Sign & Design

Der Full-Service-Anbieter von Marketingleistungen produziert und vermietet als Teil seiner Dienstleistungen Bau- und Werbeschilder, im Durchschnitt werden pro Woche 300 Schilder auf- und abgebaut. Mit iPad und FileMaker Go werden alle logistischen und administrativen Arbeitsprozesse der mobilen Monteure übernommen, Touren geplant, Beweisfotos erfaßt und vieles mehr. Das spart jedem Fahrer einen ganzen Tag pro Woche!

Überblick

  • Full-Service-Anbieter von Marketingleistungen und Produzent sowie Vermieter von Bau- und Werbeschildern

Branche

  • Werbung und Bau. Das Unternehmen ist produziert, vermietet und betreut rund 5.000 Schilder europaweit.

Lösung

  • Durch eine FileMaker Go-Lösung auf dem iPad werden die logistischen und administrativen Arbeitsprozesse der mobilen Monteure und der nachgeschalteten Bürokräfte optimal abgebildet und abgewickelt. Die Datenerfassung und Dokumentation per Foto erfolgt direkt am iPad.

Vorteile

  • Die Monteure im Außendienst wickeln ihre Touren rund 20 Prozent schneller ab und die Datenerfassung im Büro entfällt, so dass Kapazitäten für andere Aufgaben frei werden.
Sign & Design - FileMaker Go - Bauschild
Mit FileMaker go und iPad wird der Schilderbestand erfasst

Sign & Design revolutioniert Arbeitsablauf mit iOS-fähigem Warenwirtschaftssystem

Was haben der „Wohnpark Drachenfels – Ihr Zuhause für heiße Tage“, die Parkvilla im Ohl und Mac Donalds gemeinsam? Nun, sie alle setzten auf Sign & Design. Der Full-Service-Anbieter von Marketingleistungen entwirft und produziert nicht nur alles, was ein Unternehmen für den kreativen Marktauftritt benötigt, sondern kreiert, produziert und vermietet auch Bau- und Werbeschilder. „Wir setzen Zeichen“, lautet der Slogan der Kreativen, deren Schilder derzeit an 4676 Standorten in ganz Europa im Einsatz sind. Tag für Tag kommen neue an neuen Standorten hinzu. Andere werden wieder abmontiert und zurück zu Sign & Design in Schwalmtal / Niederrhein gebracht, wo sie professionell gereinigt und für ihren nächsten Auftritt vorbereitet werden. „Im Durchschnitt bauen wir bis zu 300 Schilder pro Woche auf- bzw. ab“, rechnet Uwe Bergh, Geschäftsführer der Sign & Design GmbH vor.

Eine Herausforderung für die Fahrer des Unternehmens, die mit dem Transport und diesen Montagearbeiten betraut sind. Denn mit der handwerklichen Arbeit allein ist es nicht getan. So müssen die Männer die Auftragslisten, anhand derer sie die verschiedenen Stationen mit den auf- bzw. abzubauenden Schildern abfahren, auch pflegen. Sie müssen eintragen, wo genau die jeweiligen Schilder stehen. Sie müssen aufschreiben, wo sie welches Schild repariert haben, das zuvor als beschädigt gemeldet worden war. Und sie müssen jedes Schild, das sie aufbauen aus versicherungstechnischen Gründen anhand von Fotos dokumentieren, um bei eventuellen Schäden leichter klären zu können, wer bzw. was dafür verantwortlich war. Bis vor gar nicht so langer Zeit geschah dies allein mit Hilfe von Papier und Bleistift. Montags packten die Monteure die ihnen zugeordneten Listen und meist 30 bis 50 Kladden ein, freitags lieferten sie sie nach getaner Wochenarbeit wieder ab.

Nun erst konnten die Listen in die Datenbank von Sign & Design eingepflegt werden. Eine Mitarbeiterin des Hauses übertrug die Daten in den Computer, lud die Fotos ein und ordnete sie den jeweiligen Schilderpositionen zu. „Image 4711 gehört zu Baustelle 130, Image 5213 zu Baustelle 248 und Image 6789 zu Baustelle 889. Nach diesem Muster wurden die Positionen Schritt für Schritt abgehandelt“, erklärt Manuela Galka, Sign & Design Prokuristin, den lange Jahre erprobten Arbeitsablauf.

Sign & Design - FileMaker Go - Datenaustausch

Fahrer bewältigen Tour um 20 Prozent schneller

Seit Kurzem gehört er der Vergangenheit an. Stattdessen hat eine Lösung auf Basis von FileMaker Pro und FileMaker Go die Regie über die logistischen und administrativen Arbeitsprozesse der mobilen Monteure und der nachgeschalteten Bürokräfte übernommen. „Damit sparen wir enorm viel Arbeitszeit“, freut sich Roland Liedtke, Disponent von Sign & Design. „Die Fahrer wickeln ihre Tour rund 20 Prozent schneller ab und die zuständige Bürokraft kann die Zeit, die sie früher auf die Datenerfassung aufgewendet hat, nun für die Erledigung anderer Aufgaben nutzen. Und das ist viel Zeit. Rund ein Tag pro Woche.“

Statt zu Papier und Bleistift greifen die Fahrer daher nun montags zu ihrem iPad mit der darauf installierten FileMaker-Go-Lösung. Per Knopfdruck laden sie sich ihre jeweilige Tour auf ihr mobiles Hilfsmittel. Per Knopfdruck sehen sie alle Daten und Stationen, die sie abfahren müssen. Per Knopfdruck hilft ihnen ein Routenplaner bei der Suche nach einer möglicherweise schwer auffindbaren Baustelle. Und ebenfalls per Knopfdruck lichten sie mit ihren iPads die aufgebauten Schilder ab und können die so entstandenen Fotos sofort in der Datenbank hinterlegen und den jeweiligen Projekten zuordnen. Mit wenigen Handgriffen übertragen sie noch am selben Tag die gesammelten Datensätze online auf den Hauptrechner in der Zentrale.

Sign & Design - FileMaker Go - Erfassen eines Schildes
Mitarbeiter von Sign&Design dokumentiert Aufstellung einer Plakatwand mit iPad in der FileMaker Datenbank

Zehn Minuten Zeitersparnis pro Schild – mal 5.000 Schilder

Ein voller Erfolg also für Sign & Design, und das bei vergleichsweise niedrigem Aufwand: Als Server genügt ein Mac Mini, auf dem FileMaker Server installiert ist. Sieben Arbeitsplätze von Sign & Design sind mit FileMaker Pro ausgestattet. Roland Schneider, Inhaber des IT-Entwicklerbüros Tao Solutions, hat das System auf Basis der von ihm entwickelten FileMaker-Lösung Tao Faktura entwickelt und diese für Sign & Design um zwei Module erweitert. Dabei handelt es sich um die Bauschildverwaltung mit zugehörigem Abrechnungssystem und um die Tourenplanung. Diese Module wurden mit dem Warenwirtschaftssystem gekoppelt, sodass nun alle Aufgaben des Unternehmens, von der Verwaltung der Kunden- und Lieferantenadressen über die Ausgangskorrespondenz, Wiedervorlage und Historie bis hin zur Rechnungsein- und ausgangsverwaltung über Tao Faktura abgewickelt werden können. Mit dem System erzeugt und verwaltet Sign & Design Angebote, Aufträge und Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften, stellt sie übersichtlich dar und bereitet sie für die Weiterverarbeitung vor. Die Software deckt darüber hinaus die IT-Abwicklung der Zahlungseingänge und das Mahnwesen sowie der Vermietungen und die zugehörige Statistik ab und ist nicht zuletzt mit einer FiBu-Schnittstelle ausgestattet.

Doch das Herzstück des Sign & Design-Systems sind jene acht iPads mit der darauf installierten FileMaker-Go-Lösung, die die Arbeitsgrundlage der Fahrer bilden. „Diese mobilen Geräte mit der iOS-Lösung haben die Arbeitsweise im Haus wirklich revolutioniert“, betont Bergh „Dank FileMaker Go sparen unsere Fahrer mindestens zehn Minuten Arbeitszeit beim Aufstellen der Schilder, da ja nichts mehr aufwendig in die schriftlichen Akten eingetragen oder der Fotoapparat gezückt werden muss. Bei fast 5.000 Schildern, die derzeit im Einsatz sind, summieren sich jene zehn Minuten auf eine gewaltige Größe.“ Kein Wunder, dass der Kunde rundum zufrieden ist. Denn so kann er noch mehr Energie in das stecken, wofür er bekannt ist: „Kreative Schilder, die Zeichen setzen.“

Kunde

Sign & Design GmbH
www.wir-setzen-zeichen.de

Entwickler

TAO SOLUTIONS
www.tao-solutions.de

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