Magnolia TV España

"[Desde la implantación de FileMaker] hemos detectado un ahorro en tiempo y, por lo tanto, en costes; lo que significa una mayor productividad para Magnolia TV."
Iñigo Santías, CFO o director de finanzas, resume su experiencia con FileMaker

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La producción audiovisual con FileMaker 3, 2, 1 y… ¡FileMaker!

Visión general

  • Necesitaban agilizar los diferentes procesos de trabajo, para acceder más fácilmente a la información y automatizar sus tareas habituales.

Empresa

  • Productora especializada en la creación, producción y adaptación de formatos de entretenimiento.

Solución

  • FileMaker es su solución para la gestión de contactos, producciones, recursos humanos y presupuestos.

Beneficios

  • Ahora la gestión de todos los procesos está muy coordinada, sin necesitar documentación en papel ni hojas de cálculo.

Magnolia TV España es una productora especializada en la creación, producción y adaptación de formatos de entretenimiento para las principales cadenas de televisión y medios interactivos. Surge como consecuencia del proyecto de expansión internacional de Magnolia Italia, presente en el mercado italiano desde el año 2001. El objetivo era exportar la biblioteca de formatos de Magnolia (originales o adquiridos para varios territorios) y aplicar los conocimientos y experiencia italianos también en España. Actualmente pertenece al grupo multinacional Zodiak Media Group.

Magnolia TV España es responsable de la producción de programas como “Camera Café”, “Mujeres y Hombres y Viceversa”, “Supernanny” o “Supervivientes”, entre otros.

mrHouston es una consultora tecnológica con más de 10 años de experiencia y que da soporte en sistemas e implantación de desarrollos. Magnolia TV España ha colaborado con mrHouston para el desarrollo e implementación de su solución FileMaker. ¡Y les ha dado muy buen resultado!

El desafío del usuario

Magnolia TV necesitaba gestionar a nivel global diferentes facetas de su negocio. Desde el casting de los participantes en las producciones, pasando por los recursos humanos y la contabilidad, hasta todos los aspectos de las producciones en sí.

Por ejemplo, en un procedimiento típico de casting, se envía un cuestionario al candidato, se le cita para una entrevista, se le somete a un proceso de selección y se envía toda la documentación a la cadena para el visto bueno. El director de equipo de desarrollo Nicolás Franco, de mrHouston, explica así la situación:

Era muy importante que este proceso se agilizara y se pudiera acceder de una manera más fácil y eficiente a la información. Debían automatizar las tareas de envío, recepción e importación de cuestionarios en el sistema, la inserción de los datos de la entrevista directamente durante ésta, la manipulación de los contenidos físicos (fotos, vídeos, autorizaciones, papeleo vario...), la creación de informes para el envío a las cadenas y un sin fin de información relativa a todo el proceso.

En el caso de los Recursos Humanos, se necesitaba un aplicativo para contratos y nóminas que fuera suficientemente flexible como para gestionar las altas y bajas en un número grande. Esta aplicación debía incluir la posibilidad de hacer simulaciones para estudiar la viabilidad de posibles producciones.

Finalmente, en las producciones se requería un aplicativo que permitiera automatizar los procesos de creación de presupuestos en una producción, así como la gestión de control de gastos durante ésta.

Antes de comenzar a utilizar FileMaker, Magnolia gestionaba la información a través de hojas de cálculo y además, contaban con mucha documentación impresa que impedía un trabajo eficiente y rápido.

En Magnolia TV se dieron cuenta que necesitaban cambiar su forma de trabajar y recurrieron a mrHouston, una consultora tecnológica, para estudiar cómo cubrir de la mejor manera sus necesidades. En junio de 2009 dejaron atrás las hojas de cálculo y se empezaron los primeros desarrollos con FileMaker. Comenzó entonces una nueva etapa de productividad para Magnolia TV.

La solución FileMaker

Magnolia TV utiliza FileMaker como solución a todas sus necesidades de almacenamiento, gestión y tratamiento de la información. En sus diferentes bases de datos llevan el control de: 

  • Contactos: Se guardan todos los datos de los contactos, un historial y notas sobre las entrevistas y castings realizados, documentación adjunta y material gráfico como fotografías y vídeos, además de un histórico de participaciones con la productora, todo respetando la LOPD.

  • Producciones: Se gestiona y organiza todo sobre cada una de las producciones. Se incluyen los datos de todos los programas en emisión así como un histórico de los programas finalizados, listados de todos los candidatos que se presentaron para dicho programa, documentación perteneciente a cada una de las producciones y un registro de todo el personal relacionado para cada producción, entre otros documentos.
  • R.R.H.H: Engloba todos los contratos en curso y finalizados que tiene la productora. Se incluye el número de contrato, fecha y duración, notas, comentarios y tareas a realizar sobre dicho contrato. Además, también gestionan toda la estructura de nóminas con FileMaker.

Presupuestos: Esta base de datos les permite generar presupuestos versionados para las producciones, así como llevar un control de gastos asociado a cada presupuesto. Así pueden hacer un seguimiento muy fácilmente de cada proyecto y ver la rentabilidad durante el proceso. FileMaker ha conseguido automatizar estas tareas y ahora, pueden obtener presupuestos y facturas de una forma sencilla y rápida, sin perder tiempo innecesario.

Beneficios desde la implementación

Para Iñigo Santías, desde la implantación de los diferentes módulos de gestión de la solución FileMaker el principial beneficio que han visto es:

Un ahorro en tiempo y, por lo tanto, en costes; lo que significa una mayor productividad para Magnolia TV.

Antes de instalar FileMaker la gestión de todos estos procesos estaba descoordinada. Toda la información de casting se almacenaba en carpetas y subcarpetas, con un mínimo control de accesos y con un uso ineficiente de la información. El uso de múltiples hojas de cálculo hacía que el trabajo fuera muy lento y tedioso. ¡Esto, ahora ya no sucede con FileMaker!

Además, ahora el departamento de Recursos Humanos ha conseguido una mayor independencia para el manejo de la información. Esto les proporciona más libertad de actuación y más seguridad en su trabajo. Con FileMaker, todos los recursos se han centralizado en una única solución y esto da más flexibilidad para trabajar con diferentes tecnologías. También se ha centralizado la seguridad de los datos mediante un sistema de usuarios y contraseñas FileMaker.

Nicolás Franco, de mrHouston ve FileMaker como un software fácil de instalar (al estilo plug&play), que no necesita configuración y requiere de un mínimo y sencillo conocimiento técnico. Y es que, después de la experiencia con Magnolia, ha quedado confirmado que con FileMaker se pueden crear soluciones altamente intuitivas donde encontrar cualquier campo no requiere tener que acceder a un formulario de búsqueda. Nos confiesa:

Por ejemplo, para la creación de informes es tan fácil como hacer clic en un botón y escoger un estilo. Esta es la facilidad de FileMaker.

Y subraya también otras características. Para Nicolás, es muy eficiente en la creación de sistemas con un modelo de navegación complicado y permite integrarse fácilmente con otros sistemas. Sobre el aspecto del programa, confiesa:

FileMaker aporta un entorno visual con grandes posibilidades estéticas a través del cual gestionar una potente base de datos capaz de cubrir casi cualquier necesidad.

Desde mrHouston, una consultoría con años de experiencia en el desarrollo en diferentes plataformas, expresan así su opinión de expertos sobre las posibilidades de FileMaker:

Creemos adecuada la elección de FileMaker para entornos donde los tiempos de desarrollo e implantación deben de ser cortos y donde se busca poder desarrollar en un entorno multiplataforma y sobre todo “user friendly”.

Información de contacto

Ramón Franco
Director comercial de mrHouston
Don Ramón de la Cruz, 36
28001 Madrid
91 432 02 85
info@mrhouston.net
www.mrhouston.net

Iñigo Santías
CFO de Magnolia TV España
Isantias@magnoliatv.es
www.magnoliatv.es