Universitätszahnklinik Wien

„Das iPortal erweist uns große Dienste und verkürzt viele Wege. Früher waren für die Beschaffungsprozesse diverse E-Mails oder Telefonate nötig alles nahm deutlich mehr Zeit in Anspruch." Marcel Stepan, IT-Leiter der Universitätszahnklinik Wien

Universitätszahnklinik Wien setzt auf moderne Verwaltung mit iPad und maßgeschneiderter App auf der FileMaker-Plattform

Deutlich schlankere Prozesse sparen Zeit- und Personalkosten

Überblick

  • In der Unizahnklinik werden Patienten zahnmedizinisch versorgt, Behandlungen und radiologische Diagnosen durchgeführt. Zusätzlich stehen die Ausbildung von Studierenden der Zahnmedizin und die Forschung im Mittelpunkt des universitären Kompetenzzentrums.

Branche

  • Gesundheitswesen

Lösung

  • Die Universitätszahnklinik Wien implementierte das sogenannte iPortal - eine schlanken iOS-Plattform mit Zugriff über iPad - zur Sicherstellung der Versorgungsprozesse im Klinikum. Über die neue Datendrehscheibe werden Material, Hard- und Software-Wartung bis hin zur Organisation der Diensteinsatzpläne organisiert.

Vorteile

  • Die Prozesse sind deutlich schlanker, transparenter und effizienter geworden.
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Das iPortal hält sämtliche Informationen zum Inventar zentral vor. Es ermöglicht autorisierten Mitarbeitern der Abteilungen direkte Beschaffungsaufträge zu erteilen.
Die Bernhard Gottlieb Universitätszahnklinik (kurz Unizahnklinik), Tochtergesellschaft der Medizinischen Universität Wien, beschäftigt rund 300 Mitarbeiter, davon 150 Ärzte und Ärztinnen. Jährlich werden in diesem modernen wissenschaftlichen Leistungszentrum rund 25.000 Patienten zahnmedizinisch versorgt, rund 100.000 Behandlungen und 20.000 radiologische Diagnosen durchgeführt. Neben der Behandlung von Patienten stehen die Ausbildung von Studierenden der Zahnmedizin und die Forschung im Mittelpunkt des universitären Kompetenzzentrums.

Damit hier alles rund läuft, also die Patienten optimal versorgt werden können und der Lehr- und Forschungsbetrieb reibungslos erfolgen kann, entwickelte die Verwaltung der Klinik gemeinsam mit dem langjährigen FileMaker-FBA-Platinum-Mitglied Robert Zimmel ein Portal auf Basis von FileMaker.

Wer einmal in Wien war und sie gesehen hat, wird es bestätigen: Die Universitätszahnklinik Wien ist beeindruckend. Tradition und Moderne treffen hier in gewaltigen Dimensionen aufeinander. Der im 18. Jahrhundert erstellte Altbau wurde in den letzten Jahren im Zuge der Sanierung um einen 9800 qm großen Neubau erweitert und beide zusammen bieten viel lichtdurchfluteten Raum für zahnmedizinische Behandlung, Radiologie und Forschung. Rund 100 Behandlungseinheiten finden hier Platz, allesamt ausgestattet mit neuester zahnmedizinischer Technik , sechs modern ausgerüstete Seminarräume, die durch mobile Trennwände zu drei großen Räumen umgebaut werden können, der 200 Zuhörer fassende Hörsaal, die Vorklinik mit 40 modernen Übungseinheiten inklusive Phantomköpfen für die Studierenden, der große Zahntechniksaal mit 40 Zahntechniktischen und entsprechenden Bildschirmen sowie die mit 14 EDV-Arbeitsplätzen ausgestattete Bibliothek. Technik die gewartet und verwaltet werden will.

In unserem iPortal, der neuen zentralen Datendrehscheibe, stecken jede Menge Möglichkeiten, und wir sind gerade erst am Anfang, diese auszuschöpfen.

— Marcel Stepan, IT-Leiter der Universitätszahnklinik Wien
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Personenbezogene Daten wie Zugangsberechtigungen, Rechte, Chipkarten, etc. werden im iPortal zentral verwaltet.

Moderne Klinik – moderne IT-Strukturen

Modern sind an der Zahnklinik Wien jedoch nicht nur Architektur und Ausstattung. Auch die Verwaltung, die sich als Dienstleister für das eigene Personal, Patienten und Studierende sieht, stellt hohe Ansprüche an moderne Professionalität und arbeitet erfolgreich an der Optimierung der Verwaltungsprozesse. „Wir sorgen dafür, dass die Zahnklinik ihren primären Aufgaben Patientenbehandlung sowie Forschung und Lehre nachgehen kann und sich die Mitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren können“, schildert Benedikt Wildner, Verwaltungsleiter der Unizahnklinik die Rolle der Verwaltung. „Kurz und knapp: Wir kümmern uns darum, dass hier alles seinen reibungslosen Gang nehmen kann“. Materialeinkauf, Wäscheversorgung, EDV, Buchhaltung und nicht zuletzt die Personalverwaltung oder die Zentralaufnahme müssen perfekt organisiert sein, damit es im Betrieb nicht holpert. „Übersetzt heißt dies: Der Erfolg hängt stark davon ab, wie die Versorgungsprozesse im Klinikum laufen. Nur wenn das benötigte Material zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle ist, Hard- und Software optimal gewartet und Diensteinsatzpläne flexibel organisiert sind, um nur einige Beispiele zu nennen, können Forschung, Lehre und medizinische Versorgung reibungslos durchgeführt werden.“ Um hier möglichst optimal agieren zu können, hat sich die Unizahnklinik vor einiger Zeit für die Modernisierung der IT-Strukturen entschieden und setzt beim sogenannten iPortal auf eine schlanke iOS-Plattform mit Zugriff über iPad.

iPortal: FileMaker-Datendrehscheibe macht Informationen gezielt verfügbar und fungiert als zentrale Steuerung

Welcher Mitarbeiter arbeitet an welchem Arbeitsplatz? Haben wir in Raum 27 noch genug Toner für den Drucker? Ist der Rechner in Behandlungseinheit 13 wieder einsatzfähig? Wie viele Urlaubstage hat Dr. Mayer noch in diesem Jahr? Wer darf durch welche Tür marschieren? Antworten auf diese Fragen fanden sich bisher in verschiedenen Systemen. Neben den unterschiedlichsten Excel-Listen gibt es eine MySQL-Datenbank in der Beschaffungsabteilung, eine Intranetlösung in der Personalabteilung, eine MySQL-Lösung im Facility Management, das SyBase-basierende Krankenhaus-Informations-System (KIS) inkl. Oracle-Datenbank zur Patienten- und Mitarbeiterverwaltung, sowie das Active Directory zur Verwaltung der Nutzerrechte der Mitarbeiter an den IT-Systemen.

Übersichtlicher, leichter in der Handhabung und von großem Nutzen auch für das Controlling wäre eine Lösung, die all diese Systeme einerseits zusammenbringt, andererseits verwaltet. „Mit dieser Anforderung trat Benedikt Wildner an uns heran", erinnert sich Robert Zimmel, Geschäftsführer von Zimmel & Partner und langjähriger FileMaker-Entwickler. „Die Lösung kristallisierte sich schnell heraus: Die Informationen sollten unter einer zentralen Oberfläche gebündelt und abrufbar sein, bei gleichzeitiger zentraler Verwaltung der anderen Systeme. Unterschiedlichen Benutzergruppen sollten jeweils unterschiedliche Nutzungs- und Einsichtsrechte erhalten, beispielsweise dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre eigenen Profile einsehen und teilweise aktualisieren oder Bestellungen für den jeweiligen Arbeitsplatz oder Behandlungsraum zentral aufgeben können. Andererseits sollten Ärzte die Möglichkeit haben, ihre Einsatzplanung zentral durchzuführen und hierbei direkt die Terminkalender ihrer Mitarbeiter einzusehen", beschreibt Zimmel weiter. Heraus kam das sogenannte iPortal: eine maßgeschneiderte App auf Basis der FileMaker-Plattform im gemischten Windows-Mac-Netzwerk, die iOS-fähig ist, das heißt auch über mobile Endgeräte wie iPhone oder iPad genutzt werden kann.

„Das iPortal erweist uns große Dienste und verkürzt viele Wege. Beschließt ein Fachbereich beispielsweise, dass ein Mitarbeiter ein neues Telefon benötigt, so wird der Bedarf direkt im iPortal erfasst, von der Personalabteilung geprüft und freigegeben. Die IT- und Beschaffungsabteilung erfährt dies automatisch über das iPortal, kann das Gerät direkt bereitstellen und die entsprechenden Rechte einräumen sowie über das iPortal im Active Directory verwalten. Ähnlich ist der Prozess auch bei der Einräumung der Zutrittsberechtigungen und Schlüssel für die unterschiedlichen Klinikbereiche. Früher waren hierfür diverse E-Mails oder Telefonate nötig alles nahm deutlich mehr Zeit in Anspruch", erläutert Marcel Stepan, IT-Leiter der Universitätszahnklinik.

IT-Support schnell und effizient dank iPad und FileMaker Go

Die technische Ausstattung der Klinik ist beeindruckend – will jedoch auch entsprechend gewartet und gepflegt sein. Um hier schnell und unkompliziert agieren zu können, haben Zimmel und Partner auf ein probates Mittel zurück gegriffen. Sämtliches Inventar wird über QR-Codes, jener kleinen binären quadratischen Matrix aus schwarzen und weißen Punkten, die wir beispielsweise von Online-Bahntickets her kennen, erfasst, und kann so eindeutig den jeweiligen Räumen und den hier beschäftigten Mitarbeitern zugeordnet werden. Tritt ein Problemfall ein, erfährt es der IT-Support über das iPortal und kann an seinem iPad sofort einsehen, welche technischen Gegebenheiten ihn vor Ort erwarten. So ist er in der Lage, seinen Einsatz – ohne Zettelwirtschaft – entsprechend vorzubereiten und durchzuführen. Auf diese Art und Weise kann einerseits schnell reagiert werden, andererseits können Kosten für Materialverbrauch, Amortisation, IT-Support etc. den entsprechenden Mitarbeitern, Abteilungen und Kostenstellen genau zugeordnet werden. So lassen sich Wirtschaftlichkeitsberechnungen detaillierter aufstellen und exakte Kennzahlen für das Controlling gewinnen.

„In unserem iPortal stecken jede Menge Möglichkeiten, und wir sind gerade erst am Anfang, diese auszuschöpfen", äußert sich Marcel Stepan begeistert über die neue zentrale Datendrehscheibe an der Wiener Universitätszahnklinik.

Kundenkontakt:

Universitätszahnklinik Wien

https://www.unizahnklinik-wien.at/de/

 

Entwicklerkontakt:

Zimmel & Partner GmbH

http://zimmel-partner.at/

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