"Jeg har 12 erfarne bookere her i bureauet, der har prøvet mange andre IT-systemer, og de roser systemet til skyerne. Vi er simpelthen enige om, at det her er det bedste bookingsystem, vi nogensinde har set."
Sådan lyder det, når man spørger direktøren for Unique Models Jacqueline Friis Mikkelsen, om hendes nye bookingsystem er tilfredsstillende. Hun har selv 25 års erfaring med bookingsystemer er nu direktør for Danmarks største modelbureau.
Bookere står for fakturering
Systemet er blevet en realitet takket være CODEO A/S, der blev kontaktet af Unique Models, fordi bureauet havde store problemer med at få overblikket over især økonomi og rapportering.
"Vi har 12 ansatte, der booker modeller, og de færdigfakturerer selv slutkunden. Det giver vores ansatte et bedre overblik over økonomien i samarbejdet og dermed også en bedre rådgivning," forklarer hun.
Optimering kræver overblik
Men arbejdsformen kan gøre det svært for ledelsen at få et samlet overblik. Derfor skal bookingsystemet kunne rapportere oplysningerne. Det kunne den gamle løsning ikke, og Jacqueline Friis Mikkelsen måtte gøre noget.
"I krisetider er det særligt vigtigt optimere forretningen på et meget præcist grundlag, så da jeg havde hørt, at CODEO havde et særdeles godt omdømme, valgte jeg at kontakte dem," siger direktøren, der stillede en række krav til rapporterne i et fremtidigt system. Såsom hvilken type model, der efterspørges mest, hvem der har de vigtigste kontakter, hvilke kunder eller projekter er på vej ind eller ud? Og meget, meget andet …
CODEO skulle derfor skabe et system til booking, der kunne skabe overblik og rapportere på stort set alle data. Og den vare har Jaqueline Friis Mikkelsen fået i dag.
Rapporter på alle data
"Det stærke ved FileMaker systemet er, at jeg kan pege på et hvilket som helst stykke data, og så giver systemet mig en rapport. Der er faktisk slet ikke grænser, og det er helt enestående," siger direktøren, der ikke bruger ret meget tid på oplæring.
"Det er meget intuitivt opbygget, fordi vi selv har været dybt involveret i at udvikle systemet, så det passer til vores dagligdag. Nye medarbejdere kommer derfor hurtigt i gang her i bureauet," siger hun.
Modellering fantastisk
At det hele er endt med at blive så brugervenligt skyldes blandt andet, at CODEO brugte rigtigt meget tid på planlægningen og afdækning af behov, inden den egentlige udvikling gik i gang.
"De forberedende møder fylder mest i min bevidsthed og i min kalender. CODEO ville have alle detaljer på bordet, så vi holdt møder over flere måneder," fortæller direktøren.
Men pludselig var det hele på plads, og parterne aftalte en pris og en tidsplan. Udviklingsforløbet tog derefter kun ca. to måneder, og det husker Jacqueline Friis Mikkelsen som en meget behagelig periode, fordi modelbureauet havde set prototyper, og der derfor ikke var så meget, der kunne gå galt. Den daglige kontakt til CODEO under udviklingen kunne hun derfor overlade til en medarbejder, der kunne køre dialogen uden hendes daglige medvirken.
"Det var jo mest tilpasning af detaljer og tests," siger direktøren, der glæder sig over, at både pris og tidsplan blev overholdt uden diskussioner.
Udviklingsmetoden med at lave et solidt forarbejde er meget typisk for FileMaker udviklere, der som projektleder hos CODEO Claus Lavendt altid arbejder på den måde:
"Jeg har udviklet virksomhedsløsninger i FileMaker i mange år, og erfaringen viser, at des bedre vi sætter os ind i virksomhedens rutiner og præcise branchebehov, og des bedre vi gennemgår rutinerne ude hos kunden – des bedre kan vi finde ud af, hvordan der skal omlægges, og hvad der skal bestå. Og med det udgangspunkt kan vi lave et optimalt system med en udviklingstid, der bliver kortere, end hvis man bare går i gang. Samtidig reducerer vi de frustrationer, der kendes fra typisk ERP implementering."
Integration til alt
I dag har Unique Models et af branchens bedste bookingsystemer, der integrerer alt vedrørende ordrerne. Uanset om det gælder kontrakter, dokumenter, rejsebilag eller andet – så kan man se det hele på kunden og på ordren.
"Vi har alle fået et bedre overblik over, hvad vi selv og kollegerne laver. Og snart kommer vi oven i købet til at integrere direkte ind i vores C5-regnskabssystem, så man hurtigt kan se, om kunden har restancer og direkte sende oplysninger af sted til regnskabsfolk og revisorer," fortæller hun.
Intet er umuligt
Og står det til direktøren, så slutter eventyret ikke her.
"Det skønne ved FileMaker er jo, at det er så smidigt. Derfor siger CODEO jo aldrig nej til noget, men har i hele forløbet fortalt, hvilke ting, vi kunne bygge på senere. Vi skal jo ikke udvikle det hele på én gang, men vi glæder os over, at alle muligheder står åbne."
