Jugend forscht - dank FileMaker bestens organisiert

Der renommierte Wettbewerb verwaltet über 30.000 Teilnehmer, Juroren, Wissenschaftler, Förderer und Sponsoren in komfortabler Datenbank

Jugend forscht ist der wohl bedeutendste Forschungs- und Bildungswettbewerb in Deutschland. Schirmherr des Wettbewerbs ist der Bundespräsident. Der 1965 vom damaligen Stern-Chefredakteur Henri Nannen ins Leben gerufene Wettstreit der klugen Köpfe wird in diesem Jahr zum 44. Mal ausgetragen und erfreut sich kontinuierlich wachsender Teilnehmerzahlen. Zur aktuellen Runde meldeten sich über 10.000 Jugendliche an. Insgesamt zeigten in über vier Jahrzehnten mehr als 160.000 Nachwuchswissenschaftler ihre Forschungsergebnisse. Rund 10.000 Juroren, Lehrer, Wissenschaftler, Sponsoren und Förderer haben den Wettbewerb seither begleitet und betreut. Der reibungslose Ablauf ist bei einem derartigen Großereignis nur mit einem entsprechenden organisatorischen Rückgrat und einer zuverlässigen Datenverwaltung gewährleistet. Seit mittlerweile 15 Jahren vertraut die Stiftung Jugend forscht e.V. hierbei auf FileMaker.

Seit Anfang des Jahres unterstützt FileMaker die Geschäftsstelle der Stiftung Jugend forscht e. V. nun mit kostenlosen FileMaker Pro und FileMaker Server-Lizenzen. Damit ist eine problemlose Verarbeitung der Wettkampfdaten weiterhin gewährleistet. „Die Organisation eines so großen Wettbewerbs ist nur mit einer professionellen Datenbank zu managen“, betont Sigrid Müller-Balhorn, Referentin bei der Stiftung Jugend forscht e. V. „Mit FileMaker bauen wir auf eine zuverlässige Software, die es uns ermöglicht, uns sowohl auf regionaler als auch auf Bundesebene zu organisieren. Wir freuen uns daher sehr über die Unterstützung durch FileMaker.“

Die Hamburger Zentrale von Jugend forscht setzt FileMaker in unterschiedlichen Bereichen ein. Auf der einen Seite werden hier die Daten der Wettbewerbsleiter, Patenunternehmen, Förderer, Preisstifter, Betreuungslehrer, Juroren sowie Vereinsmitglieder in einer Datenbank – zurzeit rund 12.000 Datensätze – verwaltet. Eine weitere Datenbank umfasst die Informationen zu den Teilnehmern der jeweiligen Wettbewerbsrunde. Nachdem sich die Jungforscher direkt über das Internet angemeldet haben, werden ihre Daten in die FileMaker-Datenbank importiert. Zu den 12.000 Datensätzen der Verwaltung kommen also rund 10.000 weitere pro Jahr hinzu.

Urkunden, Briefe und Statistiken auf Knopfdruck

Aus FileMaker lassen sich nahezu sämtliche Dokumente erzeugen und drucken, die für den Ablauf eines Wettbewerbs benötigt werden. Das sind beispielsweise Einladungen zu den Wettbewerbsveranstaltungen, Namensschilder oder Teilnehmerlisten. Praktisch ist auch, dass E-Mails sofort aus der Datenbank versendet werden können. Zudem lassen sich sämtliche Urkundenvarianten direkt aus FileMaker erstellen. Besonders nützlich sind die Übersichtslisten und Statistiken. „Wir können innerhalb kürzester Zeit Auswertungen erstellen, wie viele Teilnehmer an einem bestimmten Wettbewerb teilnehmen, wer die Betreuer für die jeweiligen Projekte sind oder welche Juroren die verschiedenen Arbeiten beurteilen. Den Jury-Mitgliedern können wir beispielsweise auf Knopfdruck Listen mit den jeweils zu bewertenden Projekten aushändigen – für gute Übersicht ist so stets gesorgt“, erläutert Müller-Balhorn den Nutzen der Datenbank.

Arbeitserleichterung auch auf regionaler und Landesebene

Der Wettbewerb Jugend forscht wird auf drei Ebenen ausgetragen. Teilnehmen können Jugendliche ab der vierten Klasse bis zum 21. Lebensjahr. Die Teilnehmer präsentieren ihre Arbeiten zunächst auf Regionalebene. Die dort siegreichen Arbeiten qualifizieren sich für die Landeswettbewerbe der sechzehn Bundesländer. Den Abschluss jeder Wettbewerbsrunde bildet das Bundesfinale, das jedes Jahr im Mai stattfindet. Eingereicht werden können Arbeiten aus den Fachbereichen Arbeitswelt, Biologie, Chemie, Geo- und Raumwissenschaften, Mathematik/ Informatik, Physik und Technik. Insgesamt werden jährlich rund 100 Wettbewerbe ausgetragen.

Die Landes- und Regionalwettbewerbe werden von Patenunternehmen ausgerichtet und von einem Lehrer öffentlicher oder privater Schulen, dem „Wettbewerbsleiter“ geleitet. Um hier den bürokratischen Aufwand so gering wie möglich zu halten, steht ihnen eine FileMaker-Runtime-Lösung zur Verfügung. Mit dieser Runtime-Lösung (FileMaker-Lizenzen sind hierfür nicht erforderlich) können die ehrenamtlichen Wettbewerbsleiter die Daten der Teilnehmer sowie die zugehörigen Schulen und Juroren bequem verwalten und den Wettbewerb auf regionaler und Landesebene organisieren.

„Seit acht Jahren betreue ich Wettbewerbe von Jugend forscht. Neben der rein fachlichen Auseinandersetzung mit den Themen der Jungforscher bringt diese Funktion vor allem eine Vielzahl organisatorischer Aufgaben mit sich. Jury-Teilnehmer wollen ausgewählt und informiert, Projektinformationen verwaltet, Urkunden erstellt sowie diverse Übersichten und Statistiken aufgestellt werden. Die FileMaker-Lösung ist hier eine große Arbeitserleichterung“ berichtet Studiendirektor Thomas Biedermann, Landeswettbewerbsleiter von Niedersachsen.

Datenbank wächst mit

Jugend forscht setzt FileMaker seit Version 2, also seit bereits 15 Jahren ein. Seither haben sich die Anforderungen an die Software vielfach geändert. Was mit einer kleinen selbstentwickelten Lösung begann, ist heute unter FileMaker 10 eine umfassende Datenbankanwendung. „Für uns war FileMaker von Beginn an die richtige Entscheidung. Die Tatsache, dass die Software so flexibel und einfach in der Handhabung ist, erlaubt es uns, notwendige Änderungen jederzeit selbst vorzunehmen“, kommentiert Müller-Balhorn. „Als eingetragener Verein müssen wir immer auch ein Auge auf die Kosten haben. Aus diesem Grund ziehen wir lediglich für größere Module einen FileMaker-Entwickler hinzu. So bleibt der finanzielle Aufwand für Wartung und Entwicklung sehr gering.“

Dass die Software sowohl auf Macintosh- als auch Windows-Betriebssystemen läuft, ist für Müller-Balhorn ein weiteres wichtiges Argument und gewährt Jugend forscht Freiheiten, auf die auch in Zukunft nicht verzichtet werden soll.

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