Un empleado de Codroper había desarrollado anteriormente una pequeña aplicación con FileMaker, por lo que decidieron que ésta podría ser una buena plataforma para automatizar muchas de las tareas rutinarias de la empresa, renovar su forma de trabajo y llevarla a un nivel de más eficiencia y sobretodo, productividad.
La solución FileMaker
Acundi Tecnologia implantó en octubre de 2009 el programa de gestión ERP aQndi-Traz, desarrollado en su totalidad sobre FileMaker. Para ello, migraron los datos del sistema previo y introdujeron algunas modificaciones sobre el programa estándar para adaptarlo a los circuitos de compra y venta típicos del sector de droguería y perfumería.
Además, también desarrollaron funciones adicionales. Con FileMaker han conseguido importar automáticamente toda la información sobre los proveedores a través de ficheros de texto de intercambios de varios formatos según el proveedor, lo que les ha permitido recoger todos los datos en un mismo lugar. Ahora cuentan con diferentes formatos de factura, con un tratamiento fiscal particular en función del producto y/o servicio realizado, que pueden escoger para cada cliente. Han sabido aprovechar las últimas novedades del software y ahora generan informes de gestión personalizados con gráficos muy visuales. FileMaker también les ha permitido ahorrar tiempo y trabajo automatizando los procesos de facturación y remesas bancarias, lo que se traduce en una mayor productividad.
Hans Jonker ahora ve este cambio de la siguiente forma:
[FileMaker] Es un traje a medida que ha conseguido combinar los distintos modelos de negocios que tenemos, entre otros ámbitos: la gestión de cobros, la exportación e importación, la distribución y las representaciones sobre catálogos.
La gestión de pedidos se ha optimizado gracias a la solución aQ-Vendes de Acundi Tecnologia. Ésta se ha desarrollado como aplicación autoejecutable de FileMaker y se ha instalado en los netbooks de los comerciales de la empresa. De esta forma, los vendedores disponen de todos los detalles sobre clientes y productos y pueden tomar los pedidos de una manera mucho más rápida que antes. Ahora, los pedidos se envían a la solución de gestión ERP sin tener de transcribirlos y evitando posibles errores. Y, de nuevo, consiguen una mayor productividad en el trabajo diario.
La entrada de los pedidos de venta ha dejado de hacerse por teléfono. Ahora una aplicación web desarrollada en PHP desde FileMaker Server permite buscar los productos y los precios y solicitar el pedido. Además de automatizar procesos, con este cambio en Codroper han conseguido obtener una nueva fuente de información.
Ahora las distancias ya no suponen un problema. El personal del almacén, situado a quilómetros de distancia de las oficinas, abre FileMaker desde un escritorio remoto para seguir trabajando. El uso de FileMaker les permite servir los pedidos, imprimir albaranes, etiquetas de transporte y códigos de barras.
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