"Lo mejor del desarrollo con FileMaker es que podíamos adaptar la aplicación a las necesidades de cada departamento en tiempo real y sin parar ningún proceso de la organización, sin que nadie tuviera que dejar de trabajar. ¡Es fantástico!"
Mariano Martínez de Velasco, desarrollador de la aplicación para la JMJ

La solución FileMaker

Evidentemente, las necesidades de los usuarios requerían una compleja y elaborada solución de FileMaker. Por ese motivo, los desarrollos comenzaron tres años antes, en el 2008, cuando el Comité Organizador Local (COL) se puso a trabajar para preparar la estructura de la solución que organizaría todo el evento.

Y así nació ARCA 2011. Ésta, estaba formada por 6 grandes áreas: Secretaría general, Logística, Cultura, Actos centrales, Comunicación y Días en las diócesis. Y, por supuesto, aquí no acaba todo. Cada una de estas áreas estaba dividida en diferentes departamentos que gestionaban temas como la acogida de los jóvenes, los alojamientos, el transporte, las infraestructuras, la seguridad y las acreditaciones, la manutención, las sedes donde se llevarían a cabo diferentes actos (Cibeles, Recoletos, Cuatro Vientos y otras complementarias), los contenidos de los actos centrales, la ambientación ciudadana, las actividades de cultura programadas, los voluntarios y las operaciones en los medios.

La solución estaba formada por un total de 105 bases de datos relacionadas, con más de 60.000 registros, en las que se conectaban en red local y en la red virtual Hamachi 15 diferentes sedes. Más de 300 usuarios accedían a la solución conectados en línea y en remoto, trabajando contra un sólo servidor gestionado con FileMaker Server Advanced ya que éste es el único software que permite trabajar a un número tan elevado de usuarios de forma simultánea.

Cada día durante todos los meses que llevó la organización del evento, importaban en FileMaker los datos procedentes de dos páginas web distintitas: la página web oficial de inscripción de los participantes y la de los voluntarios y familias de acogida. Así, podían disponer de una forma rápida y sencilla de todos los datos que entraban a través de las web en la misma solución.

Una de las características del software que supieron aprovechar muy bien fue los portales de FileMaker. Su uso les permitió que en una única pantalla se visualizara toda la información relacionada de las diferentes bases de datos. Y es que para ellos, contar siempre con la información más actualizada en cualquier momento era imprescindible. Mariano Martínez de Velasco da más detalles:

FileMaker tiene una gran capacidad y flexibilidad para crear relaciones entre bases de datos, vínculos, índices y, sobretodo, filtración dentro de los portales. Todo esto hizo posible que cada departamento pudiera disponer de la información visible en todo momento conforme a sus necesidades.

ARCA 2011 también les posibilitó enviar correos electrónicos desde la misma aplicación. Gracias a FileMaker, podían enviar información urgente. Por ejemplo, los datos para solicitar los visados de cada peregrino en los países de origen. En conjunto, FileMaker les permitió ser mucho más eficaces en el trabajo de todo el grupo de la organización. Aprovechar el software al máximo fue clave para su éxito.