Plena movilidad con Bento

"Cuando realizamos actividades, es muy cómodo. Agregamos a cada alumno a una lista especialmente creada para el evento y así podemos hacer el seguimiento desde Bento for iPhone y Bento for iPad."

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Plena movilidad con Bento
La oficina de la International Exchange Erasmus Student Network (ESN) en la Universidad Alfonso X el Sabio (UAX) es una asociación dedicada a los estudiantes internacionales que llegan para un período de intercambio a la universidad.

La ESN-UAX necesitaba llevar un control de los alumnos Erasmus que estudian cada año en la universidad y para ello, recurrió a Bento. Crearon una biblioteca con todos los estudiantes extranjeros que reciben y en ella, ahora guardan un formulario para cada uno de los alumnos con todos sus datos personales, procedencia, titulación y demás detalles importantes como alergias o enfermedades a destacar junto con su consentimiento para el uso de dichos datos. También incluyen una fotografía en cada registro. Esta recogida de información la realizan cada vez que llegan nuevos universitarios y así, se va actualizando y ampliando su biblioteca en Bento.

Esta asociación se encarga de gestionar la integración de los alumnos extranjeros en la universidad. Con ese objetivo, realizan periódicamente actividades para ayudarles a hacer su estancia en el centro y la ciudad más amena y divertida. Principalmente, programan visitas culturales, viajes nacionales e internacionales, fiestas y celebraciones, comidas, etc. Cualquier tipo de evento que la ESN-UAX organice, se gestiona con Bento. Gonzalo Romero, coordinador de la oficina ESN-UAX, confiesa:

Cuando realizamos actividades, es muy cómodo. Agregamos a cada alumno a una lista especialmente creada para el evento y así podemos hacer el seguimiento desde Bento for iPhone y Bento for iPad.

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De esta forma, Bento les permite contactar de una manera fácil y rápida con los universitarios inscritos en cada evento gracias a la biblioteca con los datos personales de cada uno. Además, la dedicación del ESN-UAX a los estudiantes Erasmus no acaba en la cultura y el ocio. Gonzalo explica que actualmente también están desarrollando proyectos sin ánimo de lucro con Bento, como tareas sociales y desayunos populares.
La ESN-UAX descubrió Bento a través de Gonzalo, usuario del software a nivel personal. Él mismo lo utilizó para buscar piso y vio que podía ser ideal para la tarea del ESN-UAX ya que Bento es una herramienta muy potente, afirma Gonzalo.

El uso generalizado de Bento en la ESN-UAX les ha permitido ahorrar una gran cantidad papel y muchas horas en trabajo administrativo, aportando así un toque ecológico a sus actividades diarias. Gonzalo explica:

Nos pasábamos muchas horas haciendo hojas de cálculo, teníamos que rellenar a mano los formularios y llevarlos siempre encima, con el peso que eso supone. Ahora, con Bento, tenemos fácil acceso a la información y no perdemos tiempo buscándola en diferentes carpetas.

Además del ahorro de papel y el peso que han dejado de llevar, Gonzalo destaca la agilidad y movilidad que proporciona Bento, especialmente con sus aplicaciones para iPhone e iPad ya que eso les permite poder consultar en cualquier momento todos los registros que tienen en los Macs de la oficina. Él pone un ejemplo:

Una vez se perdió un bolso con todos los documentos personales. Tener nuestras bases de datos en iPhone e iPad nos permitió poder tener acceso inmediato a toda la información y los datos de los documentos perdidos para contactar con la persona.

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En el futuro, según Gonzalo, les gustaría implantar Bento para cualquier aspecto organizativo ya que todos los coordinadores son usuarios de iOS, lo que facilitaría mucho la gestión de la ESN-UAX. De esa manera, podrían compartir plantillas y bibliotecas entre todos y la información sería aún más accesible. Y más adelante, llevarlo a toda la universidad.

De momento, seguirán organizando más actividades para los estudiantes extranjeros, como unas jornadas informativas sobre Mac y Bento que se llevarán a cabo en la universidad próximamente. Naturalmente, el evento también se gestionará con Bento.

Gonzalo concluye:

 

 

 

También nos gustaría crear una base de datos con las fotografías de los documentos oficiales de los estudiantes, lo que resultaría de mucha utilidad en caso de pérdida. ¡Hasta ahora no le hemos sacado todo el jugo a Bento!.