Ayuntamiento de Galdakao

"Desde la implementación de la solución hemos mejorado los tiempos de respuesta en las intervenciones de incidencias del municipio, aumentando un 71% las intervenciones que se llevan a cabo el mismo día de la incidencia, respecto al año pasado."
Comenta Jon Karla Larrañaga, Responsable IT del Ayuntamiento de Galdakao.

General

  • Municipio español de la provincia de Bizkaia. Con un poco más de 29.000 habitantes, con una superficie de 31,66 km2, situado en la comarca de Gran Bilbao, es el municipio más grande en extensión de la comarca, por detrás de Bilbao. El núcleo urbano tiene tres zonas diferenciadas, separadas entre sí en los extremos por una distancia de 8 km y conectadas por las carreteras nacionales N-240 y N-634. El número de calles es de 140 y 1.973 portales repartidos en algo más de 30 barrios y 11 polígonos industriales.

Solución

  • Solución de gestión de avisos de brigada y obras del ayuntamiento vía web en tiempo real, geolocaliza las averías y envía avisos automáticos al jefe de cada una de las brigadas externas e internas del ayuntamiento.

Beneficios

    • A corto plazo: una gestión de incidencias más eficiente, acortando los tiempos de intervención, tanto en las brigadas internas como externas; mejorar la calidad de los datos con funciones de geolocalización y seguimiento en tiempo real.
    • A medio plazo: estadística mejorada del funcionamiento de las brigadas, detección de problemas sistémicos a varios niveles (patrones geográficos, puntos negros y debilidades del sistema).
    • A largo plazo: obtención de datos para proyectos de mayor envergadura, especialmente orientado a las grandes obras y/o inversiones.

El Ayuntamiento de Galdakao, como cualquier otro ayuntamiento, debe gestionar un serie de incidencias, averías y actividades periódicas para asegurar el buen estado del municipio en general y de los servicios municipales en particular. Para ello ha de coordinar la actividad de las brigadas internas y de las externas o contratadas que se hacen cargo de las reparaciones necesarias, de los servicios de mantenimiento y de las cuestiones detectadas por cualquier ciudadano que afecten al ámbito municipal. En concreto, el Ayuntamiento de Galdakao recibe al año más de 3000 incidencias relativas a los servicios de alumbrado, abastecimiento, mobiliario urbano, mantenimiento de edificios públicos, recogida de basuras, jardinería o reciclaje entre otras.

El reto se planteaba en cómo mejorar esta gestión de incidencias de manera más eficiente y poder tener información en tiempo real del estado en el que se encuentran y la resolución de las mismas. Además el ayuntamiento quería disponer de estadísticas, conocer los puntos conflictivos, disponer de una función de geolocalización de las incidencias y además dotar acceso a la información relevante a las empresas externas a las que el ayuntamiento subcontrata los servicios.

Ahora el sistema es mucho más eficiente y en tiempo real. Hemos conseguido cerrar el 71% de las intervenciones en 4 o menos días, un 34% más que en el mismo periodo del año pasado.

— Afirma Jon Karla

La solución FileMaker

El ayuntamiento de Galadakao disponía pues de un sistema de gestión centralizada de incidencias, sin embargo, no era un sistema del todo eficiente, nunca se trabajaba en tiempo real, el flujo de incidencias era incompleto y carecían de ciertos datos estadísticos para identificar zonas “calientes” dentro del municipio. Por eso decidieron desarrollar junto con Jorge Laespada de la empresa infórmatica Sinfolan un sistema centralizado de avisos que permitiera tanto a las brigadas internas como a las empresas externas, recibir las alertas, visualizar las incidencias y cerrar los avisos.

Para facilitar la gestión de las incidencias se pensó en utilizar Google Maps como cartografía base para visualizarlas. El problema surgió con las diferencias existentes entre el callejero oficial que utiliza el Ayuntamiento y el utilizado por Google Maps, como son la diferente grafía entre el euskera y el castellano o la no presencia de nuevas calles. Para superar este problema se pensó en enviar a Google Maps únicamente las coordenadas La primera fase consistía en geolocalizar correctamente los 1.900 portales del municipio, para ello se solicitó ayuda a la Diputación Foral de Bizkaia. Este fue el trabajo más tedioso. Después, en tan sólo tres meses se implementó la nueva versión del sistema, hecho íntegramente en FileMaker integrando las funciones de base de datos con la publicación web PHP, para la implementación de este último apartado Sinfolan contrató a Código Red (Paco Lozano).

Aprovechar el valor de la ubicación geográfica se ha convertido en un elemento clave para sacar rendimiento de la información y que resulta de vital importancia tanto en el sector privado como en la administración. Ahora el sistema admite la entrada de datos de todo tipo de incidencias, cuando se reciben por teléfono, se introduce rápidamente en el sistema y un responsable del ayuntamiento decide qué brigada será la encargada de resolverla. De cara a ofrecer un acceso tanto a los recursos internos como externos el Ayuntamiento se optó por la publicación via web. Así potátiles (windows y mac), dispositivos iOS y Android podrían, previa identificación de usuario y clave, acceder a los avisos que les competen. Las brigadas tanto externas como internas añaden explicaciones o comentarios sobre las mismas in situ, o bien cambian su estado cuando están solucionadas, de esta manera en el Ayuntamiento disponen de la información de las resoluciones para cada una de ellas, y saben en tiempo real qué está sucediendo.

“Antes el flujo de incidencias era incompleto, no sabíamos si se había arreglado la avería, ahora sabemos el tiempo que se ha tardado y si está solucionada”. Añade Jon Karla

La gestión se ha realizado íntegramente con FileMaker, la visualización de las incidencias en Google Maps les permite ver el estado de cada una de las incidencias que les compete, y pueden programar una ruta. Además en un vistazo pueden ver un histórico visualmente en el mapa, pueden ver los puntos calientes, o si existe estacionalidad para cierta incidencia.

“Es una herramienta fundamental para documentar el espacio- tiempo en el municipio, desde la reparación de vallado y averías del alumbrado público, repintado y adecuación de fachadas, desbroce de cunetas, acondicionamiento de carreteras, todo está documentado”. Afirma Jon Karla.

La gestión les funciona tan bien, que están planteando realizar una versión 2.0 del sistema, integrando la cámara de los dispositivos móviles y documentar gráficamente el “arreglo”. Además desde el departamento de atención ciudadana están considerando publicar esta información mediante un monitor para incorporar más transparencia de cara al ciudadano que puede conocer en tiempo real mediante un mapa del municipio todas las actividades que se están llevando a cabo.

Beneficios desde la implementación

El cambio de la información en papel a la información online con funciones de geolocalización ha significado un cambio sustancial en la gestión de obras y servicios del ayuntamiento de Galdakao. Entre los beneficios destacamos:

  • Ahorro de tiempo y reducción de errores: Ahora las incidencias se localizan mucho más rápidamente y son más precisas al tener una entrada de datos más rápida y concreta. La Geolocalización también ha evitado la duplicidad de entrada de incidencias al verlas visualmente en el mapa.

  • Mayor cantidad de datos: Ahora el sistema admite todos los avisos del departamento, por lo que la cantidad de datos ha aumentado un 43% respecto al mismo periodo del año pasado. Se ha destacado por parte del Ayuntamiento la mejora del mantenimiento de edificios públicos que ahora tiene cabida en el sistema

  • Mejora de la calidad de los avisos: Las visualización de datos en tiempo real permite que el ayuntamiento tenga la información y el conocimiento. Disponen de estadísticas de las incidencias, tiempos de resolución y les permite identificar los puntos conflictivos o la estacionalidad de las averías.

  • Resolución más rápida y eficiente: Tanto el ayuntamiento como las brigadas disponen de la información siempre actualizada, permitiéndoles una mejor toma de decisiones y programar las rutas de forma más eficiente para una resolución más rápida. Como consecuencia las intervenciones han acortado su tiempo de respuesta. El número de intervenciones que se llevan a cabo el mismo día de la avería ha incrementado un 71% respecto al año pasado.

  • Mejora de la calidad de los avisos: Mejorar el acceso a la información sobre lo que está sucediendo en el municipio en ese momento, incrementa la calidad de vida y de trabajo. Las incidencias están ilustradas sobre el mapa del municipio haciendo más entendible y accesible toda esta información, disponiendo de estadísticas, tiempos medios de resolución y permite saber si aún existen incidencias no resueltas. Además los responsables políticos pueden acceder igualmente para consultar los avisos. Así tanto el Alcalde como la Concejala de Urbanismo pueden informar a los ciudadanos del estado de cada incidencia.

Información de contacto

Ayuntamiento de Galdakao
Kurtzeko Plaza 1
48960 Galdakao
Bizkaia
Jon Karla Larrañaga
(+34) 944 01 05 00

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