Oide Wiesn

„Für einen Wiesenwirt hat ein gut funktionierendes Reservierungssystem oberste Priorität“, betont Peter Vogel (Appz-Factory.com). „Ein Ausfall oder gravierender Fehler kann im schlimmsten Fall sogar die Lizenz für das Zelt kosten“.

Oide Wiesn: modern reserviert im traditionellen Zelt

8.000 Sitzplätze an siebzehn Abenden ausfallsicher belegt mit FileMaker

Überblick

  • Wiesenwirt verwaltet 8.000 Sitzplätze, 250 Bedienungen und 3.000 Darsteller mit Livemusik und Zusatzprogramm effizient und ausfallsicher

Branche

  • Hotel- und Gastgewerbe

Lösung

  • Lösung auf Basis von FileMaker Pro explizit für die Gaststätte programmiert und an die Anforderungen des Festzelts angepasst

Vorteile

  • Gut funktionierendes Reservierungssystem, Abdeckung fast der gesamten Administration, sofortige Wiederherstellung bei Ausfall

Es duftet nach Steckerlfisch und gebratenen Hühnchen, dazwischen das würzige Aroma einer kühlen Mass. Draußen drehen die Kleinen im hölzernen Karussell eine Runde, drinnen prosten sich die Großen mit frisch gezapften Bier vom Fass zu. So muss das Oktoberfest vor 200 Jahren abgelaufen sein, und so präsentierte sich das historische Oktoberfest auch zum Jubiläum im Jahr 2010.

Dieses Jubiläum war ein voller Erfolg, derart überzeugend, dass die historische Variante des Oktoberfests, die von den Münchnern so getaufte Oide Wiesn, von nun an jährlich stattfinden wird. Lediglich jedes vierte Jahr, wenn mit der Wiesn gleichzeitig das Landwirtschaftsfest eingeläutet wird, ist dafür kein Platz. Die übrigen drei Jahre jedoch verbuchen nicht nur die Festbesucher als Glücksfall, sondern ebenso die Wirte Toni Winklhofer und Peter Wieser, die zusammen die Münchner Traditionsgaststätte Ratskeller betreiben. Künftig werden die Wirtsfamilien auch die Verantwortung für das Traditionsfestzelt auf der Oiden Wiesn übernehmen.

Hinter dessen Wänden ist Raum für 5.000 Personen, davor können weitere 3.000 Festbesucher den Tag bzw. Abend verbringen. Allerdings: Wer einfach auf die Wiesn gehen und sich an einem einen freien Tisch niederlassen möchte, kann durchaus Pech haben. Nicht selten ist trotz der großen Anzahl möglicher Plätze kein Plätzchen mehr frei. Ein Drittel der verfügbaren Bänke und Tische wird per Reservierung vergeben.

Seit Jahrzehnten bewährt: Reservierung mit FileMaker

Der Wirt vom Festzelt Tradition auf der Oidn Wiesn setzt dabei auf ein System, das sich seit gut zwei Jahrzehnten im Ratskeller bewährt hat. FileMaker-Entwickler Peter Vogel (Appz-Factory.com) hat die Lösung auf Basis von FileMaker Pro explizit für die Gaststätte programmiert und an die Anforderungen des Festzelts angepasst. Ein grafischer Zeltplan zeigt dem Personal die freien Tische und listet auf, wer an den reservierten sitzt, sodass zusammengehörige Besucher auch zusammen platziert werden können.

Vorbestellungen nimmt die Wirtsfamilie ebenfalls über das FileMaker-Programm entgegen, das zu diesem Zweck in das Onlinebuchungssystem des Ratskellers integriert wurde. Unter www.Oktoberfest-Tradition.de können Gäste anfragen, ob an den gewünschten Tagen noch Plätze frei sind. Sie können Hendl- und Biermarken ordern sowie eine bestimmte Dekoration anweisen. Bereits belegte Tage entfernt der zuständige Mitarbeiter einfach aus der Buchungsmaske. Offene Anfragen bearbeitet er und sendet ein ausführliches, und mit der FileMaker-Version automatisch erstelltes Angebot an den Kunden zurück. Wer dieses akzeptiert, wird per Reservierungssystem platziert und erhält eine über die Software ebenfalls automatisch erstellte Rechnung mit der Post. Bier- und Essensmarken sowie Eintrittskarten inklusive. „Letztes Jahr haben wir auf diese Weise ungefähr 35.000 Leute platziert“, erinnert sich Vogel. „Dieses Jahr“, glaubt er, „werden es mindestens ebenso viele, wenn nicht mehr sein, da das Zelt heuer etwa ein Drittel mehr Platz bietet als die Vorgängerversion.“ Um bei dieser Größe auch während des Fests noch den Überblick zu behalten, druckt der Wirt mit Hilfe der FileMaker-Lösung tagesaktuelle Tischreservierungspläne aus und produziert Tischkarten für die Gäste.

Auch bei den feuerpolizeilich notwendigen Besucherstromauswertungen unterstützt die Lösung. „Wir müssen bei der Zulassungskontrolle jeweils angeben, wie viele Personen im Zelt reserviert haben, damit die Kontrolleure wissen, wie viele Leute sie noch einlassen dürfen“, erklärt er. Um kurzfristige Anfragen oder Änderungswünsche beantworten zu können, hat die vor Ort stationierte Reservierungsverantwortliche daher eine Version der auf FileMaker Go portierten Datenbank auf ihrem iPad stets dabei.


Letztes Jahr haben wir auf diese Weise ungefähr 35.000 Leute platziert.

—FileMaker-Entwickler Peter Vogel (Appz-Factory.com)
Steckerlfisch
Es duftet nach Steckerlfisch und gebratenen Hühnchen

Belastbar und ausfallsicher

„Für einen Wiesenwirt hat ein gut funktionierendes Reservierungssystem oberste Priorität“, betont Vogel. „Ein Ausfall oder gravierender Fehler kann im schlimmsten Fall sogar die Lizenz für das Zelt kosten“, erzählt er. Eine Horrorvision, die für den Wiesnwirt Feinkost Käfer 2003 beinahe wahr geworden wäre. Durch einen Computerfehler war das Zelt von Feinkost Käfer überbucht. Die Gäste liefen Amok. Die Stadt half auf unbürokratischem Weg aus. Doch der Schock blieb allen Wiesnwirten im Gedächtnis haften. „Daher ist die FileMaker-Lösung ausfallsicher auf mehreren Servern gespeichert“, versichert ihr Entwickler: „Zudem ist sie so konzipiert, dass ¬die Datenbank – auch wenn sie nur mehr auf dem iPad gespeichert wäre – beim Ausfall des Hauptservers auf jedem Client sofort wieder hergestellt werden könnte.“

Vogel weiß, wovon er spricht. Immerhin betreut er die FileMaker-Entwicklung des Ratskellers seit fast 20 Jahren und hat mit dem für die Gaststätte programmierten Reservierungssystem Anfang dieses Jahres die 500.000te Reservierung verzeichnet. Rund 30.000 Reservierungen – Tische, nicht Personen – laufen jährlich über das System. Allein zehn Clients sind dafür sowie für die anderen FileMaker-Anwendungen des Hauses zuständig. Der Ratskeller deckt mit dem System fast seine gesamte Administration vom Dienstplanmanagement über das Controlling bis hin zur Zeiterfassung ab.

Das Wiesn-Programm ist eine Abwandlung dieses bewährten Systems, das allerdings mengenmäßig nicht zu unterschätzen ist. Denn in den 17 Tagen, in denen sie stattfindet, treten allein 3000 Mann mit Lifemusik und Zusatzprogramm im Traditionszelt auf. 800 Tische wollen verwaltet werden und die Dienstpläne von 250 Bedienungen erarbeitet. „Das ist ein mittelständischer Konzern, der für diese Zeit in Windeseile auf die Beine gestellt wird“, lächelt Vogel. Ohne fundierte Planung, klare Logistik und detaillierte Software-Unterstützung wäre das nicht möglich. Erst der optimale Background garantiert, dass die Oktoberfestgäste das Fest ungestört genießen können, und sich auf das konzentrieren, was für sie auf der Oiden Wiesn wirklich wichtig ist: Bier und Steckerlfisch und Blasmusik.

Kunde

Oide Wiesn

Entwickler

Appz Factory Europe Ltd.
appz-factory.com

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