ARCHyBox

""Con FileMaker hemos ahorrado en tiempo de envío de documentación, en Kilómetros y desplazamientos. Hemos optimizado nuestro flujo de trabajo en un 40%, facilitando la visualización de fotografías y agilizando nuestro proceso en general que hasta ahora era totalmente manual."
Comenta Carlos Díez, gerente de ARCHyBox.

Proyecto “Rememora” con FileMaker

General

  • Empresa que se dedica a prestar Servicios Documentales, gestión de archivos y vinculación a bases de datos.

Solución

  • Solución basada en FileMaker para la recuperación fotográfica y la creación de archivos fotográficos locales de diferentes lugares. Vinculación de imágenes, fotografías y documentos como método de visualización a través del iPad.

Beneficios

  • Reducción de tiempos y desplazamientos, mayor organización de la información, simplicidad en la preparación de las exposiciones.

ARCHyBox es una empresa que se dedica a prestar servicios documentales como pueden ser la digitalización de todo tipo de documentos, fotografías en papel, libros antiguos, documentación de oficina, etc. Son especialistas en diseño, maquetación, digitalización y gestión de archivos de Segovia y llevan más de 16 años trabajando con organismos públicos, empresas y particulares.

Dentro de los servicios documentales que ofrece también se encuentra la gestión de archivos y su vinculación a la base de datos. Entre sus clientes se encuentran numerosos archivos, museos, bibliotecas, fundaciones y empresas particulares.

El poder añadir información a la ficha documental, a través del iPad, y en cualquier momento era una necesidad especialmente relevante para nuestra gestión, puesto que de otra forma no conseguiríamos disponer de una información 100% fiable y actualizada.

— Comenta Carlos Díez sobre sus inicios con FileMaker.

El desafío del usuario

Entre las iniciativas de ARCHyBox se encuentra el Proyecto Rememora, cuyo principal objetivo es la recuperación fotográfica y la creación de archivos fotográficos locales que aporten una visión de la cultura, costumbres, tradiciones y personales de esos lugares.
El usuario necesitaba, en términos generales, una solución que le permitiera ver de un vistazo y de manera rápida cada fotografía y la documentación asociada a través de una ficha documental de cada una de ellas.

Además, necesitaban poder añadir, en cualquier momento, más información a las fichas documentales así como la creación de archivos fotográficos locales que le aportasen una visión de la cultura, las costumbres, tradiciones y personas. Esto implicaba, por tanto, un proceso de vinculación de imágenes a la base de datos, que sería accesible desde FileMaker Go, y cuya ficha documental se implementaría con el desplazamiento al lugar de origen de la fotografía. El aspecto de movilidad era vital para este proyecto.

La solución FileMaker

ARCHyBox dispone de una solución de negocio basada enteramente en FileMaker para gestionar, archivar y documentar toda la información relacionada con las fotografías que se están recuperando y que, previamente han sido digitalizadas. Utilizan FileMaker para vincular imágenes, fotografías y documentos con la base de datos del proyecto.  

Después de un año trabajando con FileMaker, la necesidad principal que les cubre la aplicación es poder visualizar de un solo vistazo y de manera rápida, mediante FileMaker Go para iPad y para iPhone, cada fotografía y la documentación asociada a través de una ficha documental de cada una de ellas. La metodología del proyecto abarca, entre otros pasos, el desplazamiento a los lugares previamente determinados sobre la digitalización de fotografías. A través de FileMaker Go para iPad se visualizan y se muestran las fotografías a otras personas para recabar más información sobre la misma, pudiendo incluirla in situ de forma rápida y sencilla.

La gestión documental diseñada en FileMaker para ARCHyBox constituye un archivo fotográfico que permite vincular la fotografía y añadir información en tiempo real, sin necesidad de desplazamientos adicionales. Con FileMaker han conseguido optimizar su flujo de trabajo, facilitado la visualización de fotografías y agilizado el proceso en general:

Disponer de una solución que nos permita añadir información en cualquier momento a esa ficha documental es especialmente importante puesto que no siempre se obtiene información fidedigna de la fotografía. Con FileMaker Go para iPad mostramos las fotografías a varias personas y recabamos más información in situ. Comenta Carlos Díez sobre la solución FileMaker.

Beneficios desde la implementación

En este último año, ARCHyBox ha sabido sacar el máximo partido a todo el potencial de FileMaker como herramienta de gestión documental. Carlos Díez nombra algunos de los beneficios que observan desde su implementación en la empresa.

  • Reducción de tiempos, kilómetros y visitas. La plataforma FileMaker les permite disponer de una solución de gestión documental ágil, rápida carga de documentos y fotografías, así como la posibilidad de poder mostrar la información in situ a través de FileMaker Go para iPad e iPhone.

    Desde que trabajamos con FileMaker ahorramos en tiempo, kilómetros y desplazamientos. Hemos optimizado nuestro proceso de trabajo habitual que anteriormente era bastante manual. Comenta Carlos Díez sobre los beneficios desde la implantación.
  • Mayor facilidad en la preparación de las exposiciones. Desde que trabajan con FileMaker  preparan las exposiciones de una manera más sencilla y rápida. Disponer de FileMaker Go para iPad les permite seleccionar más rápidamente las fotografías que posteriormente serán expuestas.

  • Más información y mejor organizada. Con FileMaker disponen de más información, mejor organizada y totalmente actualizada. Además la rapidez en las búsquedas les han permitido optimizar su proceso de trabajo.

Información de contacto

ARCHyBox
Carlos Díez       
Gerente
La Marota, 9
40191 La Higuera - Segovia
(+34) 670 84 52 49 http://archybox.com

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