Max-Planck-Innovation GmbH

Patent an den Mann gebracht
Wie die Forschung in die Praxis kam – FileMaker sei Dank

Erfindungen gibt es viele – nur: sie müssen gefunden und vermarktet werden. Was nützt die beste Idee wohlbehütet in der Schublade eines Forschers oder Tüftlers? Patente werden dazu angemeldet, um sowohl Forschung als auch Wirtschaft und Industrie voranzutreiben. Dieser Aufgabe, also der Vermarktung von Patenten und Technologien hat sich die Max-Planck-Innovation GmbH verschrieben. Als zentrale Technologietransferstelle für die Max-Planck-Institute zählt die Max-Planck-Innovation weltweit zu den erfolgreichsten Technologietransfer-Einrichtungen. Erfolgreiche Transfers, die bereits in der Industrie in konkreten Produkten Eingang gefunden haben, sind ein DNA-Analyseverfahren, das unter anderem bei Vaterschaftstests und in der Gerichtsmedizin zur Überführung von Straftätern angewandt wird auch wenn nur Spuren an DNA erhalten sind, eine Entwicklung neuer Verbindungen zur Herstellung verbesserter Lacke und Farben oder eine optimierte Software für die Kernspintomografie zur Tumorerkennung, um nur einige zu nennen. Bis es jedoch soweit ist, sind – abgesehen von der Forschung selbst - viele Schritte zu gehen und komplexe Prozesse abzuwickeln. Hierbei behilft sich die Max-Planck-Innovation mit einer FileMaker-Lösung, die eigens zu Technologietransferzwecken entwickelt wurde.

Eine patente Lösung für Patente

Die Max-Planck-Innovation GmbH evaluiert jährlich rund 150 Erfindungen. Seit dem Jahr 2000 wurden über 700 Lizenzverträge abgeschlossen und daraus rund 140 Millionen Euro Erlöse für die Erfinder, Institute und die Max-Planck–Gesellschaft erzielt. 25 Mitarbeiter beschäftigen sich mit dem Abschluss von Verträgen, Ausgründungen, Patentanmeldungen und Vermarktung. Perfekte Organisation, Datensensibilität und Transparenz sind unerlässlich.

Vor diesem Hintergrund vertraut das Unternehmen seit Anfang 2009 auf eine FileMaker-Datenbank, entwickelt von Dr. Bauer Consulting, Freiburg, Spezialist im Bereich Technologietransfer.

Der lange Weg zum Ziel

Bevor eine Erfindung patentiert werden kann, gilt es zunächst zu prüfen, ob diese oder eine ähnliche Erfindung bereits zum Patent angemeldet ist, das heißt die Erfindung muss neu sein und die notwendige erfinderische Höhe aufweisen. Handelt es sich tatsächlich um eine neue Erfindung, geht der Anmeldemarathon los.

Es erfolgt die Erstanmeldung in einem Land und Folgeanmeldungen in weiteren. Diese Schritte und Termine – für rund 150 Erfindungsmeldungen und davon circa 75 Patentanmeldungen pro Jahr! – gilt es sorgfältig zu dokumentieren und die Projekthistorie im Blick zu behalten. Projekt- und Dokumentensteuerung lautet das Stichwort. Die FileMaker-Datenbank stellt hier das perfekte, zentrale Tool dar, auf das alle verantwortlichen Mitarbeiter Zugriff haben und jederzeit den Status des jeweiligen Projektes einsehen können. Welche E-Mails wurden geschrieben, welche Telefonate geführt, wie ist der Status der Entscheidungen, welchen Schritt gilt es als nächstes zu tun, welche Termine sind einzuhalten, welche Gebühren sind fällig und welche Zahlungen wurden geleistet.

Kurz vor dem großen Einsatz

Ganz nach der Devise „Time is money“ beginnt die Vermarktung der Erfindung bereits während der Antrag noch beim Patentamt geprüft wird. Die Maxime in diesem Stadium heißt: Geheimhaltung.

Die Max-Planck-Innovation GmbH sammelt im Vermarktungsmodul der FileMaker Datenbank Firmen und Institutionen, für die die Erfindung interessant sein könnte. Auf Wunsch erhalten diese ein Technologieangebot („TechOffer“), also eine kurze Beschreibung der zum Patent angemeldeten Erfindung, und unterschreiben bei Interesse eine Vertraulichkeitserklärung. Erst nach Unterzeichnung dieser Erklärung erhalten sie detaillierte Informationen zum eingereichten Patent. Auch hier hat Dokumentation wieder oberste Priorität: ist die Vertraulichkeitsverpflichtung eingegangen, wurden Informationen geschickt, gibt es einen ersten Vertragsentwurf, wie lauten die Vertragsbedingungen? Die FileMaker-Datenbank von Dr. Bauer stellt hier nicht nur das organisatorische Rückgrat, sondern bietet auch vorbereitete Textbausteine für Formbriefe und Anschreiben sowie diverse Checklisten, die auf Knopfdruck generierbar sind.

„Für uns ist es von großem Nutzen, dass nun alle Informationen zentral in der Datenbank abgelegt sind und es somit keine Probleme mehr gibt, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter in Urlaub ist oder plötzlich krankheitsbedingt ausfällt. Alle haben jederzeit den Überblick“, kommentiert Dr. Jörn Erselius, Geschäftsführer bei der Max-Planck-Innovation GmbH.

Endlich am Ziel

Ist ein Patent letztendlich an den Mann beziehungsweise ein Unternehmen gebracht, sind sowohl vertrags- und lizenzrechtliche Informationen zu dokumentieren als auch die Einnahmen zu bilanzieren und an die Erfinder, die Max-Planck-Gesellschaft und die Max-Planck-Institute auszuschütten. Auch diese Schritte lassen sich komfortabel in der Datenbank abbilden, sowie Rechnungen, Umsatzlisten und Formbriefe erstellen.

www.max-planck-innovation.de

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