"Gracias a FileMaker ahora podemos dedicar más tiempo a encontrar los mejores establecimientos para nuestros clientes, siempre al mejor precio, y por supuesto, a vender nuestros productos. Hemos pasado de gestionar más a vender más."
Carlos Díaz Izquierdo, socio fundador y director de Aldeatour Incentiva

Aldeatour es la agencia de viajes minorista del Grupo Incentiva, una de las empresas españolas con más experiencia en el desarrollo de incentivos y promociones centradas en viajes y ocios. Aldeatour es responsable del diseño y la gestión de los servicios ofrecidos a sus clientes, en su mayoría empresas que adquieren bonos como incentivos a empleados y promociones a clientes.

Aldeatour dispone de una selección de más de 1.000 alojamientos y empresas de actividades de ocio, tanto en España como en otros países del resto de Europa, lo que se traduce en una oferta de bonos con más de 3.000 experiencias atractivas, únicas y diferentes para escoger. Con una trayectoria profesional de más de 12 años en el sector, garantizan un servicio de calidad acudiendo a cada zona rural para conocer los alojamientos y recursos disponibles para el turismo y seleccionando personalmente aquellos establecimientos que se adaptan a las necesidades habituales de sus clientes.

Entre sus clientes, cuentan con empresas de gran prestigio como La Caixa, Nestlé, Mapfre, Nivea, Polaroid, Catalunya Caixa, Seat, Microsoft o Pfizer, entre muchas otras.

El desafío del usuario

Cualquier persona que desee contratar actividades o alojamientos con Aldeatour puede hacer su reserva a través de las páginas web que pone Aldeatour a disposición de los usuarios: www.aldeatour.com y www.in-box.es, entre otras. A través de estas webs reciben las reservas de los clientes, cuyos datos irán a parar a una base de datos de MySQL. El inconveniente que les presentaba esta forma de gestión de las reservas es que toda la información que llegaba a MySQL tenía que volver a procesarse de forma manual en FileMaker, el software con el que organizaban calendarios, reservas, clientes, alojamientos, etc. El equipo de Aldeatour debía validar los bonos contratados, dar el alta en el sistema a los nuevos clientes, cursar los pedidos, etc. en la aplicación de FileMaker con la que ya trabajaban para la gestión de las reservas.

Esto suponía para los trabajadores una pérdida de tiempo y esfuerzos ya que estas tareas podían automatizarse fácilmente en FileMaker. Carlos Díaz Izquierdo, socio fundador y director de Aldeatour, explica cómo trabajaban en aquel momento:

Llegamos a un punto en el que la carga de trabajo provocada por la duplicidad de datos era insoportable.

Debido a que Aldeatour había realizado un desembolso importante en el diseño, producción e implementación de la web pero a la vez quería mantenerse fiel a FileMaker, encontraron una tercera alternativa. Siguieron con FileMaker pero lo integraron con la base de datos MySQL con la que ya contaban. Carlos Díaz Izquierdo revela cómo dieron con la solución perfecta:

Estudiando la documentación de FileMaker, vi una nueva posibilidad. Ésta consistía en conectar ambas bases de datos, lo que resolvía todos nuestros problemas.