Somerset Emergency Volunteers

„Dank FileMaker können wir uns auf das konzentrieren, was uns wichtig ist: rausfahren zu den Familien, die unsere Hilfe dringend benötigen." Als die Flut zurückging, fing die Arbeit erst richtig an. Mit FileMaker war ein kleines Kernteam an freiwilligen Helfern in der Lage, diese Aufgabe zu leiten und unserer Gemeinschaft die bestmögliche Unterstützung zukommen zu lassen." - Paula Blight, Chief Executive, Mendip Community Support

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FileMaker verschaffte den freiwilligen Fluthelfern von Somerset zwei Tage extra pro Woche, um direkt mit anzupacken

Ein schnell implementiertes System verschaffte Helfern aus dem Büro Freiraum und vereinfachte die Abwicklung von Versicherungsfällen für die Anwohner

Überblick

  • FileMaker wurde eingesetzt, um die Wiederaufbaubemühungen nach der Flut in der Ebene von Somerset zu managen.

Branche

  • Gemeinnützige Organisation

Lösung

  • Das FileMaker-System wurde in nur zwei Wochen entwickelt, um die Aktivitäten der freiwilligen Helfer zu managen und den Versicherungsstatus der Bevölkerung zu verwalten.

Vorteile

  • Die freiwilligen Helfer hatten jetzt zwei zusätzliche Tage pro Woche, um mit anzupacken, und konnten zwischen den Betroffenen, die ihre Wohnungen nicht mehr nutzen konnten, und den Versicherungen vermitteln.
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Nach der verheerenden Flutkatastrophe Weihnachten 2013 in der britischen Grafschaft Somerset stellten sich örtliche Wohlfahrtsverbände und freiwillige Helfer der Herausforderung, die Aufräumarbeiten selbst in die Hand zu nehmen. Menschen aus allen Gesellschaftsschichten halfen gemeinsam, die örtliche Gemeinde wiederaufzubauen. Das Kernteam aus freiwilligen Helfern und gemeinnützigen Organisationen sah sich aber mit einer riesigen Aufgabe konfrontiert, die nach dem Ablaufen des Wassers nur noch größer zu werden schien.

Jetzt können wir als hilfreicher Mittelsmann bei Versicherungsangelegenheiten für die örtliche Bevölkerung fungieren, schließlich sind diese bürokratischen Vorgänge mit die Ursache für den meisten Ärger in Zeiten wie diesen. Der einfache Zugang und die Sicherheit der bei uns gespeicherten Daten bedeutete, dass wir Familien versichern konnten, dass man sich ihrer Probleme präzise und effizient annehmen würde. Das ist wirklich unschätzbar wichtig, wenn man so viel von dem verloren hat, was einem lieb und teuer war.

— – Sadie Foster, Assistant Operations Manager, Somerset Emergency Volunteers
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Die Herausforderung

Hilfsbedarf und Hilfsbereitschaft waren gleichermaßen immens. Als die Flut kam, engagierten sich die Menschen unmittelbar für die Linderung der Not und über 2.000 Menschen halfen bei den Aufräumarbeiten. Nach den anfänglichen Arbeiten galt es jedoch, ein Wiederinstandsetzungsvorhaben umzusetzen.

Die gemeinnützigen Organisationen, die South Somerset Association for Voluntary and Community Action (SSVCA) und Mendip Community Support (MCS) wurden erst spät zusammen mit den Somerset Emergency Volunteers im März ins Boot geholt. Zu dieser Zeit galt es bereits, eine wahre Aufholjagd zu bestreiten. Das Hauptquartier hatte keine Stromversorgung und die Erfassung der Maßnahmen erfolgte rein auf Papier, so dass sich die Formulare stapelweise auftürmten.

Unterschiedlichste Probleme entstanden um das kleine Kernteam herum, die ein solch großes Vorhaben rein auf Papier unter Kontrolle bringen sollten. Hauptsächlich erwies es sich als schwierig festzuhalten, welche Maßnahmen abgeschlossen und welche Maßnahmen noch zu unternehmen waren. Für die Versicherung ist es wichtig, die Arbeiten aufzuzeichnen, die unternommen wurden, um die Flutschäden zu beseitigen. Da eine derart große Zahl an Familien auf ein ständiges Team von circa 30 Personen setzte, war es sehr zeitraubend, die benötigten Informationen bei Bedarf auch abrufen zu können.

Das Gleiche galt für die Protokollierung der Aktivitäten der freiwilligen Helfer. Die Helfer trugen sich schriftlich ein. In der unmittelbaren Eile erwies es sich als echte Herausforderung nachzuvollziehen, wer geholfen hatte. Doch das ist wesentlich für die Organisation, um sich gegen Personenschäden zu versichern.

Diese ganzen Arbeiten waren jedoch nicht nur zeitintensiv und aufreibend – manche Teammitglieder arbeiteten bis zu 15 Stunden am Tag an sieben Tagen die Woche –, es bedeutete auch, dass wichtige Aufzeichnungen einfach verloren gehen oder vernichtet werden konnten. Der Bedarf für eine maßgeschneiderte App war offensichtlich. Nachdem verschiedene Unternehmen angefragt wurden, erhielt man jedoch die Auskunft, dass es 9-12 Monate dauern würde, um ein System aufzubauen, das den Anforderungen des Projekts gerecht werden würde. Solch ein Zeitrahmen stellte einfach keine gangbare Lösung dar.

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Lösung

Mit der Aussicht auf eine derart lange Wartezeit für eine Lösung wendete sich Mendip Community Support an FileMaker. Der ortsansässige Entwickler Martin Bridges arbeitete mit dem Team zwei Wochen lang am Aufbau eines Systems, verschaffte den Organisationen so wichtige Zeit und ermöglichte eine erheblich bessere Nutzung der Arbeitskraft der freiwilligen Helfer.

Eine maßgeschneiderte App wurde aufgebaut, die unter anderem Dateneingabe, -speicherung und -abfrage nach Bedarf ermöglichte, die Aktivitäten der Helfer nachvollzog und den Versicherungsstatus der betroffenen Haushalte verwaltete. Entscheidend war, dass die App einfach erweitert und verfeinert werden konnte, da sich Informationen wie der Versicherungsstatus ständig ändern konnten.

Anstatt Papierformulare zu unterschreiben, wurden iPads in den Hauptquartieren der Organisationen eingerichtet, die mit FileMaker Go arbeiteten. Zu Beginn einer Schicht meldeten sich die Helfer einfach per iPad an und schon wurde ein Datensatz ihrer Arbeitszeit und ihrer Kontaktdaten angelegt und sogar die Wunschzeit für die Mittagspause abgefragt.

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Vorteile

Der Einsatz von FileMaker verschaffte den Helfern Zeit, um echte, praktische Hilfe vor Ort umzusetzen, anstatt stundenlang Formulare auszufüllen und an einen Schreibtisch gefesselt zu sein.

Durch den direkten Zugang auf die wichtigen Daten, die dank der Arbeit mit der FileMaker-Plattform zur Verfügung stehen, kann die Organisation jetzt als hilfreicher Mediator zwischen Versicherungen, Gutachtern und Betroffenen fungieren. Da das Team die Daten nach Bedarf abrufen und darstellen kann, können jetzt sowohl die Versicherungen als auch die betroffenen Familien auf dem Laufenden gehalten werden, wie viel Arbeit aufgewendet wurde und wie sich dies auf die Versicherung auswirkt. Sie können direkt Auskunft geben, ob ein Haus unterversichert, versichert oder gar nicht versichert ist. Das spielt eine wesentliche Rolle, wenn es darum geht, eine nervlich sehr aufreibende Zeit erträglicher zu gestalten. Da das Suchen in der App sehr einfach ist, lassen sich auch die Familien und Häuser leicht identifizieren, die am meisten Hilfe benötigen, so dass das Team das Möbellager für sie öffnen und ihnen gespendete Möbel als Ersatz für zerstörte Möbel zukommen lassen kann.

Hinsichtlich der Helfer selbst hat das Anmeldesystem auf FileMaker-Basis massiv Zeit eingespart. Vor Einführung des Systems hat ein Teammitglied vier von vierzehn Tagen damit verbracht, die Anmeldungen nachzuvollziehen. Jetzt können diese vier Tage sinnvoll in praktische Hilfe investiert werden, während sich die Helfer über das iPad anmelden. Das bedeutet zudem, dass die Helferdaten sicher gespeichert werden, so dass die Organisation einen Nachweis hat, wer wann gearbeitet hat. Wenn es um Versicherungsansprüche derjenigen geht, die sich bei dem Helfereinsatz eventuell verletzt haben, spielt das eine wichtige Rolle.

Zukunftsperspektive

Das in Somerset eingesetzte System dient als Entwurf für künftige Hilfseinsätze, ganz unabhängig von der Art der Katastrophe. Es gibt örtlichen Behörden und Hilfsorganisationen eine Vorlage an die Hand, die sich unmittelbar einsetzen lässt, wenn so ein Fall wieder eintritt. So kann eine Rettungsaktion auf einer soliden Grundlage starten, anstatt im Nachhinein eine Aufholjagd beginnen zu müssen.

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