Academia First

"Desde la implementación de FileMaker somos altamente eficientes y estamos perfectamente coordinados gracias a las relaciones que se han creado entre los diferentes departamentos". Afirma Carlos Juan López, Director y propietario de Academia First.

FileMaker: nuestra piedra filosofal

App personalizada para la gestión integral de la Academia

Visión General

  • Academia First nació en el año 2012 como un proyecto joven cargado de energía, ilusión, fuerza y compromiso. Desde sus inicios apostaron por ser especialistas en la preparación de candidatos para todos los niveles de certificación de Cambridge English Language Assesment.

Industria

  • Educación

Solución

  • App personalizada para la gestión integral de la Academia; desde el alta y baja de alumnos hasta la facturación, la gestión de profesores y el calendario de tutorías, así como la posibilidad de poder explotar la información para obtener estadísticas

Beneficios

  • Velocidad de acceso y recuperación de la información, seguridad de los datos en servidor propio, ahooro de tiempo en la realización de tareas manuales, ahorro en papel y en comunicaciones.
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Academia First nació en el año 2012 como un proyecto joven cargado de energía, ilusión, fuerza y compromiso. Desde sus inicios apostaron por ser especialistas en la preparación de candidatos para todos los niveles de certificación de Cambridge English Language Assesment.

La cultura del esfuerzo va intrínseca en el ADN de la Academia y se esmeran en transmitir este valor tan esencial a sus alumnos día tras día. Es este valor es el que les impulsa y les mueve para intentar llegar a tener un mayor impacto educativo y social.  

En Academia First son especialistas en cursos de inglés para niños de entre 7 y 12 años, así como preparación para Certificados Cambridge y estancias en Inglaterra.

 

La App FileMaker nos ha permitido principalmente mejorar la toma de decisiones desde el punto de vista de dirección. Ahora podemos utilizar un acercamiento desde diferentes ángulos que hace que sea prácticamente la piedra filosofal para la gestión de la academia.

— Afirma Carlos Juan López, Director y propietario de la Academia First
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El desafío del usuario

En Academia First necesitaban una solución para la gestión integral de la academia. Hasta la implantación de FileMaker trabajaban con hojas de cálculo para gestionar todas las altas y bajas de alumnos, facturación, control de personal., tutorías, etc.

Era especialmente importante automatizar de alguna forma todas las gestiones de la Academia para poder emplear todos los esfuerzos en lo realmente importante: sus alumnos.

Necesitaban por tanto, una solución que les permitiera realizar un control integral de todos los aspectos de la academia, desde el alta y baja de alumnos hasta la facturación, la gestión de profesores y el calendario de tutorías, así como la posibilidad de poder explotar la información para obtener estadísticas.

A través de la Apple Store de la Cañada se pusieron en contacto con Mariano Martínez, cofundador de Pymglo Systems, desarrollador oficial FileMaker con amplia experiencia en el desarrollo de Apps personalizadas FileMaker para el sector educativo quién se ha responsabilizado del proyecto de desarrollo e implantación.

“A nivel administrativo hemos mejorado la velocidad de atención al cliente, la facilidad de recuperación de información y el seguimiento de alumnado por parte de los profesores, tanto desde los Mac de escritorio como desde los iPhone y iPad; ha producido un cambio espectacular en nuestra forma de trabajar. Somos altamente eficientes y coordinados gracias a las relaciones que se han creado entre los diferentes departamentos”

 Afirma Carlos Juan López, Director y propietario de Academia First.

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La solución FileMaker

Con la implantación de una solución FileMaker, querían automatizar todas las tareas manuales que se realizaban en la academia, desde el alta y baja de alumnos, hasta el control de personal, el número de alumnos que se presentaban a exámenes y las tutorías que se realizaban.

De la misma forma necesitaban controlar toda la facturación de la academia y disponer de un control de ingresos y gastos.

 

La solución desarrollada está cubriendo esta gestión integral de la academia. A nivel administrativo disponen de varios módulos que les permite cubrir por una parte, el control de ingresos y gastos y la generación de las remesas de cobro.

Disponen de otro módulo que les permite realizar un control de personal y a nivel de alumnado pueden gestionar la realización de matrículas y asignación de grupos.

 

El modulo de preinscripción permite valorar a los alumnos en lista de espera mediante la vinculación con los formularios disponibles en la web, pruebas y exámenes de preinscripción.

A nivel pedagógico disponen de un control de asistencia de alumnos asociado a un formulario que además permite introducir las calificaciones de los alumnos así como las tutorías que se realizan con los padres, directamente desde el iPhone o iPad.

La gestión de contenidos pedagógicos y didácticos, va a permitir el desarrollo de las clases con seguimiento mediante iPad por parte de cada alumno, personalizando cada contenido y su resolución, de tal forma que se va a disponer de una evaluación previa automática del trabajo realizado por cada alumno. Todo este módulo se pondrá en marcha durante este curso escolar ampliándose con el acceso web para trabajar desde casa.  

El módulo de CHAT privado enlazado al propio servidor de la Academia, nos permite el envío de notificaciones directas a los padres, alumnos y profesores en tiempo real.

Todos los módulos de la Solución son accesibles mediante definición de perfiles de seguridad de usuario, y se trabajan tanto desde iPhone (profesores y Padres) y desde el iPad (alumnos, profesores y padres)

Otro aspecto importante que cubre la solución FileMaker es la posibilidad de poder explotar la información mediante informes estadísticos, lo que les permite saber cuantos alumnos se presentan a examen

A nivel estadístico control de número de candidatos presentados a examen. Notas y retroalimentación continua de la evolución de los mismos.

Las mejoras porcentuales son difíciles de medir, pero yo diría que en atención al público casi hemos multiplicado por 4 la gestión de recibos y los cobros. Ya si nos vamos a nivel de proceso de matriculación y envió de circulares podríamos aumentar y prácticamente multiplicar por 10 la velocidad de la consecución de tareas”

Afirma Carlos Juan López, Director y propietario de la Academia First

 

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Beneficios desde la implementación

La App FileMaker nos ha permitido principalmente mejorar la toma de decisiones desde el punto de vista de dirección. Ahora podemos utilizar un acercamiento desde diferentes ángulos que hace que FileMaker sea prácticamente la piedra filosofal para la gestión de la academia.                                  

En definitiva, entre los muchos beneficios que hemos obtenido desde la implementación de FileMaker en nuestros procesos de negocio destacamos: 

  • Velocidad de acceso y recuperación de la información. Ahora disponemos de toda la información actualizada y                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  unificada en un único sistema accesible desde cualquier lugar y dispositivo.
  • Seguridad de los datos en servidor propio: La posibilidad de disponer de toda la información en nuestras instalaciones nos permite estar completamente actualizados y poder acceder a la misma desde cualquier lugar en cualquier momento.
  • Ahorro de tiempo en la realización de tareas manuales: Hasta la implantación de FileMaker trabajábamos con hojas de cálculo, lo cual nos hacía perder mucho tiempo en tareas no productivas.
  • Ahorro en papel y en comunicaciones con los alumnos, profesores y usuarios. 
  • Visión global y exhaustiva de los datos a unos pocos clics.

 

 

 

Pymglo Systems

Mariano Martinez

http://www.pymglo.es

mmtnezdvf@gmail.com

95 572 96 67

 

Información de contacto

Elena Lázaro
FileMaker International, representado en España por Market-in
Bailén 71 Bis, Ático 3ª
08009 Barcelona
+ 34 93 272 62 00

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