Urbanización Ciudad de San Ramón

"- Disponer de una herramienta para control del acceso de invitados y empleados ha aumentado en más de un 300% el número de registros, ha supuesto un ahorro de tiempo cercano al 98%, ha liberado el espacio físico que ocupaba el archivo en papel y sobre, todo ha mejorado la vigilancia y el flujo de información de seguridad entre los agentes y los vecinos."
Comenta Julio Doncel, vicepresidente de la Ciudad de San Ramón.

Seguridad y comodidad con Zentinel para iPad.

General

  • Urbanización privada con más de 2000 vecinos, 18 empleados y acceso vigilado las 24horas.

Solución

    Solución basada en FileMaker Go y FileMaker WebDirect para el control de accesos:

  • Autorización de visitas por parte de los vecinos a través de correo electrónico
  • Registro de las autorizaciones y programación de las visitas a través de FileMaker Go para iPad
  • Actualización de la base de datos de vecinos a través de FileMaker WebDirect

Beneficios

  • Simplicidad de autorizaciones + Seguridad y control riguroso de accesos.

La ciudad de San Ramón es una urbanización privada con más de 2000 vecinos y acceso vigilados las 24 horas que se encuentra situada en la provincia de Madrid.

El servicio de vigilancia con el que cuenta la ciudad de San Ramón realiza 3 cambios de turno al día. Su función principal es la de velar por la seguridad de la urbanización, incluyendo el registro de cualquier entrada de visitantes y/o vehículos a la misma.

Para poder acceder a la urbanización, el vecino debe autorizar por escrito la visita y, a posteriori, se registra la matrícula del vehículo antes de permitir su acceso.

Queríamos automatizar el sistema de registro de visitas para evitar que los vecinos tuvieran que desplazarse físicamente hasta la entrada de la urbanización para firmar la autorización de entrada de las visitas. Con FileMaker no sólo lo hemos conseguido, sino que además disponemos de un ágil sistema de programación y comunicación de visitas.

— Julio Doncel de la Ciudad San Ramón.

El desafío del usuario

Antes de implantar FileMaker, los vecinos debían desplazarse previamente hasta la entrada de la urbanización para firmar una autorización escrita y, posteriormente, los vigilantes registraban en papel los datos de cada vehículo que accedía.

El objetivo del usuario era hacer más cómodo la autorizaciones y modernizar y automatizar la programación y el registro de visitas por parte de los vigilantes, utilizando FileMaker para crear un sistema automatizado de gestión y programación de visitas y control de acceso de vehículos y visitantes,

Al definir internamente el proyecto, se llegaron a varias premisas básicas. Uno de los aspectos importantes que se debían tener en cuenta es que en la urbanización existe una deficiente cobertura telefónica, tanto para ADSL como para móvil. Este era un aspecto clave para definir un sistema de comunicación automatizado entre los vecinos y los vigilantes.

Por otra parte existía una falta de hábito de una parte de la población de la urbanización en el uso de aplicaciones web y/o móviles. La simplicidad y facilidad de uso debía ser una premisa básica.

Otro de los desafíos del era que el registro de datos de los vehículos fuera lo más ágil y rápido posible con el fin de evitar esperas en la entrada de la urbanización.

La solución FileMaker

Tras tan sólo una semana de programación, Dríade.Co entregó a la Ciudad de San Ramón una solución FileMaker para iPad, completamente funcional que se ha ido mejorando a lo largo de tres semanas de uso y programación simultáneas, hasta sumar un total de 17 interacciones y 78 horas de trabajo.

La solución final, que se ha llamado Zentinel, incluye una aplicación local que los vigilantes de la urbanización utilizan en iPad mediante FileMaker Go y dos bases de datos compartidas mediante FileMaker WebDirect y conectadas al FileMaker Go para iPad.

Ambas bases de datos constan de una única tabla, la primera con datos de contacto de los vecinos, que es actualizada con FileMaker WebDirect desde las oficinas de secretaría de la Comunidad, y la segunda con datos de los vehículos de los vecinos, que es editable por ellos mismos y también por la secretaría de la urbanización.

La solución Zentinel para iPad permite que, cuando un vecino va a recibir una visita, simplemente envíe un correo electrónico o un sms al vigilante indicando la matrícula o el nombre de la persona a la que espera. Hasta la implementación de FileMaker, los vecinos tenían que notificar las visitas personalmente en la entrada de la urbanización.

“ El hecho de evitar que los vecinos tenga que desplazarse previamente hasta la entrada de la urbanización para firmar la autorización para la entrada de visitantes y vehículos nos ha permitido agilizar el proceso muchísimo. Con tan sólo un correo electrónico se notifica y se programa la visita. Supone un gran avance que reduce el tiempo dedicado en un 98%”. Comenta Julio Doncel

Cuando el vigilante recibe el correo electrónico con los datos de la visita, los introduce en la aplicación y, en ese momento o cuando haya cobertura disponible, Zentinel envía una notificación al vecino para confirmar que la visita ha quedado programada satisfactoriamente.

Cuando finalmente llega el invitado, el vigilante registra datos adicionales del vehículo por medio de botones y menús emergentes diseñados especialmente para iPad y registra su entrada en la urbanización que, a su vez, es notificada al vecino mediante un correo electrónico.

“Disponer de Zentinel para iPad nos ha permitido agilizar los registros de visitas recurrentes, que antes no se registraban, sin provocar las colas a la entrada de la urbanización, ya que el registro del vehículo y/o visitante se realiza aproximadamente un 60% más rápido. Explica Doncel

El proceso de actualización de datos en FileMaker se activa cada vez que se realiza un cambio de turno de vigilancia. La aplicación intenta conectarse con ambas bases de datos, vecinos y vehículos autorizados. Al tratarse de datos con escasa variación y dado que se realizan tres cambios de turno al día, las intermitentes carencias de cobertura no suponen un inconveniente grave. Una vez conectada, los vigilantes disponen, a partir de ese momento, de la información actualizada,

“Poder registrar las visitas mediante FileMaker Go para iPad, nos ha permitido simplificar el proceso y aumentar los registros de seguridad en un 300%. Los vecinos ya no necesitan desplazarse para firmar las autorizaciones y, aunque no estén en su casa, saben por ejemplo qué días ha ido el jardinero o si ha llegado la compra del supermercado. Estamos muy satisfechos con la solución” comenta Doncel.

Beneficios desde la implementación

Para la ciudad de San Ramón FileMaker ha supuesto una gran ayuda para agilizar y simplificar el sistema de visitas de los vecinos de la urbanización.

Para Doncel, los principales beneficios que FileMaker aportan a su organización son los siguientes:

  • Ahorro de tiempo: Tener una herramienta con la que poder programar las visitas permite que el el proceso de autorizaciones se haya agilizado enormemente, puesto que ya no se tienen que registrar los datos de forma manuscrita, sino que se dispone de la información imprescindible del visitante con anterioridad a su llegada. Se evitan las colas a la entrada de la urbanización.

  • Simplicidad: Hemos simplificado el proceso de autorización de visitas que ahora queda solucionado con un simple correo electrónico o con un mensaje que recibe el vigilante. Además el vecino también recibe un correo electrónico de confirmación a la llegada de su visita.

  • Automatización: Éste aspecto supone una ventaja importante respecto al sistema anterior. Hemos pasado de un proceso totalmente manual que generaba un ingente archivo, a un proceso perfectamente automatizado y sincronizado casi en tiempo real sin necesidad de repetir tareas de introducción de información. Ahora disponemos de toda la información actualizada en Zentinel sin ocupar espacio físico.

  • Mejor organización: El hecho de disponer de toda la información en la base de datos nos ha permitido conocer las pautas de visitas tanto de invitados como de empleados y mediante correo electrónico proporciona a los vecinos información en tiempo real de las visitas, sean empleados, proveedores o invitados. Tenemos toda la información perfectamente organizada y compartida.

Información de contacto

Ciudad de San Ramón
Julio Doncel
Vicepresidente
Pinar de Somosaguas, 89 BIS.
Virgen de la Nueva s/n. Ciudad San Ramón. San Martín de Valdeiglesias
629 233 262

Dríade.Co
Santiago Blanc
Director
Núñez de Balboa 59.
28001 Madrid.
+34.91.411.82.58
http://driade.co

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