Skischule Serfaus

Skischule spart täglich mehr als vier Stunden Arbeitszeit

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Die 1933 gegründete Skischule Serfaus, hat sich zum Ziel gesetzt, die „beste und modernste" Skischule im Alpenraum zu werden.

Um hier organisatorisch optimal aufgestellt zu sein, setzt die Skischule 2010 wieder auf eine individuell entwickelte FileMaker-Software – erfolgsversprechend, wie sich bereits nach wenigen Monaten zeigte. In der Hochsaison werden jede Woche rund 1000 Kinder zu Einzel- oder Gruppenskikursen angemeldet. Dank Barcode Tickets und FileMaker Go können sie am Skischulsammelplatz direkt auf der Piste durch das iPad eingeteilt werden.

Überblick

  • Tiroler Skischule optimiert Abläufe mit individueller FileMaker-Software SkischulAssistant

Branche

  • Medien/Unterhaltung und Sport

Lösung

  • SkischulAssistant wurde vom FileMaker Business Alliance Partner hgi systems it OG entwickelt. Die FileMaker-Datenbank verwaltet sämtliche Kundendaten, Skikurse und Skilehrer. Sie stützt die optimale Koordination von Schülern und passenden Lehrern über die Lohnabrechnung bis hin zur Büroorganisation.

Vorteile

  • Zugriff auf die Datenbank ist via iPad und FileMaker Go auch vom Sammelplatz von der Piste aus möglich. Die Schüler melden sich dort mit ihren Barcode-Tickets und können so direkt auf die richtigen Kurse verteilt werden.
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Rund 1,4 Mio Winterurlauber kommen jährlich in die Skiregion Serfaus-Fiss-Ladis

Snowboard-, Freestyle- oder Carvingkurse - was für die wintersporthungrigen Urlauber großen Spaß und Freizeit pur verspricht, will im Hintergrund gut organisiert sein. Die Wintermonate sind die entscheidenden Monate für den wirtschaftlichen Erfolg einer Skischule. Nur wenn hier alles glatt läuft, kommen die Gäste gerne wieder und sichern das Auskommen des Wintersporttourismus. Für die Wintersportschulen bedeutet dies hohe Ansprüche an Koordination und Organisation: Jeder Kurs will mit dem entsprechend ausgebildeten Lehrer besetzt sein, Skischultickets müssen ausgegeben und verbucht werden, Mittagspausen in den Skihütten wollen koordiniert sein, um Überbelegung vorzubeugen, um nur einige Aspekte zu nennen. Die 1933 gegründete Skischule Serfaus, hat sich zum Ziel gesetzt, die „beste und modernste" Skischule im Alpenraum zu werden. Um hier organisatorisch optimal aufgestellt zu sein, setzt die Skischule 2010 wieder auf eine individuell entwickelte FileMaker-Software – erfolgsversprechend, wie sich bereits nach wenigen Monaten zeigte.

Rund 1,4 Mio Winterurlauber, Familien etc. besuchen die Skiregion Serfaus-Fiss-Ladis jedes Jahr in den Wintermonaten. Etwa 10% nutzen die Zeit im Skigebiet, um diverse Wintersportarten, angefangen vom alpinen Skilauf, über Snowboard- und Freestyle, Langlauf, Skitouren, Schneeschuhwandern oder alternative Trendsportarten zu erlernen oder ihr Können zu verbessern.

 

Die starre, langsame Standard-Lösung war einfach nichts für uns. Uns fehlten die Möglichkeiten, eigene Masken zu erstellen und wir wünschten uns vor allem mehr Übersicht.

— Phillip Olavide, EDV/Marketingleiter der Skischule Serfaus
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Bildschirmmasken von SkischulAssitant lassen sich mit wenigen Klicks anpassen

Der Wunsch nach Flexibilität - Kehrtwende zu FileMaker

„Um all diese Kunden zufriedenstellend zu bedienen, setzen wir bereits seit 2000 auf entsprechende IT-Infrastruktur", erläutert Phillip Olavide, EDV- & Marketingleiter der Skischule Serfaus. Eher durch Zufall, über einen Gast aus Deutschland, kam die Skischule damals auf FileMaker und setzte rund zehn Jahre ein selbst entwickeltes, flexibles System bestehend aus mehreren Insellösungen auf der FileMaker Plattform ein. Nach einem etwa einjährigen Intermezzo mit einer Standard-Software für Skischulen, mit der man die Insellösungen ablösen wollte, kehrte die Skischule Serfaus jedoch schnell wieder zu FileMaker zurück. „Die starre, langsame Standard-Lösung war einfach nichts für uns. Uns fehlten die Möglichkeiten, eigene Masken zu erstellen und wir wünschten uns vor allem mehr Übersicht. Daher entschieden wir uns, mehrere FileMaker-Entwickler zu einem Hearing einzuladen, um eine flexible, professionelle, exakt auf unsere Bedürfnisse zugeschnittene Lösung entwickeln zu lassen", berichtet Olavide. Die Wahl fiel auf den langjährigen Vorarlberger FileMaker Business Alliance-Partner hgi systems it OG. „Flexibel und zukunftsfähig waren die Adjektive, die die Projektverantwortlichen der Skischule immer wieder betonten", erinnert sich Matthias Humml, Geschäftsführer von hgi systems it. „Dass sämtliche gewünschten Funktionen umgesetzt werden sollten war die eine Seite der Medaille. Mindestens genauso wichtig war der Skischule aber wie gesagt die Tatsache, dass das System mit wenigen Klicks und entsprechend wenig Programmieraufwand auch mit wachsenden und sich wandelnden Anforderungen mitwachsen kann". Man wollte auf keinen Fall von einem starren, gesperrten System eingeschränkt sein.

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Skilehrer und Schüler finden dank FileMaker Go sicher zusammen

SkischulAssistant ermöglicht bestmögliche Planung

Innerhalb weniger Wochen war die neue Skischul-Software SkischulAssistant einsatzbereit und erfreut sich schon jetzt großer Beliebtheit unter den Mitarbeitern.

Im Modul „Gäste" werden sämtliche Daten zu den Kunden sowie deren Skikurs-Kindern hinterlegt. Vorab-Reservierungen per Telefon oder E-Mail als auch Buchungen an den sieben Skischulschaltern vor Ort werden hier gleichfalls organisiert. Auch spezielle Wünsche wie beispielsweise wieder beim gleichen Skilehrer wie im vergangenen Jahr zu lernen, werden hier berücksichtigt.

Im Modul „Lehrer" werden sämtliche relevanten Daten, angefangen von Adressdaten, Qualifikationen, Sprachen, Einsatzmöglichkeiten sowie lohnrelevante Daten oder erhaltene Ausrüstung hinterlegt. „Für unsere Disposition ist dieser zentrale Datenpool extrem wichtig. Mit nur wenigen Klicks können wir einsehen, welcher Skilehrer sich für welchen Kurs eignet, welche Stammkunden er bereits betreute und ob er zur Verfügung steht", erläutert Olavide. „In der Hochsaison arbeiten wir mit rund 380 Skilehrern. Ein Skilehrer kann theoretisch bis zu fünf unterschiedliche Einsätze pro Tag haben. Dank FileMaker haben wir hier immer den Überblick und können Leerlaufzeiten so gering wie möglich halten".

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Barcode-Ticket enthält wesentliche Informationen und bucht Schüler bei jeweiligem Lehrer ein

Kein Schäfchen geht verloren dank iPad und FileMaker Go

In der Hochsaison werden jede Woche rund 1000 Kinder zu Einzel- oder Gruppenskikursen angemeldet. Bei der Ticketausgabe in der Skischule oder den beiden bisher über VPN an SkischulAssistant angeschlossenen Hotels erhalten die Schüler ein zweiteiliges, mit Barcode ausgestattetes Ticket. Dieses enthält Informationen über den gebuchten Kurs, den Skilehrer sowie andererseits Name des Kindes und Telefonnummer, unter der der Skilehrer die Eltern im Notfall erreichen kann.

Zum Skikurs finden sich Schüler und Lehrer dann am Sammelplatz auf der Mittelstation auf 2000 m Höhe. Damit auch „verlorene Schäfchen" zu ihren Lehrern finden, ist hier immer auch ein mit iPad ausgestatteter Mitarbeiter der Skischule, der dank FileMaker Go mobilen Zugriff auf die Datenbank hat. Anhand der Ticketnummer kann er so immer direkt nachsehen, zu welchem Skilehrer ein Gast gehört.

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Barcode-Tickets sind Grundlage der Lohnabrechnung für die Skilehrer

Lohnabrechnung – Zettelwirtschaft war einmal

Die mit Nummer und Barcodes ausgestatteten Tickets dienen jedoch nicht nur zur Einteilung der Gäste auf die Skilehrer. Sie sind andererseits die Grundlage für die Abrechnung der geleisteten Stunden der Skilehrer. „Zu Beginn eines Skitages sammeln unsere Skilehrer den mit Barcode versehenen Teil der Tickets ein. Am Abend, nach erfolgtem Kurs, melden sie sich mit diesen Tickets via Barcode-Scan am Terminal in der Skischule wieder ab. So ist einerseits sicher gestellt, dass Schüler und Lehrer zusammenfinden, andererseits bilden die Barcode-Tickets die Grundlage für die Lohnabrechnung der Skilehrer", erläutert Purtscher, der froh ist, sich nicht mehr mit den Papierlisten der einzelnen Skilehrer auseinander setzen zu müssen.

Schnittstellen sorgen für warmes Essen und korrekte Abrechnung

Ein besonderes Schmankerl, das hgi für das Skigebiet Serfaus angerichtet hat, ist die Reservierungsanbindung der Skikurse an das von den Seilbahnen betriebene Kinderrestaurants Murmlirest & Starrest auf der Mittelstation. Bei Anmeldung für einen Skikurs können die Eltern das Mittagessen für ihre Kinder direkt bei der Skischule mitbuchen und bezahlen. Im Restaurant wird die Essenauswahl und Anzahl der ausgegebenen Essen an die Kinder gespeichert. Die Abrechnung zwischen den Seilbahnen und der Skischule erfolgt täglich via FTP-Schnittstelle, gekoppelt mit dem Abrechnungsmodul der Lehrer.

Software-Investition bereits nach kürzester Zeit amortisiert

Mit SkischulAssistant ist die Skischule Serfaus gut gewappnet für die Zukunft. „Dank der hohen Flexibilität und der leichten Bedienbarkeit von FileMaker ist die Skischule für kommende Anforderungen gut aufgestellt. Änderungen an Masken und Layouts lassen sich mit nur wenigen Klicks auch ohne große Programmierkenntnisse vornehmen“, weiß Humml zu berichten. Verkauf, Disposition und Abrechnung greifen statt wie früher auf Insellösungen nun auf dieselbe Datenbank zu.

Für das rund 20-köpfige Organisationsteam der Skischule Serfaus bedeutet dies eine Zeitersparnis von summa summarum vier Stunden täglich, was einem ROI von rund 5% entspricht. Diese Zahlen machen Lust auf mehr und weitere Ideen warten darauf, verwirklicht zu werden. Der nächste Winter kommt bestimmt und mit ihm sind dann vielleicht auch schon die Smartphones der Skilehrer mit FileMaker Go ausgestattet und ersetzen die Barcode-Tickets!

Kunde

Skischule Serfaus

http://www.skischule-serfaus.com/

Entwickler

hgi systems it OG

http://www.hgisystems.com/

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