Codroper

"FileMaker es una herramienta indispensable para darnos una ventaja competitiva"
Hans Jonker, gerente de Codroper, habla así del software

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La productividad se llama FileMaker

Codroper es una empresa dinámica y flexible que ha pasado de ser un mayorista tradicional a un negocio diversificado y basado en la distribución, importación y comercialización de productos de droguería y perfumería. Como mayorista, la empresa comercializa con más de 30.000 referencias y vende sus productos a clientes, socios y terceros de este sector, sirviendo a más de 1.000 tiendas en España.

Además de los productos de los fabricantes habituales de este mercado, Codroper también distribuye productos de marca blanca para droguería (Nethogar), perfumería (Byphasse) y anexos, cosmética y cosmética natural  (Chess y Vainille), con una gran implantación entre sus socios y clientes. Paralelamente a los más de 450 puntos de venta en toda Cataluña, Codroper también ha conseguido exportar sus productos en otros países de Europa donde actualmente ya es una referencia en el sector.

Para gestionar internamente todos los procesos de esta cadena de negocio, Codroper recurrió a un desarrollador de FileMaker: Acundi Tecnologia. Acundi implantó FileMaker y una solución que les ha permitido que un equipo humano de oficina de tan sólo 5 usuarios pueda gestionar las más de 250.000 líneas de transacción de producto anuales.

El desafío del usuario

Codroper necesitaba una aplicación para la gestión económica y comercial de la empresa que les permitiera trabajar con más agilidad y poder llevar la administración de clientes, pedidos, albaranes, facturas y  productos de una forma más fácil y sencilla. Tanto el personal de oficina como el equipo comercial necesitan contar con información de manera rápida y fiable.

Aunque ya utilizaban un sistema ERP, éste no era la solución a sus necesidades. El sistema era costoso y pesado y aún muchos de los procesos habituales, como la entrada de datos, seguía produciéndose de forma manual. Esta forma de trabajo les generaba información duplicada y, además, provocaba un desorden en la gestión de los datos de los procesos de cobro, importación y exportación, distribución y representación sobre catálogos. Indudablemente, esto lleva a un acceso más difícil a los datos de empresa.

Hans Jonker, gerente de Codroper, aporta más detalles sobre esta situación:

Todos estos procesos tienen sus particularidades. Sin embargo, tenemos que gestionar todos estos modelos como un paquete íntegro respecto a nuestros clientes. Además, ofrecemos nuestros productos por varios canales: vendedores, página web, teléfono… e incluso, seguimos teniendo clientes que trabajan sobre papel. Había llegado el momento de automatizarse.

Un empleado de Codroper había desarrollado anteriormente una pequeña aplicación con FileMaker, por lo que decidieron que ésta podría ser una buena plataforma para automatizar muchas de las tareas rutinarias de la empresa, renovar su forma de trabajo y llevarla a un nivel de más eficiencia y sobretodo, productividad.

La solución FileMaker

Acundi Tecnologia implantó en octubre de 2009 el programa de gestión ERP aQndi-Traz, desarrollado en su totalidad sobre FileMaker. Para ello, migraron los datos del sistema previo y introdujeron algunas modificaciones sobre el programa estándar para adaptarlo a los circuitos de compra y venta típicos del sector de droguería y perfumería.

Además, también desarrollaron funciones adicionales. Con FileMaker han conseguido importar automáticamente toda la información sobre los proveedores a través de ficheros de texto de intercambios de varios formatos según el proveedor, lo que les ha permitido recoger todos los datos en un mismo lugar. Ahora cuentan con diferentes formatos de factura, con un tratamiento fiscal particular en función del producto y/o servicio realizado, que pueden escoger para cada cliente. Han sabido aprovechar las últimas novedades del software y ahora generan informes de gestión personalizados con gráficos muy visuales. FileMaker también les ha permitido ahorrar tiempo y trabajo automatizando los procesos de facturación y remesas bancarias, lo que se traduce en una mayor productividad.

Hans Jonker ahora ve este cambio de la siguiente forma:

[FileMaker] Es un traje a medida que ha conseguido combinar los distintos modelos de negocios que tenemos, entre otros ámbitos: la gestión de cobros, la exportación e importación, la distribución y las representaciones sobre catálogos.

La gestión de pedidos se ha optimizado gracias a la solución aQ-Vendes de Acundi Tecnologia. Ésta se ha desarrollado como aplicación autoejecutable de FileMaker y se ha instalado en los netbooks de los comerciales de la empresa. De esta forma, los vendedores disponen de todos los detalles sobre clientes y productos y pueden tomar los pedidos de una manera mucho más rápida que antes. Ahora, los pedidos se envían a la solución de gestión ERP sin tener de transcribirlos y evitando posibles errores. Y, de nuevo, consiguen una mayor productividad en el trabajo diario.

La entrada de los pedidos de venta ha dejado de hacerse por teléfono. Ahora una aplicación web desarrollada en PHP desde FileMaker Server permite buscar los productos y los precios y solicitar el pedido. Además de automatizar procesos, con este cambio en Codroper han conseguido obtener una nueva fuente de información.

Ahora las distancias ya no suponen un problema. El personal del almacén, situado a quilómetros de distancia de las oficinas, abre FileMaker desde un escritorio remoto para seguir trabajando. El uso de FileMaker les permite servir los pedidos, imprimir albaranes, etiquetas de transporte y códigos de barras.

Beneficios desde la implementación

La implementación de la solución FileMaker ha permitido a Codroper poder llevar en un único software todas las necesidades empresariales, aprovechando las funciones de FileMaker y las novedades de las últimas versiones del software. Entre todos los cambios que ha supuesto la implementación de la solución, Hans Jonker destaca la posibilidad de automatizar las nuevas oportunidades con proveedores y clientes de una forma mucho más ágil e integrada que antes.

Hans Jonker concluye sobre FileMaker:

[FileMaker] Nos proporciona una plataforma para gestionar todos nuestros procesos de una manera práctica, flexible y a medida. Además de la capacidad de Acundi, FileMaker parece ser un sistema tan flexible y abierto que se adapta fácilmente a cualquier idea que tenemos.

Gracias a FileMaker, Codroper ahora trabaja de una forma más eficiente y es consciente de lo que supone mejorar los procesos de trabajo para ahorrar tiempo y aumentar la productividad. Lo expresan así:

[FileMaker] Es una herramienta indispensable para darnos una ventaja competitiva. De broma a veces decimos que tenemos lo mismo que ofrece SAP pero a una fracción muy reducida de coste, y además si quieres adaptar un proceso a las necesidades de tu empresa no hay ningún problema. He gestionado varias implementaciones internacionales de SAP y algo que aprendí es que no tienes que adaptar tu empresa a las limitaciones de un sistema. El sistema tiene que servir los objetivos de la empresa y del usuario.

Antoni Tortosa, desarrollador de Acundi Tecnologia, explica cómo ha sido el desarrollo e implementación de la solución de FileMaker en Codroper:

Codroper es el vivo ejemplo de cómo, en un entorno cambiante y marcado por la crisis, la correcta automatización de procesos permite al cliente dedicarse a lo importante, sabiendo que la plataforma FileMaker y el partner le proporcionarán la solución que necesita

Información de contacto

Codroper S.Coop
Hans Jonker
www.codroper.com

Acundi Tecnologia S.L.
Antoni Tortosa
info@acundi.com
www.acundi.com