haase-Businesstechnik GmbH

Zettelwirtschaft weicht iOS-Lösung mit FileMaker

Überblick

  • haase-Businesstechnik reduziert Arbeitsaufwand um bis zu 90% durch mobile Hightechlösung zur Systemüberwachung

Branche

  • Dienstleistungsunternehmen in der Elektro-Branche. Der 20 Mitarbeiter starke Betrieb aus Dresden bietet öffentlichen und privaten Auftraggebern hochwertige Elektro- und Kommunikationstechnik nach Maß.

Lösung

  • Mobiles System für den Außendienst zur Abwicklung des Prüfprozesses von Elektro- und Kommunikationsanlagen mit Hilfe einer iOS-Lösung auf Basis von iPad und iPhone mit FileMaker Pro 12 und FileMaker Go in einer einzigen Prozesskette.

Vorteile

  • Qualitätssicherung und Reduzierung von Arbeitsaufwand um 90%, da Daten - inklusive über iOS-Geräte aufgenommene Fotos - direkt in die Datenbank synchronisiert werden. Es gibt keine langwierigen Nachbearbeitungsprozesse mehr und Übertragungsfehler werden vermieden.

haase-Businesstechnik reduziert Arbeitsaufwand um bis zu 90% durch mobile Hightechlösung zur Systemüberwachung

Wenn es um die Installation und die Wartung von Elektroanlagen und von Kommunikations-, Telefon- und Datennetzen geht, wenn Schaltschränke, Licht- und Kraftanlagen zu fertigen sind und individuelle Lösungen mit Lichtleitfaser- oder Gebäudeleittechnik nachgefragt werden oder wenn Kunden spezielle Anforderungen bezüglich ihrer Kommunikationstechnik haben, dann sind gewöhnliche Elektriker in der Regel überfordert. Solche Leistungen sind das Spezialgebiet der haase-Businesstechnik GmbH. Der 20 Mitarbeiter starke Betrieb aus Dresden arbeitet für öffentliche Auftraggeber wie Behörden oder Polizei sowie für private Unternehmen und bedient alle diese Kunden mit hochwertiger Elektro- und Kommunikationstechnik nach Maß.

Zu den täglichen Aufgaben der Spezialisten gehört die regelmäßige Prüfung der installierten Anlagen. Mindestens einmal pro Jahr, bisweilen sogar vierteljährlich rücken die Techniker zu routinemäßigen Kontrollen an. Sie fahren Testläufe und bewerten die jeweilige Elektro- bzw. Kommunikationsanlage optisch und per Messprotokoll. Sie gehen Fehlermeldungen nach und erarbeiten im Anschluss Reparaturvorschläge bzw. -angebote. Das alles haben sie bis vor kurzem händisch gemacht. „Wir haben die Testprotokolle mit Papier und Bleistift erstellt. Parallel dazu haben unsere Prüfer Fotos mit Fotoapparaten aufgenommen“, erinnert sich Andreas Haase, Geschäftsführer der haase-Businesstechnik GmbH. Erst im Büro wurden alle diese Daten dann in eine Datenbank übertragen, und auf dieser Basis eventuelle Reparaturvorschläge und Angebote zur Mängelabstellung erstellt. Diese wurden wiederum an die Kunden geschickt und auf Wunsch noch die Dokumentationsfotos mitgeliefert.

Statt Mängelliste aus Papier, hat der Techniker alle Aufgaben auf dem iPad vorliegen und kann deren Status direkt aktualisieren, optisch durch Ampelfarben kenntlich gemacht.

Doppelarbeit und
Übertragungsfehler eliminiert

Zwangsläufig sei es bei dieser Vorgehensweise zu Doppelarbeit und gelegentlich auch zu Übertragungsfehlern gekommen, betont Haase. Deshalb hat sich der Unternehmer vor wenigen Monaten dazu entschlossen, die routinemäßigen Überprüfungen „künftig komplett mit Hilfe einer iOS-Lösung auf Basis von iPad und iPhone mit FileMaker Go abzuwickeln“. „Mit dieser neuen Lösung sparen wir uns die gesamte langwierige Nachbearbeitungsphase und damit sehr viel Zeit und lassen Übertragungsfehler erst gar nicht mehr zu“, erklärt er.

Das mobile System bildet den Prüfprozess in einer einzigen Prozesskette ab. Die Basis ist ein stationärer Computer, auf dem FileMaker Pro 12 installiert ist. Er beheimatet alle Kunden- und Verbraucherdaten der Kunden von Haase. Sie werden vom Büropersonal eingegeben und gepflegt – und via WLAN täglich mit dem mit FileMaker Go ausgestatteten iPad und iPhone jener Techniker synchronisiert, die die Wartungstermine vornehmen. So können diese bei jedem Termin bereits auf vollständige Kundendaten zurückgreifen und ihre Messergebnisse und Prüfprotokolle direkt in die mobile Lösung eingeben . Fotos erstellen die Kollegen statt mit der Kamera nun mit ihrem iPad oder iPhone und ordnen sie noch beim Kundentermin direkt den jeweiligen Vorgängen zu. Ist ein Auftrag erledigt, kann der Kunde vor Ort sogar auf dem iPad unterschreiben, sodass die gesammelten Daten im Büro nur noch mit der stationären Lösung synchronisiert werden müssen. Und wenn ein Techniker einmal unterwegs einen Zusatzauftrag erledigen soll und die zugehörigen Kundendaten nicht parat hat, kann er vor Ort trotzdem die Messprotokolle und sonstige Informationen in FileMaker Go eingeben, ohne dass Zusatzaufwand zu befürchten ist. Denn zurück im Büro werden diese Daten über WLAN automatisch vom iPad oder iPhone zurück synchronisiert.

Die über FileMaker Go und das iPad beim Kunden erfassten Daten werden auf den Server synchronisiert und stehen der Buchhaltung nun direkt zur Verfügung.

Arbeitsaufwand um
bis zu 90% reduziert

„Der gesamte Übertragungsprozess entfällt mit der neuen iOS-Businesslösung. Im Büro muss nur noch das Mängelabstellungsangebot erstellt werden“, verrät Haase. „Summa summarum haben wir dank der neuen Software unseren administrativen Arbeitsaufwand für die Erstellung und Übertragung der Prüfprotokolle um rund 80 bis 90% reduziert, da ja alle Belege und Informationen bereits fertig arrangiert sind und keine Datenübernahme und -nachbearbeitung mehr erforderlich sind“, freut er sich. Zudem sei das Handling auf der Baustelle bei der Prüfung besser als im Vorfeld.

Erarbeitet hat das System für ihn der zertifizierte FileMaker Entwickler Egbert A. Friedrich aus Berlin. „Rund 14 Tage hat die Entwicklung der Lösung gedauert“, erklärt dieser, „inklusive aller Besonderheiten.“ So sind die Navigation bzw. das Layout direkt an die spezifischen Besonderheiten des iPad angepasst und für dieses optimiert. Neben Fotos lassen sich mit der iOS-Variante auch Audio- und Videodateien speichern. Und jedes Abschlussprotokoll kann zudem auf dem iPad als PDF-Datei ausgegeben und somit direkt weitergeleitet bzw. versandt werden.

Quasi als Bonus „hat sich das mobile System noch als ideale Lösung für eine zweite Herausforderung in meiner beruflichen Tätigkeit herausgestellt“, lächelt Geschäftsführer Haase. Er ist neben der Arbeit im eigenen Unternehmen auch noch als öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger tätig und erstellt Gutachten für die Handwerkskammer respektive den VDS, den Verband deutscher Schadensversicherer. „Auch bei dieser zweiten beruflichen Aufgabe habe ich mir schon vor Jahren gewünscht, die Zettelprüfung irgendwann durch eine bessere Alternative abzulösen. Doch damals gab es noch keine Lösung dafür auf dem Markt.“ Nun nützt Haase die für die eigene Firma konzipierte Software für diese Zwecke gleich mit. Das iPad, iPhone und FileMaker Go sind seither sein ständiger Begleiter, die es gut zu achten heißt!

Kunde

haase-Businesstehnik GmbH
www.businesstechnik.de

Entwickler

Egbert A. Friedrich
www.herrfriedrich.com

FileMaker Community

Kostenlose Mitgliedschaft

FileMaker-Praxisberichte

Echte Praxisbeispiele kennenlernen