El Marco Rojo

"Desde la implantación de FileMaker tenemos una mejor planificación del trabajo y me puedo dedicar a otras tareas más productivas para mi empresa por el ahorro de tiempo que supone FileMaker."
Fátima Sancho, directora de El Marco Rojo

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El Marco Rojo dice SÍ a FileMaker y Lapcom

Visión general

  • Necesitaban un software flexible que se adaptara a sus necesidades y les permitieran llevar una buena planificación de cada proyecto.

Empresa

  • Estudio de fotografía dedicado a reportajes de fotografía y vídeo. Agencia de comunicación oficial de la Oficina del Parlamento Europeo en España.

Solución

  • Lapcom ha desarrollado una solución personalizada para la gestión de toda la empresa y se complementara con sus calendarios de producción en iCal.

Beneficios

  • Han conseguido una mejor planificación del trabajo y automatizar procesos administrativos, permitiéndoles ahorrar mucho tiempo ya que sólo necesitan una aplicación para todas las tareas.

El Marco Rojo es un estudio de fotografía que se dedica a la realización de reportajes de fotografía y vídeo. Están especializados en eventos familiares, tales como bodas, bautizos o comuniones, y de empresa. Trabajan a nivel nacional e internacional, fundamentalmente en América del Sur. Además, también son la agencia de comunicación oficial de la Oficina del Parlamento Europeo en España.

El desafío del usuario

El Marco Rojo desempeña su trabajo en el sector de la producción audiovisual. Debido a la saturación de profesionales en este ámbito, hay una gran competencia entre empresas. Por eso, El Marco Rojo busca en todos sus trabajos una calidad impecable y, sobretodo, mucha originalidad que haga marcar la diferencia. Para ello, necesitan una importante planificación previa a cada reportaje en la que tengan en cuenta todos los detalles y no pasen nada por alto.

En el estudio se encargan de una amplia variedad de proyectos y, debido a la distinta naturaleza de cada uno de ellos, la flexibilidad resulta esencial para la buena planificación de su trabajo. Necesitan gestionar abundante información que variará dependiendo de cada reportaje que realicen. Por ejemplo, en el caso de las bodas, deben adaptarse a las características de cada enlace ya que no todos son iguales. Deben controlar datos como el tipo de celebración, el servicio contratado y sobretodo, el equipo profesional que trabajará en el evento junto con el Marco Rojo. No pueden realizar un trabajo sin haber previsto los detalles.

Fátima Sancho nos explica esta necesidad de la siguiente forma:

[El trabajo de El Marco Rojo] conlleva tener un calendario de trabajo complejo porque interviene mucho personal y además, las bodas son muy estacionales y se nos acumula el trabajo en los meses de mayo a octubre. Hay que tener en cuenta desplazamientos por toda España y el extranjero, horarios y emplazamientos y sobretodo, no puede fallar nada porque son eventos irrepetibles.

En el Marco Rojo, este trabajo arduo de planificación se realizaba en papel y hojas de cálculo. Posteriormente, publicaban un único calendario iCal para todo el personal de la empresa.

Este sistema provocaba la constante duplicidad de datos y una publicación de los datos común para todos los trabajadores, lo que no siempre es lo óptimo. Necesitaban, pues, una herramienta de gestión que les permitiera controlar toda la información de una manera más productiva y eficiente.

¡Necesitaban FileMaker!

Fátima cuenta que conoció FileMaker a través de Apple, ya que en El Marco Rojo todos son usuarios de Mac, por lo que consideraron que FileMaker podría ser la mejor solución empresarial para esta plataforma. Buscaron un desarrollador en Madrid para su aplicación a medida y ¡encontraron a Lapcom y dijeron SÍ!

La solución FileMaker

La aplicación de gestión desarrollada e implantada por Lapcom consiste en un base de datos FileMaker con la que pueden llevar el seguimiento de todo el proceso de ventas: desde la primera toma de contacto con un cliente potencial hasta la emisión y cobre de las facturas. Toda esta información está estructurada de manera visual mediante cinco distintos módulos y sub-módulos para cada etapa.

De esta manera, la aplicación de Lapcom permite llevar todos sus datos de contactos y clientes, servicios y artículos ofrecidos, contratos y gestión de eventos (clasificados por tipología: bodas, bautizos y comuniones; familiares y eventos de empresa). Y también, la parte administrativa: facturación (distinguiendo entre presupuestos, notas de ingresos, pro formas y facturas), proveedores y gastos (notas de gastos y facturas) y tesorería (cobros y pagos). La solución de Lapcom incluye también la dirección de personal y liquidaciones y el cálculo de sus pagos fijos más comisiones. Todo ello, ¡en una sola aplicación!

Además, la solución se complementó con el plug-in iCal Manipulator. Así, en El Marco Rojo pueden crear un calendarios iCal para cada trabajador o colaborador del estudio directamente desde FileMaker. Y ahora, los calendarios de producción en iCal de cada proyecto también pueden consultarlos en la web

¡Todo son ventajas con FileMaker!

Beneficios desde la implementación

La solución FileMaker supone un gran paso adelante en la gestión de El Marco Rojo. Fátima Sancho también lo ve de la misma manera y comenta sus impresiones:

Desde la implantación propuesta por Lapcom tenemos una mejor planificación del trabajo y me puedo dedicar a otras tareas más productivas para mi empresa por el enorme ahorro de tiempo que me ha supuesto FileMaker

Lapcom, con su desarrollo FileMaker para el Marco Rojo, les ha permitido automatizar los procesos administrativos que antes llevaban de una forma más manual. Es el caso de contratos, presupuestos o facturas; algo esencial en cualquier empresa. Además, el cambio en la forma de compartir información a través de calendarios iCal individuales también ha sido una gran mejora. Fátima nos confiesa:

He conseguido tener un calendario individual para cada empleado o colaborador, por lo que cada uno sólo se tiene que concentrar en su trabajo.

Claudio Rubio, responsable del proyecto de El Marco Rojo para Lapcom, añade otra ventaja a la solución: la posibilidad de controlar la administración económica directamente desde FileMaker. De esta manera, sólo necesita una única aplicación para toda la gestión de la empresa. Él lo explica así:

El Marco Rojo tiene externalizada la contabilidad de su empresa, […] ahora no depende de su gestor para tener controlados los ingresos y gastos, conociendo en todo momento la marcha de la empresa así como la rentabilidad de cada uno de los eventos cubiertos

Información de contacto

elmarcorojo.com
Fátima Sancho
info@elmarcorojo.com

Lapcom (FBA FileMaker)
www.lapcom.es
info@lapcom.es