa für die Planung und Abstimmung der Vorspieltermine, von denen auch die Kandidaten profitieren.

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Dank der FileMaker Go-Lösung arbeitet das Rekrutierungsteam produktiver und dynamischer.

Eine Datenbank, die sogar Musiker mögen

Bevor er als Dekan die Verantwortung für die Aufnahme neuer Studenten übernahm, war Bracken verantwortlich für die Stipendienvergabe an Studenten. Viele dafür manuell auszuführenden Abläufe und die Abhängigkeit von einem starren Studenten-Informations-System veranlassten ihn, einen besseren Weg für die Datenorganisation und -verwaltung zu suchen. Nach ausführlichen Recherchen entschied er sich für FileMaker Pro und FileMaker Server. Für ihn waren und sind die FileMaker-Anwendungen am besten geeignet, um die Informationen über die Studenten zu erfassen, zu analysieren und gemeinsam, auch mit einem iOS-Endgerät wie einem Pad, zu nutzen. Für Bracken ist ein Vorteil der FileMaker-Anwendungen die intuitive Bedienung, die ihn sofort beeindruckte. Obwohl er als Pianist und Komponist klassische Musik liebt, und absolut kein Datenbankexperte ist.

Nachdem die FileMaker-Datenbanklösung für den Rekrutierungsprozess angepasst wurde, haben die Scouts alle nötigen Hilfsmittel überall zur Hand. Sie bewerten damit jederzeit und überall potenzielle Musikstudenten, und können sich ausführliche Berichte und detaillierte Informationen darüber immer sofort anschauen. Sogar in der Wartehalle eines abgelegenen indischen Flughafens dauert es nur wenige Sekunden, bis Bracken die gewünschten Daten vor sich sieht. Er weiß dann beispielsweise genau, wie viele Posaunistinnen weltweit an den für den aktuellen Tag geplanten Vorspielterminen teilnehmen. Laut Bracken steigerte der Einsatz von FileMaker Go die Produktivität und Dynamik seines Teams sofort, und führte ganz nebenbei auch noch zu mehr Selbstverantwortlichkeit und Selbstständigkeit jedes Teammitglieds.

„FileMaker Go ist das ausschlaggebende Produkt, wenn es um die Bewertung und die Rekrutierung unserer künftigen Studenten geht. Damit berücksichtigen wir die unterschiedlichen musikalischen und kulturellen Wurzeln von 83 Ländern und 50 US-Bundesstaaten“, sagt Bracken und ergänzt: „Ich glaube nicht, dass wir ohne die FileMaker-Anwendungen und FileMaker Go genauso erfolgreich Studenten rekrutieren würden. Wir könnten die musikalischen Weltstars von Morgen bestimmt nicht mit der gleichen Qualität und Zuverlässigkeit erkennen, bewerten und verpflichten, wie uns das mit der FileMaker-Datenbanklösung gelingt.“

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