Estudios de Afección Patrimonial (EAP)

"MNEMEA [basado en FileMaker] es un sistema de trazabilidad que brinda importantes utilidades a los diferentes actores de la cadena de valor, como la gestión eficiente de la documentación, la logística y aumento de la productividad."
Carlos Verdasco, miembro de Estudios de Afección Patrimonial

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Del yacimiento arqueológico al museo con FileMaker
Con FileMaker han conseguido una herramienta de gestión con la que pueden llevar toda la información desde el trabajo de campo hasta la administración de un museo.

Visión general

  • Necesitaban un software que diera respuesta a todos los procesos habituales en la arqueología de la forma más eficiente posible.

Empresa

  • Se encarga de la gestión, divulgación, dinamización y promoción de actividades relacionadas con el patrimonio histórico y cultural.

Solución

  • La aplicación MNEMEA permite agrupar diferentes tipos de información, filtrarla y llevarla a informes, investigación y administración.

Beneficios

  • Han desarrollado un sistema de trazabilidad muy útil para la gestión eficiente de la documentación y la logística, consiguiendo un aumento en la productividad.

Estudios de Afección Patrimonial (EAP) es una empresa valenciana que se ocupa de la gestión, divulgación, dinamización y promoción de las actividades relacionadas con el patrimonio histórico y cultural.

En su amplio historial de trabajos, destaca la realización de intervenciones arqueológicas para las Evaluaciones del Impacto Ambiental como arqueología preventiva, tanto en el ámbito terrestre como en el marino. Además, también llevan a cabo prospecciones arqueológicas, estudios de laboratorio y guías especializadas en patrimonio cultural.

El desafío del usuario

Las actuaciones dentro de un yacimiento o la gestión de un museo de arqueología habitualmente generan una abrumadora documentación que hay que organizar de la manera más eficaz posible. De lo contrario, las tareas diarias de los investigadores supondrían un pesado y largo trabajo. Los datos recogidos en una excavación arqueológica, así como la clasificación de los materiales, su inventario y posterior musealización, requieren un sistema que permita conocer la trazabilidad del bien desde su hallazgo hasta su puesta en valor en el museo. Esto supone seguir un conjunto de procedimientos preestablecidos que permiten saber el histórico, la ubicación y la trayectoria del bien a lo largo de la cadena de acciones que se han llevado a cabo sobre él.

La excavación arqueológica y la gestión de almacenes de un museo siempre se ha llevado en papeles y libros de entradas y salidas. Con la generalización de los procesadores de texto y las hojas de cálculo, la gran mayoría de los profesionales de este sector comenzaron a generar protocolos que fueron desarrollándose con el tiempo y la experiencia de cada uno. Sin embargo, estos modelos carecían de una protocolización desde su nacimiento y, por lo tanto, eran inservibles para relacionar la información entre excavaciones. Se guardaba toda la variada documentación recogida durante el trabajo de campo en papel, hojas de cálculo, procesadores de texto y bases de datos que no pasaban de ser sencillos formularios, lo que generaba un enredo de información desorganizada para el arqueólogo. Cuando éste debía redactar la memoria científica, uno de los momentos más importantes de la excavación, se veía obligado a desenredar toda esta maraña de información y poner orden en los datos, cuando no recurrir a su memoria.

En la última década, varios expertos de Estudios de Afección Profesional se juntaron y unieron sus experiencias y conocimientos para desarrollar una aplicación que les permitiera dar respuesta a todos procesos habituales de la forma más eficiente posible. Ésta debía servir también para trazar el camino de los trabajos del arqueólogo así como la realización del seguimiento de las acciones y la cadena de custodia.

MNEMEA no nace sólo con la necesidad de recopilar una gran cantidad de datos, sino para clasificarlos de una forma lógica y poder tener así el control en cualquier momento de la ubicación de todas las piezas y todos los trabajos que se han practicado.

La solución FileMaker

Parte de los integrantes del equipo de EAP conocía el software FileMaker en sus primeras versiones, lo que les facilitó contar con un primer conocimiento sobre el programa y sus características. Finalmente, recurrieron a FileMaker para basar el desarrollo de una solución completa que respondiera a las crecientes necesidades de gestión y trazabilidad tanto para las invenciones arqueológicas como para la administración de museos arqueológicos.

MNEMEA (Archaeological Database System for Museums and Archaeological Management Services) fue elaborada a partir de las distintas experiencias profesionales del conjunto de miembros de Estudios de Afección Patrimonial, así como las diferentes soluciones desarrolladas por ellos mismos para resolver los problemas diarios relativos a la documentación administrativa y técnica.

La aplicación está integrada por cinco módulos de información necesarios para el desarrollo profesional del arqueólogo: gestión de unidades arqueológicas (UUEE), inventarios de materiales y tesauro, gestión de contenedores en campo, gestión de almacén y gestión de documentación gráfica. El primer módulo es quizás el más importante de todos ya que aquí quedan registradas las fichas de unidades estratigráficas, sus relaciones físicas y cronológicas, la toma de medidas, control de muestras, la información de los dibujos y diseños de campo.

Junto a toda la información relativa a cada unidad estratigráfica, el sistema recoge en este mismo módulo todos los datos procedentes del resto de la aplicación. De esta forma, pueden analizar todos los detalles sobre los materiales arqueológicos de los que se ha hecho inventario y la documentación gráfica junto con la información obtenida de cada unidad. Carlos Verdasco confiesa uno de los objetivos de esta aplicación:

MNEMEA no nace sólo con la necesidad de recopilar una gran cantidad de datos, sino para clasificarlos de una forma lógica y poder tener así el control en cualquier momento de la ubicación de todas las piezas y todos los trabajos que se han practicado.

En general, la aplicación de FileMaker agrupa en una única solución de gestión todos los datos de campo, la información administrativa y los detalles de laboratorio. De esta manera, consiguen filtrar un gran volumen de registros e información, lo que les ayuda a la realización de informes, la posterior investigación, la gestión y administración de museos y a poder controlar el sistema de información geográfica de cada pieza.

Actualmente, ya han comenzado a dar los primeros pasos hacia el desarrollo móvil de la solución. Por el tipo de trabajo que realizan, la recogida de datos en campo puede ser mucho más fácil y rápida con dispositivos móviles y la aplicación FileMaker Go. Desde hace algunos meses, disponen de una versión reducida de MNEMEA para portátiles en la que las presentaciones son menos pesadas y se consume menos recursos del ordenador. No obstante, su idea e ilusión para el futuro más próximo es llevar sus bases de datos FileMaker al iPad. Mediante conexión 3G, podrían enviar directamente la información recogida en campo al servidor de la oficina. ¡Y actualización automática en las bases de datos de escritorio!

Beneficios desde la implementación

Tras el desarrollo de MNEMEA, Estudios de Afección Patrimonial contó con el servicio de GraphosWorks Technologies, empresa desarrolladora y miembro de la comunidad FBA de FileMaker, para retocar la solución e introducir algunas mejoras. Carlos Verdasco lo explica de la siguiente forma:

Tras varios años de investigación y desarrollo, teníamos un producto prácticamente acabado con la simple necesidad de realizar unas últimas pinceladas en la aplicación. Fue así como contactamos con GraphosWorks, para acabar de definir una estética mucho más adaptada a nuestro público potencial, obteniendo un producto mucho más cómodo, ágil e intuitivo.

Para Carlos Verdasco, lo más valorado del software FileMaker es su simpleza y rapidez ya que eso les permite contar con una gran versatilidad para personalizar MNEMEA en cada uno de sus ordenadores clientes. Además, también destaca otras características del programa, como su potencia de carga de datos y la velocidad de búsqueda que, según Carlos Verdasco, hace que resulte muy sencillo y útil su manejo.

MNEMEA es una aplicación que les ha facilitado, gracias a la relación entre tablas de información, una optimización de la documentación y una mejora sustancial en la gestión de museos arqueológicos y excavaciones con las que no contaban antes de implantar FileMaker en la empresa.

Carlos Verdasco comenta otros beneficios que ha conseguido con MNEMEA y FileMaker:

MNEMEA [basado en FileMaker] es un sistema de trazabilidad que brinda importantes utilidades a los diferentes actores de la cadena de valor, como la gestión eficiente de la documentación, la logística y aumento de la productividad.

Carlos Verdasco cuenta que las nuevas y exigentes regulaciones en materia de patrimonio cultural de las distintas administraciones de las comunidades autónomas demandan contar con sistemas de trazabilidad comprobables. Y esto lo han conseguido con FileMaker.

En la actualidad, la aplicación funciona tan bien que su sistema de gestión ya está en funcionamiento en varios museos de Valencia, así como en varias excavaciones y trabajos de puesta en valor que ha desarrollado Estudios de Afección Patrimonial en todo el ámbito nacional.

Información de contacto

Estudios de Afección Patrimonial (EAP)
Carlos Verdasco
carlosverdasco@estudiospatrimoniales.es

Graphosworks Technologies
Lluís Gallego
lluis@graphosworks.com