Aldeatour

"Gracias a FileMaker ahora podemos dedicar más tiempo a encontrar los mejores establecimientos para nuestros clientes, siempre al mejor precio, y por supuesto, a vender nuestros productos. Hemos pasado de gestionar más a vender más."
Carlos Díaz Izquierdo, socio fundador y director de Aldeatour Incentiva

Acorn Rentals Video

Las mejores ofertas con FileMaker

Aldeatour es la agencia de viajes minorista del Grupo Incentiva, una de las empresas españolas con más experiencia en el desarrollo de incentivos y promociones centradas en viajes y ocios. Aldeatour es responsable del diseño y la gestión de los servicios ofrecidos a sus clientes, en su mayoría empresas que adquieren bonos como incentivos a empleados y promociones a clientes.

Aldeatour dispone de una selección de más de 1.000 alojamientos y empresas de actividades de ocio, tanto en España como en otros países del resto de Europa, lo que se traduce en una oferta de bonos con más de 3.000 experiencias atractivas, únicas y diferentes para escoger. Con una trayectoria profesional de más de 12 años en el sector, garantizan un servicio de calidad acudiendo a cada zona rural para conocer los alojamientos y recursos disponibles para el turismo y seleccionando personalmente aquellos establecimientos que se adaptan a las necesidades habituales de sus clientes.

Entre sus clientes, cuentan con empresas de gran prestigio como La Caixa, Nestlé, Mapfre, Nivea, Polaroid, Catalunya Caixa, Seat, Microsoft o Pfizer, entre muchas otras.

El desafío del usuario

Cualquier persona que desee contratar actividades o alojamientos con Aldeatour puede hacer su reserva a través de las páginas web que pone Aldeatour a disposición de los usuarios: www.aldeatour.com y www.in-box.es, entre otras. A través de estas webs reciben las reservas de los clientes, cuyos datos irán a parar a una base de datos de MySQL. El inconveniente que les presentaba esta forma de gestión de las reservas es que toda la información que llegaba a MySQL tenía que volver a procesarse de forma manual en FileMaker, el software con el que organizaban calendarios, reservas, clientes, alojamientos, etc. El equipo de Aldeatour debía validar los bonos contratados, dar el alta en el sistema a los nuevos clientes, cursar los pedidos, etc. en la aplicación de FileMaker con la que ya trabajaban para la gestión de las reservas.

Esto suponía para los trabajadores una pérdida de tiempo y esfuerzos ya que estas tareas podían automatizarse fácilmente en FileMaker. Carlos Díaz Izquierdo, socio fundador y director de Aldeatour, explica cómo trabajaban en aquel momento:

Llegamos a un punto en el que la carga de trabajo provocada por la duplicidad de datos era insoportable.

Debido a que Aldeatour había realizado un desembolso importante en el diseño, producción e implementación de la web pero a la vez quería mantenerse fiel a FileMaker, encontraron una tercera alternativa. Siguieron con FileMaker pero lo integraron con la base de datos MySQL con la que ya contaban. Carlos Díaz Izquierdo revela cómo dieron con la solución perfecta:

Estudiando la documentación de FileMaker, vi una nueva posibilidad. Ésta consistía en conectar ambas bases de datos, lo que resolvía todos nuestros problemas.

La solución FileMaker

Para llevar a cabo la integración entre las bases de datos MySQL y FileMaker, Aldeatour necesitaba un desarrollador que pudiera ayudarles a gestionar todas las reservas que entraban a través de las páginas web directamente en FileMaker. Se pusieron en contacto con Lapcom, miembros FBA de la comunidad FileMaker, debido a la localización de la empresa en Madrid y a su proximidad geográfica con Aldeatour.

La solución consistió en un módulo intermedio entre la aplicación ya existente de FileMaker y la base de datos de MySQL en el que se recogían todas las reservas en línea y al que llamaron Pedidos web. Este nuevo módulo, desarrollado por Lapcom, permitió conectar FileMaker, en concreto la área de Pedidos web, con MySQL a través de los drivers ODBC de que dispone el software FileMaker. De esta forma, cada nueva reserva que llega a través de las páginas web de Aldeatour genera un registro en la base de datos de MySQL a la vez que otro nuevo registro en la solución Pedidos web de FileMaker. En cada registro ahora pueden encontrar toda la información de la reserva, como los datos del cliente, el alojamiento seleccionado, las fechas escogidas, entre otros muchos.

Gracias a la incorporación del módulo Pedidos web en FileMaker y a la integración de ambas bases de datos, ahora toda la información de las reservas se vuelca en la aplicación de gestión de FileMaker de forma automática y en tiempo real. Y lo mejor de todo es que evitan duplicar procesos innecesarios para llevar los datos de MySQL a FileMaker. ¡Esto es eficiencia! Para conseguirlo, también debieron hacerse algunas modificaciones en la aplicación de FileMaker, en tablas como Clientes, Pedidos, Alojamientos, entre otras. Además, Lapcom estableció una serie de filtros que ayudaría a Aldeatour para dar validez o rechazar los datos introducidos desde las páginas web de reserva. Así, evitan incorporar datos ficticios o erróneos en el programa de gestión para tramitar posteriormente la reserva.

Una vez han validado los pedidos y para finalizar el proceso de recepción y pasar a su tramitación con la aplicación de siempre en FileMaker, los agentes comerciales de Aldeatour sólo tienen que revisar los pedidos que han llegado de las webs directamente en FileMaker. Ahora sólo necesitan un único clic para pasar la información a la base de datos en FileMaker. Los procesos de validación que se han establecido les permiten comprobar en la tabla de Clientes de FileMaker si se trata de un nuevo cliente o, por lo contrario, ya está dado de alta en el sistema. Si no es así, FileMaker les da de alta de forma automática. Consiguen ahorrar tiempo y centrarse en las reservas válidas y verdaderas para la gestión habitual.

Beneficios desde la implementación

El primero y más importante beneficio que ha supuesto la implantación de esta solución en Aldeatour es la reducción del tiempo que necesitaban para gestionar los pedidos. Carlos Díaz Izquierdo lo explica así:

Gracias a FileMaker ahora podemos dedicar más tiempo a encontrar los mejores establecimientos para nuestros clientes, siempre al mejor precio, y por supuesto, a vender nuestros productos. Hemos pasado de gestionar más a vender más.

Desde Lapcom, destacan que ahora Aldeatour ahora consigue sacar mucho más provecho de FileMaker al utilizar los drivers ODBC para conectar todas las tecnologías de la empresa. Claudio Rubio, socio de Lapcom y director de este proyecto, comenta lo siguiente:

Aldeatour han llevado a la práctica una gran prestación de FileMaker, cuyo potencial no siempre es comprendido por parte del usuario final. Gracias a la conexión ODBC con otras bases de datos, FileMaker se convierte en el complemento perfecto de otras bases de datos ampliamente utilizados, como en este caso es MySQL.

Claudio Rubio también señala otros beneficios que ha conseguido Aldeatour con FileMaker y su solución:

La racionalización de los procesos ha llevado a menores costes y a una mayor calidad del trabajo, lo que se traduce en un aumento considerable de la productividad del equipo de Aldeatour. Todo esto es gracias a las prestaciones que ofrece FileMaker.

En definitiva, este proyecto es un ejemplo de cómo FileMaker puede proporcionar soluciones que permiten integrarse con distintas plataformas tecnológicas, lo que lleva a una mejora de las soluciones ya probadas y conocidas por el usuario.

Información de contacto

Aldeatour Incentiva
Carlos Díaz Izquierdo
Socio – Director
c/ Segundo Mata, 1
28224 Pozuelo de Alarcón (Madrid)
902 363 301
www.incentiva.es
gerencia@aldeatour.com