Ingenieros iM3

"Estabamos cambiando muchas cosas internamente de la empresa, y nos encontrábamos con una situación en la que queríamos optimizar los procesos de trabajo."
Oscar Mas, Director adjunto de iM3

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Ingenieros IM3 apuesta por un modelo de productividad y sostenibilidad
La empresa estima una reducción de 50.000 € al año en costes operativos gracias a la incorporación del iPad y FileMaker Go

Datos de la empresa:

Después de una larga experiencia como profesional, en Julio de 1994, Alfredo Mas Torres, ingeniero industrial crea INGENIEROS EMETRES S.L.P., la cual tiene como objetivo prestar servicios de ingeniería y consultoría en los campos relacionados con el sector energético. Hoy en día,  IM 3 lleva más de 25 años en el sector energético. Con un negocio superior a los 9 millones de euros,  dispone de oficinas técnicas de ingeniería permanentes, distribuidas en el territorio de Cataluña, Islas Baleares, Islas Canarias, Madrid, y desde Septiembre de 2011 ha abierto su mercado internacional, ahora con sede internacional en Santiago de Chile.

Entre los servicios que ofrece la empresa iM3, destaca la realización de Estudios de Viabilidad, Auditorías, Proyectos Ejecutivos y de Legalización, Asistencias Técnicas y Direcciones de Obra para grandes obras de ingenieria industrial, y para clientes tan importantes como Endesa u Organismos del Estado como la Generalitat de Cataluña.

Introducción

La reducción de gasto es actualmente una de las directrices prioritarias a nivel de adminisitración y empresas en estos momento de turbulencias económicas.  A menudo, el remedio suele aplicarse por la vía del ahorro,  recortando gastos,  reduciendo actividad, recursos o personal.

Sin embargo la vía del recorte, no es la única manera de afrontar los retos económicos actuales y además estas medidas pueden llevar a medio plazo a unos costes aún mayores por pérdida de calidad, motivación o competitividad.

La empresa española de ingenieria iM3 tenía una estrategia muy clara, necesitaba reducir costes operativos dada la situación económica y su reciente internacionalización, debían aumentar la competitividad, para mantener su cuota de mercado y competir con fuerza también fuera del mercado español. Para ello adoptaron una fórmula sostenible y que les permitiera el crecimiento no sólo a corto sino a largo plazo, lo hicieron por la vía de la inversión, inversión tecnológica que les permitió incorporar en sus operaciones herramientas tecnológicas mucho más adecuadas para realizar el trabajo, y poder así  ahorrar tiempo en sus procesos  y consecuentemente obtener una importante reducción de costes.

La incorporación de las tabletas de iPad en sus procesos de campo junto con las herramientas de software adecuadas, les ha permitido reducir el tiempo en el procesamiento de incidencias,  reducción de papeleo, proporcionar acceso a la información clave en tiempo real, dotar a sus empleados de mejores herramientas para realizar sus trabajos, mejorar la satisfacción de sus clientes y consevar mejor los recursos de todos, mediante la reducción en costes ambientales.

El reto

<<Estabamos cambiando muchas cosas internamente de la empresa, y nos encontrábamos con una situación en la que queríamos optimizar los procesos de trabajo. >> Comenta Oscar Mas, Director adjunto de iM3.

La empresa de ingenieria iM3, entre otras actividades, realiza estudios tecno económicos  para Endesa.  Cada vez que se solicita una nueva solicitud de suministro eléctrico, ENDESA asigna a iM3 el estudio. El técnico tiene que realizar un análisis , comprobación e informe de la solicitud.

Un técnico del equipo de iM3 se desplaza hacia el lugar en cuestión donde debe realizar fotos de la petición, rellenar la información relativa y cualquier otra información adicional que la compañía eléctrica requiere.

En la práctica esto significaba desplazarse con una una cámara de fotos y una carpeta en papel con toda la información, la solicitud en base a una cartografía y un papel donde anotaban todos los datos, que al volver a la oficina después introducían manualmente para su informe.

El proceso requería una gran inversión de recursos y tiempo, especialmente en aquellas áreas geográficas extensas, por ejemplo Andalucía, la incidencia en una red eléctrica podía estar a muchos kilómetros de distancia de la oficina

<<Era necesario encontrar una fórmula donde el ingeniero pudiera pasar las máximas horas sobre el terreno, evitando viajes de ida y vuelta a la oficina. >> comenta Oscar Mas, director adjunto iM3

Internamente, la empresa empezó a valorar posibles soluciones.  Disponer de una herramienta móvil desde la cual pudieran conectarse remotamente,  era una fórmula ganadora que optimizaría y reduciría costes.

La solución FileMaker Go

FileMaker Go es la app móvil para iPad e iPhone del conocido software de base de datos FileMaker. Esta app permite conectarte a los equipos de trabajo de la oficina, dotando al usuario de una herramienta en su dispositivo móvil que le permite trabajar con la información en tiempo real sin necesidad de desplazarse, duplicar archivos o exportar la información de base de datos. Lo mismo sucede a los equipos de la oficina, pues ellos pueden saber en todo momento cualquier cambio o actualización que se produce en la información. La conocida marca de software FileMaker, subsidiaria de Apple Inc,  está centrada en el negocio de las tabletas y apuesta fuerte por la incursión de éstas en los procesos empresariales como una apuesta de futuro y de competitivad, por este motivo además de que la aplicación es gratuita, reduciendo los costes de adquisición para la empresa, ha dotado de una gran cantidad de herramientas que permiten extender fácil y rápidamente  soluciones de escitorio  a los dispositivos iPad.

Diseño y lanzamiento de la aplicación

En iM3 conocieron FileMaker Go a través de  Rafa Vargas-Machuca,  técnico eléctrico,  quien empezó con una sencilla base de datos para relizar visitas de obra y organizar su actividad  dentro de la empresa, y acabó desarrollando la solución que le permitiría a la iM3 reducir considerablemente el tiempo en sus procesos de trabajo y optimizar recursos.

La solución nació a partir de los datos de una hoja de cálculo  cargaron la información en FileMaker Pro 12  y hospedaron la solución en un servidor FileMaker Server 12, para que tanto técnicos de ENDESA como personal de la oficina en su ordenador pudieran conectarse a la información en tiempo real.

Cuando surgió un proyecto para la revisión de líneas eléctricas, el director técnico Oriol Aymerich propuso realizar las revisiones con la nueva herramienta.
Así Rafa Vargas-Machuca empezó a crear la solución en FileMaker, que rápidamente  extendió para su uso en el iPad.  El proceso de desarrollo e implantación, fue tremendamente rápido, permitiéndoles empezar a rentabilizar muy pronto el coste de dispositivos y herramientas de software.

<<En menos de un mes, la herramienta estaba creada y implementada,  los técnicos de campo ya la usaban para registrar y procesar las  revisiones.>> afirma Rafa Vargas-Machuca

Un proceso eficiente y ágil

Ahora, los  técnicos de campo  han sustituido su antigua carpeta y cámara de fotos, y se dirijen a la incidencia con un iPad y la solución FileMaker Go en él. Ahora el proceso consiste en:

El técnico de campo  ya tiene la información previa de las tareas a realizar en el iPad y se dirije hacia el lugar de la solicitud para documentarse. Toma fotos con el mismo iPad, sin necesitar ningún otro dispositivo, añade notas relativas, e incluso, con los nuevos campos contenedores FileMaker, sobre el iPad, dibuja, pinta y corrige un croquis de ésta. Toda esta información es accesible por los técnicos de oficina, quienes tienen una perfecta visibilidad y transparencia sobre la información, siempre en tiempo real,  saben lo qué ha sucedido, y disponen al momento de las imágenes gráficas del la solicitud tomadas desde el iPad. Incluso la aplicación está programada para que salga un informe en el formato estándar tal y como la compañía eléctrica solicita.

En efecto, la agilidad de los procesos es completa, de principio a fin, ahora la compañía eléctrica  recibe en PDF una ficha con la información del estudio, ilustrada gráficamente con fotografías,  la información del nº de proyecto,  nº de visitas, el nº de tarea, y las notas referentes. Además, el trabajo ofimático de los técnicos de campo debían hacer después de cada visita ha desaparecido, tal y como comenta Rafa Vargas:<< el trabajo ofimático  se ha reducido a presionar un botón e imprimir el PDF>>

Rafa Vargas-Machuca destaca la versatibilidad del software,  el hecho de trabajar en todo el territorio español, y las divergencias y necesidades de información que requieren revisiones de infraestructuras, hace que la base de datos esté en continuo cambio, esto les permite hacerla crecer a medida que su actividad crece.  De esta manera pueden adaptar la solución a diferentes necesidades y demandas de clientes:

“Cuando llama un técnico y necesita un nuevo campo en la base de datos para almacenar cierta información,  quedan soprendidos cuando al momento lo añado y ellos ven los cambios en su iPad de inmediato, sin hacer nada.”  Afirma Rafa Vargas-Machuca.

Beneficios

IM3 ha experimentado mejoras evidentes en sus procesos de trabajos, algunas más cuantificables que otras, como la redución del tiempo en procesar las incidencias, con el consecuente ahorro de costes, pero otras de vital imporancia también como la satisfacción del cliente, trabajadores o el impacto medioambiental.
Aumento de la satisfacción del cliente
Para los clientes de iM3, el cambio en los procesos ha aportado una gran mejora. No sólo a nivel de imagen,  pues iM3 proyecta una imagen de modernidad, adaptación y eficiencia,  sino que además el cliente está muy satisfecho con los nuevos procesos y la agilidad que supone también para ellos. Obtienen respuestas más rápidas y sin errores.  Ahora es en tiempo real.

Reducción del tiempo de procesos

A nivel de optimización de procesos de la empresa, han visto reducir el tiempo en que los técnicos realizan los estudios, por lo que a pesar de que todavía es pronto para cuantificar el impacto real, estiman reducir un 20% el tiempo de proceso de estudios.

Reducción de costes para la empresa
La reducción del tiempo en los procesos de incidencias, les ha permitido reasignar los recursos y optimizarlos de una forma mucho más eficente,  de manera que calculan que pueden llegar a experimentar una reducción de costes de unos 50.000 € al año.

Mejores herramientas para todos
Porque el beneficio ha sido para todos, también para los ingenieros que realizan los estudios ,las revisiones y el personal de oficina, que ahora cuentan con herramientas más eficaces que les facilitan el trabajo. El impacto a nivel interno refleja un querer mejorar continuo y el querer hacer las cosas bien.

Solución sostenible
Además, la incorporación del iPad en los procesos, ha reducido significativamente la cantidad de uso de papel, por lo que se ha reducido el coste en este tipo de materiales de oficina, además de los consecuentes reducciones en los costes ambientales.

Sin duda, iM3 quiere seguir este camino en el futuro, incorporando en otros procesos productivos de la empresa, las herramientas adecuadas que le permitan una mayor eficiencia en el uso de sus recursos, y en los de todos, sólo así se puede crecer y tirar hacia adelante de forma sólida y sostenible.

“Estamos enormente satisfechos, hemos ahorrado costes a nivel de ingenieria, tanto de materiales, como la optimización de recursos humanos,  dotando al personal de una herramienta que le permite hacer más trabajo en el mismo tiempo” Oscar Más, director adjunto de iM3

Conclusión

En un entorno cada vez más competitivo, las empresas españolas de todos los sectores deberán en los próximos años sacar lo mejor de sí mismas para afrontar los retos de mercado.  La falta de competividad es un problema del tejido empresarial en general y parece estar muy vinculada a la baja penetración tecnológica española  de media muy por debajo respecto a  empresas de otros países, teóricamente menos desarrollados.

En medio de esta tormenta económica, existen empresas como iM3 que nos brinda un rayo de luz y nos inspiran a creer que un nuevo modelo tecnológico más sostenible y competitivo es posible. La adopción en su caso de las tabletas iPad y una herramienta de rápido desarrollo, les ha llevado a una reducción de costes y una optimización de sus recursos, pero sobretodo, a una mejor solución para todos.

Quitémonos la venda, y apostemos por un futuro empresarial competitivo y tecnológicamente preparado, no sólo para mantener la presencia en el mercado español,  sino para también internacionalizarse y crecer fuera de nuestras fronteras.  Sólo un cambio en nuestra mentalidad, nos llevará al éxito, iM3 ya lo ha hecho.