Kolle Rebbe

Kreativ ohne Chaos

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So sieht es in vielen kleineren Kreativschmieden aus: „Rechnungen und Briefe wurden nach bestem Wissen und Gewissen mit Excel oder Word geschrieben und für alle anderen unauffindbar auf der lokalen Festplatte vergraben“, erinnert sich Bernd Oelckers, Administrator und Controller bei Kolle Rebbe. Arbeitszeiten erfassten die Hamburger mit dem klassischen Stundenzettel, und mangels Überblick schob die Agentur nicht selten einen Berg von Rechnungen vor sich her, die sie schon längst bei den Kunden hätten einfordern können.

Zustände, die sich kein Unternehmen leisten sollte – erst recht keine schnell wachsende Kreativagentur. Denn hiervon gänzlich unbeeindruckt wuchs Kolle Rebbe in Windeseile zu einer der erfolgreichsten Agenturen in ganz Deutschland heran. Die Zahl der Mitarbeiter verfünffachte sich; zu den Kunden gehören inzwischen so bekannte Unternehmen wie Coca Cola, Gauloises und OTTO. „Wir sind schnell, aber gesund gewachsen“, resümiert Oelckers.

Doch mit dem rasanten Aufstieg wuchs auch der Verwaltungsaufwand. Um den Durchblick zu behalten, entschieden die Hamburger: „Wir brauchen eine integrierte Unternehmenssoftware.“ Sie erstellten ein Anforderungsprofil, verglichen mehrere Anbieter in einem Benchmarking und wählten schließlich AgenturOffice, eine FileMaker Pro-Entwicklung des Hamburger Softwarehauses Landschulz Engler Stitz (LES). Was die Entscheider bei Kolle Rebbe vor allem überzeugte, war neben der intuitiven Bedienung der FileMaker Pro-Lösung auch die Möglichkeit, AgenturOffice individuell an die Agenturanforderungen anzupassen.

Besseres Kundenverhältnis dank objektiver Zahlen

Der für den Kunden betriebene Aufwand einzelner Mitarbeiter beziehungsweise Abteilungen ist dank der FileMaker Pro-Datenbanklösung AgenturOffice für die Agentur heute ebenso transparent wie für ihre Kunden. Durch die ausgefeilten Möglichkeiten, alle Aufwendungen jobbezogen zu erfassen und mit kundenspezifischen Leistungssätzen zu bewerten, habe die Agentur inzwischen eine ganz andere Verhandlungs- und Gesprächsbasis gegenüber den Kunden gewonnen, erklärt Oelckers: „Heute können wir jedem Kunden detailliert nachweisen, wie viel wir für ihn getan haben.“ Auch die internen Controlling-Möglichkeiten der FileMaker Pro-Lösung sorgen für eine vorher nicht gekannte Transparenz: „Da zeigt sich sehr schnell“, freut sich Oelckers, „auf welchen Jobs rentabel gearbeitet und wo draufgezahlt wird.“ Die Rechnungsstellung, bei Kolle Rebbe Aufgabe der Kundenberater, vereinfacht AgenturOffice, in dem sämtliche kalkulierten Agenturleistungen, aber auch alle Fremdleistungen automatisch in die Ausgangsrechnung einfließen. „Selbst komplizierte Rechnungen lassen sich so in wenigen Minuten generieren“, freut sich Oelckers, „und über die integrierte Schnittstelle erhält die Buchhaltung diese Daten direkt aus AgenturOffice zur Weiterverarbeitung.“

Langes Wühlen durch Masken ist passé

Neben der kaufmännischen Abwicklung bietet die FileMaker Pro-Lösung Kolle Rebbe eine Vielzahl an Funktionen: darunter die komplette Jobverwaltung, sauber strukturiert nach dem agenturtypischen Modell „Kunde-Etat-Job“ – inklusive einer elektronischen Jobmappe mit sämtlichen zugehörigen Dokumenten wie der Korrespondenz, zusätzlichen Projektmanagement-Werkzeugen, einer zentralen Adressdatenbank für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter, sowie einem speziellen Modul zur Beauftragung externer Dienstleister. Auch die diversen internen Serviceabteilungen von Kolle Rebbe, etwa die Produktionsabteilung, bedienen sich der FileMaker Pro-Datenbank. Um die Mitarbeiter nicht mit unnötiger Komplexität zu belasten, sieht jede Nutzergruppe dabei immer nur die Module von AgenturOffice, die sie auch tatsächlich benötigt: „Da muss sich niemand erst lang durch irgendwelche Masken wühlen“, lobt Oelckers. Auch bezüglich der Hardware für die serverbasierte Anwendung vertraute Kolle Rebbe auf LES. Die Hamburger Softwareexperten installierten einen modernen Windows-Doppelprozessor-Server samt RAID-System, womit auch in Spitzenzeiten eine hohe Datenbank-Performance erreicht wird.

Von kreativer Ordnung spricht bei Kolle Rebbe dennoch niemand. Aber die neue Übersichtlichkeit im Verwaltungsbereich hat Raum geschaffen, in dem sich das kreative Chaos besser austoben kann.

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