Universitätsklinikum Essen

„Mit FileMaker können wir innerhalb kurzer Zeit kostengünstig spezifische Lösungen für unsere Klinik entwickeln, ohne dabei auf externe Entwickler zurückgreifen zu müssen. Diese Flexibilität, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit in punkto Datensicherheit und der Möglichkeit gleichzeitiger Zugriffe auf die Daten des Systems ermöglicht uns, unsere Prozesse ständig zu optimieren".
Andreas Sander, stellv. Leitung der Qualitätssicherung der Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie.

Hier weiß die eine Hand, was die andere tut

Überblick

  • Universitätsklinikum Essen sorgt mit maßgeschneiderter FileMaker-App für reibungslosen Informationsfluss auf und zwischen den Stationen der kardiovaskulären Chirurgie und sichert medizinische Qualität

Branche

  • Gesundheitswesen

Lösung

  • Die am Klinikum Essen selbst entwickelten Apps im Rahmen des VIIBS-Projektes sorgen dafür, dass aktuelle Informationen zuverlässig allen an den Prozessen beteiligten Mitarbeitern vorliegen, Missverständnisse und Fehlinformationen verhindert werden, sowie Störungen im Prozessablauf und Unzufriedenheit von Mitarbeitern minimiert werden.

Vorteile

  • Die maßgeschneiderten Apps im VIIBS-Projekt dienen der Qualitätssicherung und Prozessoptimierung auf und zwischen den Stationen. Die FileMaker-Apps sind über eine gesicherte Schnittstelle an das Krankenhaus-Informations-System (KIS) Medico angebunden - redundantes Erfassen von Informationen gehört der Vergangenheit an.
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Patientenfluss in einer operativen Klinik mit hohem Anteil an postoperativer intensivmedizinischer Versorgung (z.B. Herzchirurgie)
Die Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie ist Teil des Universitätsklinikums Essen. Jeden Monat behandeln und betreuen über 30 Ärztinnen und Ärzte mit rund 120 Krankenpfleger/innen über 150 Patienten auf den Intensivstationen. Das Spektrum der hochkomplexen Eingriffe reicht von operationsbedürftigen Herzerkrankungen inklusive Transplantation thorakaler Organe, Herz- und Lungen-Unterstützungssystemen bis hin zur Aortenchirurgie. Weitere Schwerpunkte sind die minimal-invasive Herzchirurgie, die kathetergestützte Herzklappenimplantation und die Herzrhythmuschirurgie. Im Verlauf ihrer Behandlung werden die Patienten in der Regel in den Tagen nach der OP von der Intensivstation über die Intermediate Care Station zur Normalstation verlegt. Um beispielsweise bei solchen Transfers für einen unkomplizierten, lückenlosen Informationsfluss zu sorgen, entwickelte man am Universitätsklinikum Essen mit FileMaker das Visual ICU (Intensive Care Unit) Information Broadcasting System, kurz VIIBS.

Organisatorische Aufgaben auf einer chirurgischen Intensivstation – in der Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie am Universitätsklinikum Essen sind es 27 Bettplätze auf zwei Intensivstationen plus 38 auf der Normalstation – wie Patientenaufnahme- und Verlegungsmanagement sowie Terminierung von Untersuchungen und Interventionen, erfordern einen hohen organisatorischen und kommunikativen Aufwand. Besonders auf den herzchirurgischen Stationen finden regelmäßig zahlreiche Patientenverlegungen und Interventionen statt, wobei ungeplante Akutereignisse oft kurzfristige Änderungen nötig machen. So müssen bei Notfällen häufig Patienten kurzfristig von einer Station auf die andere verlegt werden.

Aufgrund der Tatsache, dass an diesen Prozessen viele Personen unterschiedlicher Fachbereiche beteiligt sind, ist die Gefahr hoch, dass die Beteiligten die Informationen nicht rechtzeitig erhalten, Missverständnisse entstehen, Fehlinformationen verbreitet werden oder Änderungen im Ablauf die betreffenden Mitarbeiter nicht rechtzeitig erreichen.

Dank der FileMaker-App sind die involvierten Mitarbeiter jederzeit im Bilde darüber, wie der Zustand einzelner Patienten ist oder wie die Belegung der Stationen geplant ist. Das bisher übliche Telefonieren zwischen allen bei einer Notfall-Verlegung involvierten Personen und die damit verbundenen Störungen im Informationsfluss haben sich deutlich reduziert. Ein Blick auf den Monitor genügt und alle sind über die Verlegungs- und Aufnahmeprozesse der Stationen im Bilde.

— Andreas Sander, stellv. Leitung der Qualitätssicherung der Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie.
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Ärzte und Pflegepersonal können sich dank der FileMaker-App auf jeder Station zentral über Patientenverlegungen- und -neuaufnahmen, geplante Untersuchungen, Interventionen, OPs sowie allgemeine Stationsthemen informieren.

VIIBS – mit moderner Technologie Transparenz schaffen und bewährte Prozesse optimieren

„Unsere Patienten verweilen durchschnittlich eine Woche in unserem Haus. In diesem Zeitfenster wechseln die Patienten in der Regel bis zu fünf Mal den Funktionsbereich. Außerdem finden täglich drei Schichtwechsel des medizinischen Personals statt, wobei es auch zu Missverständnissen und Fehlinformationen kommen kann. Hinzu kommen die nicht planbaren Notfälle, die häufig spontane Verlegungen von Patienten zwischen den drei Stationen nötig machen. Die Situation verändert sich ständig und fordert von den Mitarbeitern einen kontinuierlichen Austausch", weiß Dr. Fabian Dusse, Oberarzt der Intensivstation, Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie am Universitätsklinikum Essen zu berichten. „Diese Schwachstelle wollten wir im Sinne der Qualitätssicherung und Prozessoptimierung ausmerzen und haben 2014 das VIIBS-Projekt initiiert". Ziel des Projektes ist es, aktuelle Informationen zuverlässig allen an den Prozessen beteiligten Mitarbeitern zu präsentieren, Missverständnisse und Fehlinformationen zu verhindern, sowie Störungen im Prozessablauf und Unzufriedenheit von Mitarbeitern zu minimieren.

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Dank der maßgeschneiderten App VIBBS sind die Prozesse transparent und optimiert. Über die Client-Monitore auf den Stationen sind alle Mitarbeiter immer im Bilde über die aktuelle Be- und Verlegungssituation.

VIIBS - mit maßgeschneiderter FileMaker-App effizient und ans KIS angebunden

Gleichzeitig sollte VIIBS ein modernes, innovatives System zur besseren Strukturierung von Routineprozessen darstellen. Hierzu wurden – unter wissenschaftlicher Begleitung durch das Institut für Klinische Psychologie und Verhaltensimmunologie – vor der Einführung von VIIBS Fragebögen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgegeben, deren Ergebnisse mit späteren Befragungen verglichen werden.

Nach einer gründlichen Analyse der kommunikativen Prozesse auf den Stationen stellte sich schnell heraus, dass eine interaktive Lösung mehr Möglichkeiten bietet als eine reine Anzeige von Mitteilungen, ohne dabei Arbeitsabläufe negativ zu beeinflussen.

Software-seitig wurde das Projekt in FileMaker realisiert. Die FileMaker-Plattform ist bereits seit 2010 bewährtes und geschätztes Instrument in der Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie, wenn es darum geht, Prozesse zu optimieren, zu steuern und Qualität zu sichern. „Mit FileMaker können wir innerhalb kurzer Zeit kostengünstig spezifische Lösungen für unsere Klinik entwickeln, ohne dabei auf externe Entwickler zurückgreifen zu müssen. Diese Flexibilität, gepaart mit hoher Zuverlässigkeit in punkto Datensicherheit und der Möglichkeit gleichzeitiger Zugriffe auf die Daten des Systems ermöglicht uns, unsere Prozesse ständig zu optimieren", erläutert Andreas Sander, stellv. Leitung der Qualitätssicherung der Klinik für Thorax- und Kardiovaskuläre Chirurgie.

Selbstverständlich handelt es sich nicht um eine Insel-Lösung, die FileMaker-Apps sind über eine gesicherte Schnittstelle an das Krankenhaus-Informations-System (KIS) Medico angebunden.

Zentral, interaktiv und überall auf einen Blick

Die beiden Intensivstationen und die Normalstation sind mit 40"-Touchscreen-Monitoren und dahinter verborgenen Mini-PCs an zentraler Stelle – für Besucher und Patienten nicht einsehbar – installiert und mit LAN oder WLAN verbunden. Speziell geschulte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie zum Beispiel Oberärzte, Pflegeleitungen oder die Mitarbeiter/innen des Case Managements, können von ihren PCs oder iPads in FileMaker Informationen über aktuelle Prozesse auf den Monitoren der Stationen veröffentlichen. Angezeigt werden können beispielsweise Patientenverlegungen- und -neuaufnahmen, sowohl von bzw. nach intern und extern, geplante Untersuchungen, Interventionen, OPs sowie allgemeine Stationsinformationen über Fortbildungsveranstaltungen etc.

Über die Touch-Funktion der Monitore können die Mitarbeiter auf den Stationen die Meldungen bestätigen oder stornieren, sich detailliertere Informationen beispielsweise zum Zustand einzelner Patienten anzeigen lassen und auch Zeitpunkte für geplante Verlegungen oder Untersuchungen. festsetzen. Weiterhin können auch allgemeine klinikweite Informationen, wie interne Telefonbücher oder der Geländeplan aufgerufen werden. „Die Kolleginnen und Kollegen haben sich schnell mit dem System angefreundet. Die Prozesse laufen deutlich kontrollierter ab. Dank der FileMaker-Lösung sind die involvierten Mitarbeiter jederzeit im Bilde darüber, wie der Zustand einzelner Patienten ist oder wie die Belegung der Stationen geplant ist. Das bisher übliche Telefonieren zwischen allen bei einer Notfall-Verlegung involvierten Personen und die damit verbundenen Störungen im Informationsfluss haben sich deutlich reduziert. Ein Blick auf den Monitor genügt und alle sind über die Verlegungs- und Aufnahmeprozesse der Stationen im Bilde." Die rechte Hand weiß nun, was die linke tut – so bleibt der Kopf frei, um sich um die Patienten zu kümmern.

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www.uniklinikum-essen.de

 

 

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