SANSIBAR

Das oft als „Piratennest" bezeichnete Restaurant in den Sylter Dünen hat sich mit individueller FileMaker Software bestens für die Zukunft gewappnet, um die komplexen Anforderungen der Gastronomie, des Weinhandels und der Logistik des Labels souverän zu meistern.

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Restaurant, Weinhandel und Logistik des Labels unter individueller FileMaker Software bestens gewappnet für die Zukunft

Überblick

  • Sansibar – Sylter Gourmet-Restaurant und Kultmarke realisiert Warenwirtschaft und Restaurantorganisation mit FileMaker und FileMaker Go

Branche

  • Hotel- und Gastgewerbe

Lösung

  • Sansibar bildet sämtliche Prozesse im Unternehmen mit einer individuellen FileMaker-Lösung ab. Warenwirtschaft, Logistik, Personalplanung und Restaurantplanung sind in einem umfassenden System organisiert.

Vorteile

  • Intuitives Design und Flexibilität sorgen für hohe Akzeptanz und Alltagstauglichkeit. iPads und FileMaker Go professionalisieren die Restaurantorganisation.
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Vor mehr als 35 Jahren als kleine „Bretterbude" und Imbiss am Sylter Strand gegründet, ist die SANSIBAR heute zu einem führenden Gourmet-Restaurant und exklusiven Weinhandel, Modelabel und Franchisegeber avanciert. Das 1978 von Herbert Seckler gegründete Unternehmen beschäftigt heute in der Hochsaison bis zu 200 Mitarbeiter. Darunter 1 Sommelier und 30 Köche. Es beherbergt in seinem urigen Weinkeller rund 30.000 erlesene Weine und steht weit über die Grenzen der Insel hinaus als Synonym für kulinarische Köstlichkeiten, edle Weine und Lifestyle. Wer als Gast im Sylter Restaurant verkehrt, weiß den exzellenten Service, die Freundlichkeit und Professionalität der Mitarbeiter zu schätzen. Dem Inhaber und Geschäftsführer Herbert Seckler ist es gelungen seiner Philosophie „zurücklehnen und sich verwöhnen lassen" auch beim starken Wachstum der Firma immer treu zu bleiben. Seit über 20 Jahren setzt der sympathische Schwabe dabei auf FileMaker, um die organisatorischen Prozesse in seinem Unternehmen perfekt abzubilden. In den vergangenen zwei Jahren haben Herbert Seckler und IT-Leiter Holger Darjus sowie sein Kollege Patrick Weh die Unternehmenssoftware komplett überarbeitet. Herausgekommen ist eine hoch individualisierte Lösung auf Basis von FileMaker. Sämtliche Prozesse der SANSIBAR werden perfekt abgebildet und mit moderner Technologie die Weichen für die Zukunft gestellt.

Ich bin ein spontaner Mensch mit vielen Ideen – eine starre Unternehmenssoftware, die mich daran hindern würde, spontane Aktionen zu realisieren, würde nicht zu uns passen. FileMaker lässt mir da viel Spielraum – und das ist gut so!

— Herbert Seckler, Inhaber

Intuitives Design und Flexibilität garantieren hohe Akzeptanz der Nutzer sowie Alltagstauglichkeit

Etwa sechs Monate dauerte die gründliche Prozessanalyse, die Holger Darjus durchführte, bevor er sich an die eigentliche Programmierung der neuen Datenbank machte. Zunächst galt es, Warenbewegungen, Verkauf, Lagerhaltung an den drei Lagerstandorten, die Zusammenarbeit mit dem Logistikpartner VOiGT GmbH, den Betrieb im Restaurant samt Personaleinsatzplanung und Reservierungen sowie die zahlreichen Schnittstellen genau zu untersuchen. Schritt zwei, die Umsetzung dieser Ergebnisse in eine höchst individualisierte, umfassende Software beanspruchte rund eineinhalb Jahre Entwicklungszeit. Besonderes Augenmerk legte Holger Darjus dabei auf ein intuitives Design, das den Apple Human Interface Guidelines folgt. „Die Mühe hat sich gelohnt", sagt der erfahrene Datenbankentwickler und lächelt. Die Sansibar ist 364 Tage im Jahr, quasi rund um die Uhr geöffnet. Da gibt es keine Chance für lange Test- und Einarbeitungsphasen und das neue System musste mit einem „Big-Bang" eingeführt werden. Die Mitarbeiter waren jedoch innerhalb eines Tages mit dem System vertraut. Sowohl im Restaurant als auch in den Lagern und in der Verwaltung fand die neue Datenbank schnell hohe Akzeptanz", erinnert sich Darjus. Im Einsatz sind mittlerweile 50 FileMaker Pro, ein FileMaker Server und etwa 10 FileMaker Go Lizenzen.

Auch Herbert Seckler, der übrigens 2009 vom Gault Millau zum Restaurateur des Jahres geadelt wurde, äußert sich rundum zufrieden mit dem neuen System: „Ich bin ein spontaner Mensch mit vielen Ideen – eine starre Unternehmenssoftware, die mich daran hindern würde, spontane Aktionen zu realisieren, würde nicht zu uns passen. FileMaker lässt mir da viel Spielraum – und das ist gut so!".

iPads und FileMaker Go professionalisieren die Restaurantorganisation

Spontanität ist die eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite steht die perfekte Planung und Organisation des Restaurantbetriebs. Mit der neuen Lösung werden sämtliche Reservierungsanfragen über iPad entgegengenommen und direkt in der Datenbank abgespeichert. Dieses Kernstück des neuen Systems erweist sich bereits heute als nahezu unverzichtbar – empfiehlt es sich doch eine Reservierung in der SANSIBAR schon lange im Voraus vorzunehmen, um dort als einer der täglich bis zu 3.500 Gäste bei einem Glas Wein, feiner Speise oder zu einem außergewöhnlichem Brunch verweilen zu können. Täglich werden die Tische in drei Phasen belegt und dabei die Wünsche der Gäste optimal berücksichtigt.

Es erstaunt daher nicht, dass FileMaker auch direkt in der Küche Einzug gehalten hat. Der Restaurantchef erstellt täglich zwei Speisekarten über die Datenbank, jeweils als Version für die Gäste und für die Küchenplanung. Auch die herausragende Weinkarte mit über 1200 Schätzen wird über die Datenbank zusammengestellt und nach Fertigstellung ausgedruckt und direkt an die Kassensysteme übertragen.

Drittsysteme nahtlos angebunden

Die hohe Flexibilität von FileMaker weiß Entwickler Holger Darjus besonders auch im Bezug zu Schnittstellen von Drittsystemen sehr zu schätzen. Unsere FileMaker Datenbank ist das Herzstück der zentralen Datenhaltung aller relevanten Prozesse in diesem Unternehmen. Jedoch wird nur noch ein minimaler Anteil der Daten manuell erfasst. Der Löwenanteil der Informationen fließt über Schnittstellen unterschiedlichster IT-Systeme in die Lösung ein. So werden beispielsweise die Tagesabschlüsse der Schultes-Kassen im Restaurant und die der VOSS-Kassen der bundesweit verteilten Stores, ausgelesen und in FileMaker importiert. Gespeist werden die Kassensysteme automatisch aus der FileMaker Datenbank.

Die Rohdaten werden dort aufbereitet und in Statistiken, Umsatzauswertungen und andere Vorgänge aufgenommen. Vergleichbares passiert in der Zusammenarbeit mit dem Logistikunternehmen VOiGT. Hier werden per DFÜ XML-Dateien ausgetauscht mit deren Hilfe die Auftragsabwicklung, Warenein- und Ausgänge, Angaben zu Warenbeständen und Statusmeldungen der Logistik verarbeitet werden. Selbst Zahlungsbewegungen werden in dem System verarbeitet. Durch eine Schnittstelle über die Bankensoftware können Zahlungseingänge automatisch übernommen und den dazugehörigen Rechnungen zugeordnet werden, wodurch die Mitarbeiter in der Buchhaltung enorm entlastet wurden.

Es kommen aber nicht nur Daten in das System. Auch die Aus- und Weitergabe von Daten ist mit FileMaker überaus komfortabel und schnell zu realisieren. „Ich kenne kein System, mit dem ich so schnell individuell aufbereitete Ausdrucke erstellen kann und mit dem sich Daten so präzise aufbereitet, exportieren lassen." schwärmt Holger Darjus. Kreditoren und Debitoren werden im DATEV-Format an die Finanzbuchhaltung übergeben, Arbeits- und Urlaubstage der Mitarbeiter werden zur Erstellung der Gehaltsabrechnungen an die Lohnbuchhaltung übergeben und nicht zuletzt wird der Webshop mit den Artikelstammdaten versorgt und immer aktuell gehalten.

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Moderne Lagerhaltung – FileMaker Go und iPads lösen Zettelwirtschaft ab

Wie eingangs bereits erwähnt ist die SANSIBAR längst mehr als das Sylter Restaurant. Herbert Seckler betreibt mittlerweile zehn, vom hohen Norden bis ins südliche Bayern angesiedelte Stores, beliefert zahlreiche Franchisenehmer, ist exklusiver Caterer für Air Berlin sowie Hapag-Lloyd und vertreibt seine Marke auch über einen eigenen Webshop. Damit Weine, Spirituosen, Delikatessen und Mode immer am richtigen Ort lagern und ankommen, sind diese mit Barcodes versehen und Holger Darjus entwickelte ein komplett neues, individuelles Warenwirtschaftssystem auf Basis von FileMaker und FileMaker Go. Seither gehören Papierlisten, umständliches Erfassen von Artikelnummern und Bestandslisten der Vergangenheit an. „Die Mitarbeiter an den Lagerstandorten und den Stores erfassen sämtliche Warenbewegungen, also Ein- und Ausgänge, Inventuren und Artikelbewegungen über iPads mit FileMaker Go direkt über einen nativen VPN-Zugriff auf dem zentralen Server auf Sylt. „Bei einem Warenumschlag von insgesamt über 10.000 Artikeln pro Tag bedeutet das eine enorme Arbeitserleichterung und vor allem deutlich weniger Fehler", erläutert Darjus.

Über eine raffinierte Matrix werden die Warenbewegungen der einzelnen Filialen und Lager gesteuert und die daraus resultierenden Vorgänge für Nachbelieferungen und Warenabrufe über die Schnittstelle zum Partner VOiGT-Logistik GmbH übermittelt und dort koordiniert. Dabei werden die Angaben zur Mindesthaltbarkeit bei verderblichen Waren durch das „Frühwarn-System" ebenso berücksichtigt wie die Erkennung, nicht mehr komplett durchsortierter Mode-Artikel.

SANSIBAR immer erreichbar

Wer gerade mal nicht nach Sylt oder in eines der Restaurants wie beispielsweise Berlin Adlon oder Breuninger Düsseldorf reisen kann, jedoch nicht auf SANSIBAR-Produkte verzichten möchte, kann bereits seit 2001 im Online-Shop der SANSIBAR stöbern und mittlerweile aus rund 7500 Artikeln wählen. Ob die lässige Hoodie-Jacke oder ein edler Tropfen aus Frankreich, sämtliche Artikel sind in der FileMaker-Datenbank verwaltet und über eine komplett automatisierte Bestellabwicklung schnell versandt und beim Kunden. „Die Bestellungen werden über einen Datenabgleich im JSON-Format aus dem Online-Shop mehrmals täglich automatisch an VOiGT-Logistik und DHL übergeben und sind über Tracking-Codes im Internet nachzuverfolgen. Sollte ein bestellter Artikel mal nicht gefallen, kann er bequem durch die ebenfalls mit FileMaker erzeugten und jeder Sendung beiliegenden Rücksendepapiere, (inkl. DHL-Versandetikett) an die Retourenstelle der SANSIBAR zurücksenden.

„Die Arbeit hat sich gelohnt", resümiert Herbert Seckler. „Und die Ideen gehen uns sicher nicht aus – dabei gibt es eigentlich nichts, was wir nicht mit FileMaker machen, oder machen werden", lächelt der unternehmenslustige Wahl-Sylter.

Sansibar Sylt

http://www.sansibar.de

 

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