Chiway Akademie

„Wir verwalten sämtliche Kontakte unserer Studenten und Kursteilnehmer direkt in der Software, also E-Mails, postalischer Schriftverkehr, Kurseinschreibungen und Rechnungen. Durch die Rechnungsstellungs-App können wir die Rechnungen halbautomatisch erstellen und haben immer einen kompletten Überblick über unsere Finanzen."
Simon Becker, Leiter der Chiway-Akademie

FileMaker hält Kompetenzzentrum für Akupunktur und Chinesische Medizin den Rücken frei

Überblick

  • Für das Kurswesen wurde unter anderem eine Planungs- und Verrechnungs-App entwickelt, die die verschiedenen Kurse, Inhalte aber auch die Termine, Stundenpläne, Kosten und die Teilnehmenden selbst verwaltet. Mittels iPad können in den dezentralen Kursräumlichkeiten die Teilnehmerlisten, Pendenzen und Absenzen direkt aufgerufen bzw. eingetragen werden.

Branche

  • Bildung Gesundheitswesen

Lösung

  • In der mobilen maßgeschneiderten App wird sämtlicher Schriftverkehr bis hin zur kompletten Rechnungsstellung und Buchhaltung zentral in FileMaker erfasst. Auch die Schüler- und Dozentenverwaltung, sowie die Kursplanung werden ortsunabhängig über diese Plattform organisiert.

Vorteile

  • Administrativer Aufwand dank maßgeschneiderter FileMaker App um die Hälfte reduziert
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Akupunktur: Die Chiway AG Akademie organisiert sich mit einer maßgeschneiderten FileMaker-App

Die jahrtausendealte Asiatische Medizin hat sich in den letzten Jahren hierzulande als bewährte Alternative und Ergänzung zur westlichen Schulmedizin etabliert. Mittlerweile finden sich TCM und Akupunktur im Curriculum verschiedener internationaler und deutschsprachiger Hochschulen und Akademien. Eine davon ist die Schweizer Chiway Akademie mit Sitz in Winterthur. Seit 1986 werden am Chiway Kompetenzzentrum für Akupunktur und Asiatische Medizin Studierende zweisprachig ausgebildet und Patienten therapiert. Damit die administrative Arbeit im Hintergrund möglichst effizient und professionell läuft, setzt Chiway seit 2014 auf eine maßgeschneiderte App auf der FileMaker Plattform, entwickelt von FreiMultimedia GmbH, einem der führenden Hersteller von Software auf der FileMaker-Plattform in der Schweiz.

Neben den unzähligen Weiterbildungen für TCM Therapeuten, mit internationalen Topreferenten, schreiben sich jährlich rund 100 Studierende aus der Schweiz und international an der Chiway Akademie für eine Ausbildung ein. Simon Becker, ein erfahrener TCM Therapeut und Dozent, ist Leiter der Akademie und Dr. med. Stefan Englert, ein ebenfalls sehr erfahrenen TCM Arzt und Dozent, ist ärztlicher Leiter des Chiway Therapiezentrums. Beide sind Autoren diverser Bücher und Fachartikel. „Mit der zunehmenden Bekannt- und Beliebtheit der Asiatischen Medizin ist auch unsere Akademie bekannter geworden. Wir verzeichnen deutlich mehr Studierende und Patienten als noch vor einigen Jahren“, berichtet Simon Becker. „Vor diesem Hintergrund haben wir uns auf die Suche nach einer für uns passenden Büro-Organisations-Software gemacht, die uns den Rücken für die wesentlichen Dinge freihält“.

Wir treten auch nach außen hin deutlich professioneller auf. Durch FileMaker werden viele Fehler vermieden und wir haben viel Zeit gewonnen, die wir jetzt für die Beratung und Betreuung der Studenten und Patienten nutzen. Wir sind jetzt so aufgestellt, wie wir es uns gewünscht haben.

— Simon Becker, Leiter der Chiway-Akademie
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Leitung Becker: Simon Becker ist Leiter der Chiway-Akademie.

Zettelwirtschaft war einmal

Bis dato nutzte die Akademie eine veraltete Datenbank, mit der nur die Kurse und die Studierenden rudimentär verwaltet werden konnten. Sämtlicher Schriftverkehr, Rechnungserstellung, Mahnungen und Büroorganisation wurden in Einzeldokumenten in Word abgewickelt und lokal auf einem Rechner gespeichert. Dass es dabei zu Fehlern und Datenverlusten kommen konnte, liegt in der Natur der Sache. Bei der Suche nach einer passenden Software wurde die Akademie bei FreiMultimedia fündig. „Wir wussten genau, was wir wollten: eine leicht erlernbare Software, die exakt auf unsere Anforderungen zugeschnitten ist und – bei vertretbaren Kosten - mit unseren Bedürfnissen und der technischen Entwicklung Schritt hält“, erklärt Dr. med. Stefan Englert.

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Leitung Englert: Dr. med Stefan Englert ist Leiter des Chiway-Therapiezentrum

Software auf den Leib geschneidert

Innerhalb weniger Wochen entwickelte FreiMultimedia eine maßgeschneiderte App für Chiway auf der FileMaker Plattform. Sämtlicher Schriftverkehr, angefangen von Briefen und E-Mails bis hin zur kompletten Rechnungsstellung und Buchhaltung sind zentral in FileMaker erfasst. Auch die Schüler- und Dozentenverwaltung, sowie die Kursplanung werden über diese Plattform organisiert. „Wir verwalten sämtliche Kontakte mit unseren Studenten und Kursteilnehmern direkt in der Software, also E-Mails, postalischer Schriftverkehr, Kurseinschreibungen und Rechnungen. Durch die Rechnungsstellungs-App können wir die Rechnungen halbautomatisch erstellen und haben immer einen kompletten Überblick über unsere Finanzen“, weiß Stefan Englert zu berichten. Die komplette App wird auf einem FileMaker Server gehostet und der Zugriff ist sowohl im firmeneigenen Netzwerk als auch von außen sicher und dank FileMaker Go auch mobil via iPad möglich.

Kursplanung leicht gemacht

Für das Kurswesen wurde eine Planungs- und Verrechnungs-App entwickelt, die die verschiedenen Kurse, Inhalte aber auch die Termine, Stundenpläne, Kosten und die Teilnehmenden selbst verwaltet. Mittels iPad können in den dezentralen Kursräumlichkeiten die Teilnehmerlisten, Pendenzen und Absenzen direkt aufgerufen bzw. eingetragen werden. Dies ermöglicht unter anderem eine lückenlose Hinterlegung der Teilnahmezertifikate.

Mehr Zeit für die Kunden

Die neue, zentrale Datendrehscheibe von Chiway, in welcher sämtliche Informationen und Korrespondenzen für alle Berechtigten jederzeit und von überall her einsehbar sind, hat zu einem deutlich verbesserten Informationsfluss innerhalb des Unternehmens aber auch den Kunden gegenüber geführt. Die eine Hand weiß, was die andere tut, die Prozesse sind transparent. „Wir treten auch nach außen hin deutlich professioneller auf. Durch die Software werden viele Fehler vermieden und wir haben viel Zeit gewonnen, die wir jetzt für die Beratung und Betreuung der Studenten und Patienten nutzen. Wir sind jetzt so aufgestellt, wie wir es uns gewünscht haben“, resümiert Simon Becker.

Kunde:

Chiway AG

http://www.chiway.ch

  

Entwickler:

FreiMultimedia GmbH

http://freimultimedia.ch

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