ZDF - Zweites Deutsches Fernsehen

Virtueller Projektleiter auf FileMaker Basis unterstützt bei der Produktion des Designs einer Sendung.

Überblick

  • Zweites Deutsches Fernsehen nutzt FileMaker zur Sendungsvorbereitung im Bereich Corporate Design

Branche

  • Medien. Seit 1961 unterhält und informiert das ZDF Deutschlands Haushalte.

Lösung

  • Die von der Denkform GmbH entwickelte FileMaker Datenbank unterstützt die Mitarbeiter bei der Aufgabenverteilung und Projektorganisation und ist für den Bereich Corporate Design ein unverzichtbarer Helfer für das Dateimanagement.

Vorteile

  • Die Mitarbeiter der Abteilung sehen auf einen Blick, welche Datei aktuell ist, von wem sie bearbeitet wurde und welche Projektschritte es als nächstes zu tun gibt.

FileMaker im ZDF – ein Programm für das Programm

Virtueller Projektleiter unterstützt bei der Produktion des Designs einer Sendung

Bevor Markus Lanz für seine Sendung die Bühne betritt, gibt es für das ZDF viel zu tun: Stühle wollen aufgestellt, ZDF-Logos platziert, Anrufe getätigt und Gespräche koordiniert werden. Die Herausforderung: Diese Vorgänge finden rein virtuell statt.

Vor jeder Sendung stehen Dutzende von Aufgaben an, die verteilt und organisiert werden müssen. Jede Übertragung ist ein langfristiges Projekt, jedes Projekt ein Sammelwerk aus vielen Meilensteinen. Auch die Mitarbeiter aus dem Corporate Design haben viel zu tun, bevor alle notwendigen Punkte aufeinander abgestimmt und abgewickelt sind. Um diese komplexe Tätigkeit optimal ausführen zu können, steht ihnen dabei eine Software auf Basis von FileMaker zur Verfügung, die ihre Arbeit für die jeweilige Sendung mit ihren vielfältigen Aufgaben unterstützt.

Als virtueller Assistent hilft sie dem zuständigen Personal unter anderem bei der Aufgabenverteilung. So kann der Projektmanager mit der Lösung am Computer Aufgabenzettel erstellen, die über die Software verteilt oder automatisch weitergeleitet werden können. Auch bei der Organisation des von den Projektmitarbeitern zu bewältigenden Schriftverkehrs kann das Programm unterstützend wirken. Es sammelt die von Kollegen eingebrachten Dokumente und koordiniert sie. Es terminiert die für die Planung der jeweiligen Sendung erforderlichen Schritte und signalisiert, wenn einer fehlt. Und so ist es in der Lage, jedes Projekt von dessen Anfang bis zu seinem Abschluss zu begleiten. „Natürlich kann das Programm die eingepflegten oder angelegten Dokumente nicht bewerten. Das muss nach wie vor der Projektmanager machen“, erklärt Thorsten Seliger, Prokurist des Systemhauses Denkform GmbH, das die ZDF-Lösung auf der Grundlage von FileMaker Pro, FileMaker Server und Apple Macintosh-Rechnern entwickelt hat. Doch die Projektmanager nutzen die virtuelle Hilfe gerne. Schließlich müssen sie vor jeder Sendung eine Reihe komplexer Herausforderungen bewältigen und aufeinander abstimmen. Die Software hilft ihnen dabei, Ordnung in den Projektablauf zu bringen und trägt zudem als virtuelles Hilfsprogramm dazu dabei, dass keine Einzelschritte mehr vergessen werden können.

Gut strukturiert: Ist-Analyse, Soll-Analyse, Entwicklung

Einer Ist-Analyse folgte ein Workshop, in dem Denkform zusammen mit den Projektverantwortlichen des Corporate Design die Bedürfnisse hinsichtlich einer idealen Softwareunterstützung erarbeitete. Im zweiten Schritt unterteilten die Spezialisten das Ergebnis in Nice-to-have-Punkte und in Must-haves. Das Fazit bildete die Grundlage für ein Pflichtenheft, über das die Brüder Seliger nach einem Datenbanksystem forschten, das verschiedene Medien öffnen und verwalten kann und darüberhinaus auch alle restlichen Anforderungen abdeckt.

„Keine der fertigen Lösungen, die wir damals gefunden haben, hat 100 Prozent der Anforderungen erfüllt, das Maximum waren 60 Prozent. Immerhin musste mit der Software auch ZDF-interne Anforderungen erfüllt werden, die zwangsläufig nicht in den Standardsystemen enthalten waren. Irgendwann sei dann die Idee aufgekommen, eine Individuallösung auf Basis von FileMaker zu konzipieren. FileMaker deshalb, weil es die maßgenaue, schelle Anpassung der Datenbank ermöglicht, und genau das haben wir getan.“

- Thorsten Seliger, Prokurist, Denkform GmbH

Vom Anfang bis zur Übertragung: FileMaker Datenbank begleitet jedes Projekt

Die Programmierung dieses Systems dauerte lediglich drei Monate, wobei in dieser Zeit auch das Userinterface der Software mit den Vorstellungen der Corporate Designer abgestimmt wurde. Rund neun weitere Monate vergingen, bis die Beta-Version schließlich online gehen durfte.

Je nach Berechtigungsprofil präsentiert die neue Datenbank eine Übersicht mit den aktuellen Projekten und Aufgaben, sowie deren Dringlichkeit. Der gesamte Datenfluss wird in dieser zentralen Software gehalten und ermöglicht somit einen Überblick über das ganze Projekt samt Informationen, und mit wenigen Aktionen.

Mit der Funktion „Quicklook“ im Mac OS X Betriebsystem können die Mitarbeiter sämtliche im Programm abgelegten Dokumente zunächst als Vorschau ansehen, ohne sie öffnen zu müssen. Auf Knopfdruck können sie aber auch die Daten genauer ansehen und feststellen, wer was zuletzt an dem Projekt gemacht hat. Sie können selbst Dateien ablegen und damit weitere, neue Elemente einfügen, die vom Programm im Anschluss entsprechend dem neuesten Stand organisiert werden.

So können sie jedes Projekt mit Software-Unterstützung Schritt für Schritt abwickeln – bis es dann zur Sendung kommt.

Kunde

ZDF
www.zdf.de

Entwickler

Denkform GmbH
www.denkform.net

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