Building Development Service GmbH

Berlin-Brandenburger Building Development Service GmbH (BDS) nutzt FileMaker und FileMaker Go basierte Facility Management Lösung Waiox zur Dokumentation der technischen Wartung und Pflege der betreuten Objekte als auch zur Organisation der kaufmännischen Abwicklung.

Überblick

  • Berlin-Brandenburger Building Development Service GmbH (BDS) nutzt FileMaker und FileMaker Go basierte Facility Management Lösung Waiox zur Dokumentation der technischen Wartung und Pflege der betreuten Objekte als auch zur Organisation der kaufmännischen Abwicklung

Branche

  • Facility Management in Berlin-Brandenburg, seit Jahren zuverlässiger Partner von Hausverwaltungen, Wohnungsbaugesellschaften, Privat- und Geschäftskunden.

Lösung

  • Die Objektmanagement-Software Waiox-Service von BekraIT bietet Gebäudedienstleistern ein Programm zur ständigen mobilen Erfassung aller Arbeitsabläufe und zur kaufmännischen Abwicklung.

Vorteile

  • Lückenloser Nachweis der Verkehrssicherungspflicht möglich dank FileMaker Go und iPad. Die Service-Mitarbeiter dokumentieren die geleisteten Dienste (Schneeräumen, Streuen, etc.) mit Time-Stamp-Foto direkt in FileMaker Go. Die Außendienstmitarbeiter haben ständig aktuelle Todo-Listen bei sich.

ROI der Softwareinvestition bereits innerhalb eines Jahres erreicht

„Gebäudemanagement“ klingt zunächst recht schlicht. Schaut man jedoch genauer hin, welche Arbeiten sich dahinter verbergen, sieht die Sache schon ganz anders aus. Vor allem, wenn man nicht nur ein einzelnes Objekt verwaltet, sondern sich als Dienstleister in diesem Bereich spezialisiert hat wie die Berlin-Brandenburger Building Development Service GmbH (BDS).

Was versteckt sich hinter dem Begriff, welche Aufgaben sind damit verbunden? „Sehr viele“, lächelt Manfred Dübner, Inhaber und Geschäftsführer der DBS. „Hier gibt es einerseits die kaufmännische Verwaltung, andererseits die komplette technische Wartung und Pflege der Objekte, die je nach Größe, Lage, Art und Nutzung des Gebäudes sehr unterschiedlich sein können“. Schlüssel der Mieter wollen verwaltet, Schäden an den Gebäuden ausgebessert, Lampen ausgetauscht, Öltanks neu befüllt, Grünflächen gepflegt, Wege von Schnee geräumt und bei Eis gesichert oder die Müllcontainer rechtzeitig zur Abholung bereit gestellt werden, um nur einige Aufgaben zu nennen.

Um bei den 400 von der BDS betreuten Objekten sprichwörtlich alles unter Dach und Fach zu haben, begab sich der langjährige Unternehmer auf die Suche nach einer zeitgemäßen technischen Unterstützung. Er wurde fündig in Waiox-Service, der FileMaker basierten Objektmanagement-Software von BeKra-IT, die bei rund 100 Unternehmen bundesweit im Einsatz ist und inzwischen zu den führenden Lösungen der Branche zählt.

Mitarbeiter von BDS dokumentiert die an einem Objekt geleistete Arbeit direkt in der FileMaker Go-basierten Facility Management Lösung Waiox-Service

Die Welt wird mobiler –
warum also nicht auch wir?

Das Potsdamer Unternehmen ist seit Jahren zuverlässiger Partner von Hausverwaltungen, Wohnungsbaugesellschaften, Privat- und Geschäftskunden und betreut Grundstücke, Einkaufszentren, Wohnanlagen, Büroparks, Geschäftsräume, Hotels und Wohnungen in allen Bereichen des Facility-Managements. 58 Mitarbeiter sorgen dafür, dass sämtliche anfallenden Arbeiten pünktlich und ordentlich ausgeführt werden. „Bis 2011 haben wir uns mit Excel und TaskTimer organisiert, waren damit aber immer ein bisschen unglücklich. Vor allem die Kontrollen, ob Arbeiten auch wirklich ausgeführt wurden, sowie die Erstellung und der Versand von Fotos zum Nachweis gegenüber dem Kunden, dass Aufgaben erledigt wurden, nahmen immens viel Zeit in Anspruch“, erinnert sich Dübner. Da hieß es Bild vor Ort erstellen, Notizen anfertigen, neue Schäden oder Aufträge vor Ort aufnehmen, dann alles im Büro zeitaufwändig erfassen, schließlich dem Kunden zu kommunizieren und manuell die entsprechenden Rechnungen anfertigen. „Viel zu umständlich“.

Dass in Zeiten von iPhone und iPad hier einiges an Verbesserungspotenzial schlummerte, war dem Potsdamer Unternehmer klar und bereits nach kurzer Recherche und Vergleich mehrerer Anbieter war die Entscheidung für Waiox-Service gefallen.

FileMaker Go und iPhone ermöglichen lückenlosen Nachweis der Verkehrssicherungspflicht

Seit 2011 ist der Gebäudedienstleister mit drei FileMaker Lizenzen ausgestattet, 40 Mitarbeiter im Außendienst erledigen ihre Arbeit unterstützt von FileMaker Go und iPhone oder iPad. „Gewappnet mit unseren mobilen Helfern konnten wir unter anderem ein in unserer Branche recht schwieriges Thema sehr elegant lösen: Wir müssen unserem Kunden lückenlos nachweisen, dass wir unserer Verkehrssicherungspflicht nachgekommen sind“, erläutert Dübner. So müssen beispielsweise im Winter Wege geräumt, gestreut oder vor Eiszapfen geschützt sein, damit Passanten keiner Gefahr ausgesetzt sind. „Heute genügt hier ein mit iPhone und GPS-Erkennung aufgenommenes und in Waiox abgelegtes Foto der erledigten Arbeit. Diese Nachweisbilder können unsere jeweiligen Auftraggeber jederzeit im Kundennachweisportal einsehen und haben so jederzeit den Überblick über den Status der Aufgaben. Gleichzeitig haben beide Seiten so eine lückenlose Dokumentation der Arbeiten mit Foto-, GPS- und Zeitstempelnachweis, die per Knopfdruck als E-Mail versandt oder ausgedruckt werden kann.

Smarter Außendienst –
Todo-Listen ständig aktuell

Neben der Vor-Ort-Dokumentation der erledigten Arbeiten erleichtern das smarte Gespann iPhone und FileMaker Go das Tagesgeschäft auf vielfältige Art und Weise. So lassen sich neue Schadensmeldungen – auch ohne schriftlichen Auftrag – vor Ort direkt per iPhone in Waiox diktieren und mit Fotos dokumentieren. Reparaturen, Materialverbrauch oder Schadenbeseitigungen können mit Unterschrift auf dem Smartphone direkt quittiert werden. „Wir ersparen uns viele Übertragungsarbeiten. Todo-Listen im Papierformat und Auftragszettel gehören der Vergangenheit an. Unsere Außendienstmitarbeiter sehen auf ihrem iPhone genau, wo es welche Aufgaben zu erledigen gibt“. Tagesaufgaben sind explizit beschrieben und können einfach abgearbeitet werden. Dank Farbkennzeichnung in FileMaker Go sehen sie beispielsweise auf einen Blick, welcher Müll hin- oder zurückgeräumt werden muss, wo geräumt oder gestreut werden muss, welche Hecken es zu pflegen gibt etc. Besonders hilfreich sind auch die Flurkarten, aus denen ersichtlich wird, wo ein Grundstück endet und wie weit gepflegt werden muss. Gleiches gilt für die Erfassung von Zählerständen.

Sämtliche Daten werden regelmäßig mit dem FileMaker Server synchronisiert, so dass alle Daten zentral gespeichert und verfügbar sind.

„Mit Waiox haben wir neben einem bequemen Organisationstool gleichzeitig auch das Thema Zeiterfassung elegant gelöst. Unsere Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten direkt vor Ort. So haben wir einerseits die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst, andererseits auch die auf ein Objekt erbrachten, abzurechnenden Stunden“, erläutert Dübner.

Die „Kommandozentrale“ weiß Bescheid

So komfortabel die Arbeit im Außendienst funktioniert, so viele Vorteile bringt Waiox auch für die Buchhaltung und die Geschäftsleitung. Die Touren sind schnell geplant, übersichtlich abrufbar und im Notfall bei Krankheit eines Mitarbeiters oder plötzlichem Schaden an einem Objekt auch schnell umgeplant.

Sämtliche Kommunikation mit den Kunden – Schadensmeldungen, Fotonachweise, Erfüllungslisten, aber auch unterschiedliche Rechnungsarten (Einzel-, Sammel- oder Jahresrechnungen) lassen sich bequem aus der FileMaker Datenbank erstellen. Auch die Finanzbuchhaltung erhält auf Knopfdruck die benötigten Abrechnungsdaten für die DATEV.

Darüber hinaus sind verwendetes Material, Mieter, Wohnungen oder Schlüssel der Objekte in der Datenbank verwaltet. „Im Gegensatz zu früheren Zeiten mit Excel und Papier sparen wir sicherlich 75 Prozent dieser Arbeitszeit und überzeugen gleichzeitig unsere Kunden durch moderne Professionalität“, kommentiert Dübner abschließend.

Dass die Investition in die Software bereits im ersten Jahr den ROI-Punkt erreicht hat und somit budgetneutral war, bestätigt die Entscheidung des Gebäudedienstleisters auch aus rein rechnerischen Gesichtspunkten. Künftigen Einsätzen der BDS-Helfer steht also nichts im Wege!

Kunde

BDS Building Development Service GmbH
www.bds-potsdam.com

Entwickler

Bekra IT
www.waiox-service.de

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