Jornada Mundial de la Juventud (Madrid 2011)

"Lo mejor del desarrollo con FileMaker es que podíamos adaptar la aplicación a las necesidades de cada departamento en tiempo real y sin parar ningún proceso de la organización, sin que nadie tuviera que dejar de trabajar. ¡Es fantástico!"
Mariano Martínez de Velasco, desarrollador de la aplicación para la JMJ

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FileMaker hace posible los grandes eventos mundiales

Visión general

  • Evento internacional que convocó a los jóvenes de 193 países al encuentro con el Papa en Madrid, a la vez que a la participación a un festival intercultural de 7 días.

Empresa

  • Se celebró en Madrid entre el 16 y el 21 de agosto de 2011 y reunió a más de un millón de jóvenes.

Solución

  • Los organizadores buscaban una solución de software que les permitiera preparar el evento y todo lo relacionado con él.

La Jornada Mundial de la Juventud (JMJ) es un acontecimiento que cada tres años reúne a jóvenes de todo el mundo durante una semana en una ciudad sede para encontrarse con el Papa y participar en los actos religiosos y culturales que se preparan para el mismo. Está organizado por la Iglesia Católica, quien prepara toda una serie de actividades lúdicas y culturales alrededor de la fe católica.

El pasado año 2011, Madrid acogió a más de un millón de peregrinos en representación de 193 países distintos entre los días 16 y 21 de agosto.

El desafío del usuario

La preparación directa de la JMJ se confió al Comité Organizador Local (COL), quien buscaba una aplicación que fuese capaz de manejar todo tipo de información en tiempo real. El equipo de la JMJ necesitaba gestionar una gran variedad de datos, como los grupos de peregrinos que se inscribían al evento o la infraestructura habilitada para alojarlos (un total de 2.462 lugares repartidos entre edificios, colegios, centros deportivos, casas particulares, parroquias, etc.). Sólo este punto ya requería llevar un control preciso de los participantes, ya que los jóvenes procedían de un número elevado de diferentes países, por lo que se debían organizar en grupos de acuerdo a su lengua materna.

Por otra parte, el evento contaba con la ayuda de 28.400 voluntarios. Para aprovechar esta elevada cifra de personas dispuestas a ayudar, la aplicación debía saber repartir entre todas ellas las tareas de apoyo para atender a los jóvenes y a cerca de 15.000 miembros del personal eclesiástico que participaba en el evento.

Y ocuparse de los peregrinos significaba coordinar también los diferentes medios de transporte que utilizarían y la movilidad que necesitaban ya que los jóvenes se hospedaban en distintas capitales españolas, los 8 millones de comidas que fueron repartidas y la distribución de distintos tipos de materiales que iban a precisar en los siete días que duró el evento, siempre dependiendo del idioma que hablaban.

Para asegurar el éxito de la JMJ, se contaba con la presencia de los servicios de seguridad e instituciones del Estado. Toda esta información también debía recogerse en la aplicación FileMaker para saber distribuirlos adecuadamente en las diferentes zonas en las que se llevaría a cabo el evento. Todo debía estar bajo control en cada momento.

La gestión de todas estas áreas precisaba de una comunicación constante a través de teléfono, correo electrónico y correo postal entre los diferentes agentes organizadores. También debían imprimirse un gran número de documentación acreditativa, como visados, certificados, acreditaciones a los periodistas, etc.

En resumen, FileMaker tenía por delante un gran reto para la organización del mayor evento del año en Madrid y, probablemente, en España. Y lo superó con éxito. Pero, ¿cómo lo hicieron?

La solución FileMaker

Evidentemente, las necesidades de los usuarios requerían una compleja y elaborada solución de FileMaker. Por ese motivo, los desarrollos comenzaron tres años antes, en el 2008, cuando el Comité Organizador Local (COL) se puso a trabajar para preparar la estructura de la solución que organizaría todo el evento.

Y así nació ARCA 2011. Ésta, estaba formada por 6 grandes áreas: Secretaría general, Logística, Cultura, Actos centrales, Comunicación y Días en las diócesis. Y, por supuesto, aquí no acaba todo. Cada una de estas áreas estaba dividida en diferentes departamentos que gestionaban temas como la acogida de los jóvenes, los alojamientos, el transporte, las infraestructuras, la seguridad y las acreditaciones, la manutención, las sedes donde se llevarían a cabo diferentes actos (Cibeles, Recoletos, Cuatro Vientos y otras complementarias), los contenidos de los actos centrales, la ambientación ciudadana, las actividades de cultura programadas, los voluntarios y las operaciones en los medios.

 

La solución estaba formada por un total de 105 bases de datos relacionadas, con más de 60.000 registros, en las que se conectaban en red local y en la red virtual Hamachi 15 diferentes sedes. Más de 300 usuarios accedían a la solución conectados en línea y en remoto, trabajando contra un sólo servidor gestionado con FileMaker Server Advanced ya que éste es el único software que permite trabajar a un número tan elevado de usuarios de forma simultánea.

Cada día durante todos los meses que llevó la organización del evento, importaban en FileMaker los datos procedentes de dos páginas web distintitas: la página web oficial de inscripción de los participantes y la de los voluntarios y familias de acogida. Así, podían disponer de una forma rápida y sencilla de todos los datos que entraban a través de las web en la misma solución.

Una de las características del software que supieron aprovechar muy bien fue los portales de FileMaker. Su uso les permitió que en una única pantalla se visualizara toda la información relacionada de las diferentes bases de datos. Y es que para ellos, contar siempre con la información más actualizada en cualquier momento era imprescindible. Mariano Martínez de Velasco da más detalles:

FileMaker tiene una gran capacidad y flexibilidad para crear relaciones entre bases de datos, vínculos, índices y, sobretodo, filtración dentro de los portales. Todo esto hizo posible que cada departamento pudiera disponer de la información visible en todo momento conforme a sus necesidades.

ARCA 2011 también les posibilitó enviar correos electrónicos desde la misma aplicación. Gracias a FileMaker, podían enviar información urgente. Por ejemplo, los datos para solicitar los visados de cada peregrino en los países de origen. En conjunto, FileMaker les permitió ser mucho más eficaces en el trabajo de todo el grupo de la organización. Aprovechar el software al máximo fue clave para su éxito.

Beneficios desde la implementación

Después de la experiencia desarrollando la aplicación ARCA 2011, Mariano Martínez de Velasco trasmite así su opinión sobre el software FileMaker.

Las cifras [de todos los aspectos que se coordinaron en el evento] pueden ser abrumadoras, pero FileMaker es una herramienta ágil que nos ha permitido trabajar en tiempo real, conectar aproximadamente 1.000 personas que debían introducir, consultar y analizar continuamente datos que les llevarían a tomar las mejores decisiones e ir adecuando la solución para que crezca y se adapte a las necesidades de la JMJ. Y esto sólo ha sido posible con FileMaker.

La implantación de FileMaker mejoró el rendimiento de los sistemas de información y el trabajo de los organizadores y miembros del equipo de la JMJ. Todo esto se traduce en:

  • No han necesitado parar ningún proceso de la organización en ningún momento. Nadie ha tenido porqué dejar de trabajar ya que FileMaker permite seguir desarrollando y adaptando la aplicación a las necesidades de cada  departamento en tiempo real.
  • La adaptación de cada uno de los usuarios, en la mayoría de los casos voluntarios que se iban incorporando y una vez entendido el manejo de una base de datos ya podían trabajar en cualquiera de las áreas por la sencillez y transparencia de uso de FileMaker.
  • La actualización permanente de la información de la página web y la pasarela de pago gracias a la exportación e importación de datos y las funciones de conectividad ODBC de FileMaker.
  • La facilidad en la definición y generación rápida de informes automáticos de diferentes tipos que necesitaban los organismos oficiales y los distintos departamentos han aportado una gran agilidad en la toma de decisiones. Estos informes les han permitido revisar los puntos débiles en todo momento y fijar los tiempos para resolver las dificultades que fueron surgiendo.

Información de contacto

Gesinteractiva
Mariano Martínez de Velasco
91 593 20 25 / 689560679
mmtnezdvf@gmail.com