P&S Vorspannsysteme AG

Die PandS Vorspannsysteme AG in St. Gallenkappel ist Hersteller und Vertreiber von Spezialverschraubungen. Das Unternehmen entwickelt mechanische Spannelemente mit Vielfachschrauben und ist Dienstleister für den Bereich Berechnung, Konstruktion, Schulung und Montage von Verbindungselementen. Seine Lösungen werden in den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt: von Giessereien und Walzwerken über Turbo- und Erdbewegungsmaschinen bis hin zu Schienenfahrzeugen sowie im Schiffbau.

Spezialschrauben mit FileMaker

Überblick

  • Die PandS Vorspannsysteme AG setzt auf die FileMaker-basierte Lösung ismile

Branche

  • Produktion

Lösung

  • FileMaker Pro Datenbank

Vorteile

P&S Vorspannsysteme AG  1

Bis 1995 konnte das Familienunternehmen seine Kunden noch problemlos per Hand aus dem Karteikasten bedienen – dann nahm das Auftragsvolumen zu, es wurde expandiert und die schnelleren Durchlaufzeiten machten eine Datenbank-gestützte Lösung unumgänglich. „Wir benötigten ein relationales Datenbank-System als Ersatz für eine bereits im Einsatz befindliche einfache FileMaker-Auftragsdatenbank", erinnert sich Robert Ploke, Geschäftsführer der P&S Vorspannsysteme AG. „Die neue Lösung sollte uns mehr Übersicht über unsere Geschäfte bringen und darüber hinaus flexibel und skalierbar sein." Longin Ziegler von Ziegler daily.business.software hat daraufhin seine auf FileMaker basierte Unternehmenssoftware ismile perfekt auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst: Vom Offertenwesen bis zur Abrechnung, von der Beschaffung über die Produktion bis hin zur Auslieferung sind die einzelnen Auftragsschritte jetzt über Jahre hinweg transparent ersichtlich – das war auch die Grundlage für die ISO-Zertifizierung, die sich die P&S Vorspannsysteme AG dank des neuen Systems im Jahre 1997 verdient hat.

Mit dem neuen Programm sparen wir vor allem dadurch, dass Leerläufe vermieden werden

— Helga Ploke
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Bei der eingesetzten Lösung handelt es sich um ein umfassendes Warenwirtschafts-System. Es beinhaltet ein Produktionsmodul zur Planung und Überwachung der Produktionsprozesse, eine Lagerbewirtschaftung mit Historie und Chargenverfolgung, eine Applikation zur Inventarbewertung mit automatischer Wertberichtigung (Abschreibung), eine Projektverwaltung mit diversen Übersichten und Integration des Auftragswesens sowie eine Auftragsbearbeitung mit transparenter Rückverfolgbarkeit sämtlicher Offerten, Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, Debitoren und Produktionen. Das System unterstützt mehrere Sprachen und unterschiedliche Währungen. Es verfügt über sämtliche Grundfunktionen, die ein Warenwirtschaftssystem abrunden: Adressverwaltung, Korrespondenzen und Serienbriefe, Produktionspläne zur Auftragsbearbeitung, eine Bibliothek für Normierungen, Drucksachen und Publikationen sowie Tools zu Verkaufsstatistiken, zur Umsatzkontrolle, für Lieferpapiere, Packlisten, Zertifikate und mehr. Darüber hinaus enthält es eine komplette Lohn- und Finanzbuchhaltung mit Ausdrucken für die Steuerbehörden.

„Mit dem neuen Programm sparen wir vor allem dadurch, dass Leerläufe vermieden werden", so Helga Ploke, VR-Mitglied des Unternehmens und verantwortlich für die Finanzen. „Die Prozesse sind um ein Vielfaches effektiver geworden, und das System zwingt uns zur QM-konformen Abwicklung der Geschäftsprozesse. Auch am Telefon können wir nun ‚auf Knopfdruck' Auskunft geben, was die Kundenzufriedenheit immens erhöht."

Getestet hat die P&S Vorspannsysteme AG im Vorfeld auch andere Systeme. Die Benutzerfreundlichkeit, die einfache Wartung und die gute Ausbaufähigkeit des FileMaker-Tools liessen die Wahl dann eindeutig ausgehen. „Wir sind kein Unternehmen von der Stange, darum hilft uns auch kein System von der Stange", so Ploke.

Im Einsatz hat das Unternehmen Macintosh-Rechner und FileMaker Pro Client- sowie eine FileMaker Server-Lizenz. Die Installation des Systems dauerte gerade mal zwei Tage; der Kostenumfang für Konzeption, Anpassung, Installation und Einführung belief sich 2001 bei damals 15 Arbeitsplätzen auf 45.000 CHF. Inzwischen sind es bereits 25 Arbeitsstationen. Im jährlichen Alltagsbetrieb wendet das Unternehmen weniger als 1000,- CHF für die Wartung auf. Einfache Änderungen und Anpassungen kann Ziegler tätigen, ohne den Arbeitsfluss der Unternehmens stören zu müssen, bei grösseren Aktionen steht das Warenwirtschaftssystem lediglich wenige Minuten still.

Für die nahe Zukunft plant die P&S Vorspannsysteme AG gemeinsam mit Ziegler einige Erweiterungen: Das Controlling und die Kalkulation mit Varianten und Vorschlagswesen sollen bei voller Integration der Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend ausgebaut werden. Darüber hinaus plant das Unternehmen eine Erweiterung des bestehenden CRM-Systems unter FileMaker.

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