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„Ich habe wirklich lange suchen müssen und viele Programme dieser Art ausprobiert. Mit FlexBüro auf FileMaker haben wir jetzt ein perfektes Komplettsystem gefunden, das auch noch einfach zu bedienen ist."
- Markus Büeler, Inhaber und Geschäftsführer bros.ch

Nur Downhill ist schöner – Bürokram war einmal

Überblick

  • Das Schweizer Rad-Fachgeschäft organisiert sich komplett mit der auf der FileMaker Plattform entwickelten Büro-Organisationssoftware FlexBüro: Inventur, Buchhaltung, Controlling, Zeiterfassung, mobiler Einsatz auf Messen und Reparatur-Service vor Ort sowie Ladenorganisation wird mit FileMaker abgebildet.

Branche

  • Handel Medien/Unterhaltung und Sport

Lösung

  • Die FileMaker-basierte Büro-Organisationssoftware FlexBüro organisiert Kundenpflege, Auftragsbearbeitung und Kassensystem, ist individuell konfigurierbar und einfach zu bedienen. Die Anwendung besteht aus einem fixen Grundstock, mit dem das komplette CRM erledigt wird, und lässt sich um inzwischen mehr als 20 Module bedarfsgerecht ergänzen. Sie ist mehrplatzfähig und immer da, wo man sie braucht: im Geschäft auf dem Mac oder PC, unterwegs auf dem iPad oder iPhone.

Vorteile

  • Maßgeschneiderte FileMaker App hält Sport-Fachhändler den Rücken frei.
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Erste Adresse für Radsportler im Züricher Oberland

Viele Unternehmer und Selbstständige empfinden Bürokram als Qual; eine lästige Zettelwirtschaft, die sie von ihrer eigentlichen Arbeit abhält. Dieser Last wollte sich der Schweizer Sport-Fachhändler Markus Büeler entledigen und machte sich auf die Suche nach einer passenden Software. Fündig wurde er schließlich in der FileMaker-basierten Anwendung FlexBüro. 

Für Sportfreunde aus dem Zürcher Oberland ist die Poststraße 8 in Wetzikon eine erste Adresse. Das ist nämlich der Sitz der „bros.ch“ von Markus Büeler, Jahrgang 1981. Wie sein Bruder Andy war Büeler eine sportliche Größe in der Mountainbike-Szene und hat es bis zum Downhill-Schweizermeister gebracht. Nach seiner aktiven Zeit blieb er zunächst als Mechaniker der Top-Elite des Radsports treu. Seit 2013 ist er Inhaber und Geschäftsführer eines schicken Sport-Fachgeschäfts mit breiter, einladender Glasfront und angeschlossenem Online-Shop. So transparent wie die Fassade ist bei bros.ch auch die komplette Verwaltung. Sie läuft mit der von der Bachmann Support GmbH entwickelten FileMaker-basierenden Büro- und Organisations-Software FlexBüro. Dank deren Flexibilität und Modularität erledigt sich die Büroarbeit bei Markus Büeler fast wie von selbst. 

Und das ist gut so, schließlich werben Büeler und seine sechs Mitarbeiter bei bros.ch mit dem Slogan „born for sport“ – und nicht fürs Büro. Weniger administrativer Aufwand bedeutet mehr Zeit für die sportlichen Ambitionen der Kunden. Tatsächlich ersetzt FlexBüro in Büelers Fachgeschäft gleich drei Kassen. Die App läuft außerdem an zwei Büroarbeitsplätzen, auf dem iPhone des Chefs und auf einem weiteren iPad, das unterwegs immer mit dabei ist.

Von der maßgeschneiderten App für die mobile Reparaturannahme bis zur Buchhaltung: alles kein Problem. Wir konzentrieren uns auf die Kunden und ihre Bikes. Die Büroarbeit überlassen wir unserer Software!

— Markus Büeler, Inhaber und Geschäftsführer bros.ch
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Touchscreen der Kasse

Chef, Mitarbeiter und Kunden profitieren gleichermaßen

Büeler bietet bei bros.ch weit mehr als „nur“ Bikes an. Bei rund 5 000 unterschiedlichen Sportartikeln, mit denen er inzwischen handelt, ist die sofortige elektronische Erfassung aller Teile ein absolutes Muss, um den Überblick zu behalten. Auch wenn das am Anfang etwas mehr Aufwand bedeuten mag, die Vorteile zeigen sich spätestens bei der jährlich fälligen Inventur. Markus Büeler führt sie inzwischen nur noch stichprobenartig durch und beschränkt sich auf einzelne Warengruppen.

Doch das ist nur ein Beispiel für die vielfältigen Aufgaben, bei deren Erledigung sich Büeler auf FileMaker verlässt. „Die Anwendung ist einfach, logisch, sieht gut aus und ist mit ihren vielen Modulen universell einsetzbar. Tatsächlich hält uns die Software jeden Tag den Rücken frei. Während ich etwa früher für den Tagesabschluss alle Kassenbelege mühsam in eine Excel-Tabelle übertragen musste, erledigt jetzt FileMaker die Buchhaltung ganz von allein. Ich kümmere mich nur noch um das Controlling. Und sollte tatsächlich mal die Kasse nicht stimmen, kann ich das sofort klären und mit FlexBüro korrigieren.“

Auch Büelers Mitarbeiter, von denen einige vorher noch nie an einem Mac gearbeitet hatten, kommen sehr gut mit dem System zurecht und loben die Vorteile gegenüber der Zettelwirtschaft, die manche noch bei früheren Arbeitgebern erlebt haben. Daher hat Büeler vor Kurzem auch eine App zur Zeiterfassung in die FileMaker-Anwendung integriert. Seine Mitarbeiter registrieren ihr Kommen und Gehen jetzt elektronisch im Vorbeigehen.

Letztlich profitieren auch die Kunden. So sind etwa alle Quittungen, die ja zu Hause gerne mal verloren gehen, zusätzlich im System von Markus Büeler hinterlegt. „Sollte ein Bike gestohlen werden, können wir noch nach Jahren auf die Rahmen- und Seriennummern zugreifen. Und wenn die Polizei mal wieder ein hochwertiges Rad entdeckt, auf dem die Adresse unseres Shops klebt, weiß sie inzwischen schon, wo sie anrufen muss, um den rechtmäßigen Besitzer ausfindig zu machen.“

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Mobile Auftragsbestätigung

Mobile Software für neue Geschäftsideen

Markus Büeler will die FileMaker-Anwendung auch unterwegs nicht missen. Dank der mobilen App „FlexBüro Go“ behält er zum Beispiel auf Messen via iPad oder MacBook jederzeit den Überblick und hat zugleich eine mobile Kasse vor Ort zur Verfügung. Neue Einkäufe und Aufträge lassen sich damit natürlich ebenfalls erfassen.

Guter Service ist ein Pluspunkt, auf den immer mehr Kunden Wert legen. Büeler plant daher, neben der hauseigenen stationären Werkstatt auch das mobile Servicegeschäft auszubauen. „Dann muss der Kunde etwa bei einer Reifenpanne sein Rad nicht mehr bei uns vorbei bringen, sondern wir schicken einen Mitarbeiter, der kleinere Reparaturen direkt vor Ort ausführt. Ganz so, wie man es von einem guten mobilen KFZ-Pannenservice kennt.“ 

Egal ob in der Werkstatt oder unterwegs: bei der Abwicklung von Reparaturen oder regelmäßig anfallenden Wartungsarbeiten wie das Erneuern der Bremsklötze oder das Zentrieren der Räder werden alle Tätigkeiten einzeln via Barcode mit FlexBüro erfasst. So wird keine Leistung mehr vergessen, der Kunde weiß sofort, welche Kosten am Ende auf ihn zukommen, und im System lässt sich auch vermerken, ob bestimmte Wartungsarbeiten vielleicht besser erst in einem halben Jahr ausgeführt werden sollten.

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Minimaler administrativer Aufwand – mehr Zeit für den Kunden

FlexBüro organisiert selbst den Internetvertrieb

„Dank der Unterstützung von Bachmann Support konnten wir auch das zweite Standbein von bros.ch, den über Shopify-betriebenen Webshop, vollständig in FlexBüro integrieren“, sagt Büeler. Die Shop-Anbindung ist perfekt. Von der einfachen Schraube über das trendige T-Shirt bis zum kompletten Mountainbike: Alle Artikel des Online-Shops werden in der Software aufgenommen und erscheinen dann automatisch mit Bild, Text und Lagerbestand auf den Shopify-Webseiten. Umgekehrt landen auch die Bestellungen der Internet-Kunden wieder in der FileMaker-Lösung und lassen sich so schnell und einfach weiterverarbeiten, also zum Beispiel in eine Rechnung verwandeln. 

„Ich habe wirklich lange suchen müssen und viele Programme dieser Art ausprobiert“, resümiert Büeler. „Mit FlexBüro haben wir jetzt ein perfektes Komplettsystem gefunden, das auch noch einfach zu bedienen ist. Von der maßgeschneiderten App für die mobile Reparaturannahme bis zur Buchhaltung: alles kein Problem. Wir konzentrieren uns auf die Kunden und ihre Bikes. Die Büroarbeit überlassen wir unserer Software!“

Kundenkontakt:

Bros.ch GmbH

http://www.bros.ch

 

Entwicklerkontakt:

Bachmann Support GmbH

www.bachmann-support.ch/

 

FileMaker EMEA Kontakt

Andrea Schätzl-Naeve

EMEA Public Relations Manager 

andrea_naeve@filemaker.com

www.filemaker.com/de

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