Grupo Al traste

"Con la implementación de FileMaker hemos conseguido reducir el tiempo invertido en tareas mecánicas, hemos mejorado en el seguimiento de costes de producto y en la toma de decisiones. Además la accesibilidad de la solución desde cualquier lugar proporciona a los gerentes y supervisores mayor libertad de actuación. El hecho de estar desarrollado en FileMaker hace que esta solución tenga una proyección futura de adaptación a nuevas necesidades" destaca Joaquín Sevillano, de Grupo Al traste.

Marchando una de FileMaker

Desarrollo de un nuevo GARCI con FileMaker (Gestor de Almacenes, Recetas, Costes e Inventarios) con funciones mejoradas y ampliadas, e incluyendo la migración de los datos de la antigua aplicación de Access.

Visión General

  • El Grupo AT de Restauración desarrolla su actividad en el sector hostelero.

Industria

  • Alimentación

Solución

  • GARCI (Gestor de Almacenes, Recetas, Costes e Inventarios) con funciones mejoradas y ampliadas, e incluyendo la migración de los datos de la antigua aplicación de Access.

Beneficios

  • Menor inversión de tiempo en tareas mecánicas, mejora en el seguimiento de costes, información en tiempo real y accesibilidad a la solución desde cualquier lugar
Grupo Al traste 1

El Grupo AT de Restauración desarrolla su actividad en el sector hostelero. Por una parte explota los restaurantes de la cadena Al Traste Fun and Food, que cuenta con varios establecimientos en Barajas y Coslada y por otra, ejerce la consultoría orientada a asesorar y coordinar negocios de hostelería de otros clientes.

El origen de Al Traste fue un restaurante familiar en Barajas que fue famoso en su época por ser el primer establecimiento de Madrid en servir hamburguesas, debido a la influencia de los trabajadores norteamericanos de la cercana base de Torrejón de Ardoz. 

SmartCo Iniciativas Tecnológicas es un conocido miembro FBA cuyos socios cuentan con una amplísima experiencia en el desarrollo de aplicaciones con FileMaker y FileMaker Go y que ya han publicado numerosos casos de éxito como socios de otros FBAs y han participado como ponentes en distintos eventos relacionados con FileMaker.

Hoy en día el público que acude a un restaurante tiene una cultura culinaria mucho mayor que antes y por tanto es más exigente y es más difícil de satisfacer, pero sólo dar bien de comer no garantiza el éxito".

— Joaquín Sevillano, Gerente del Grupo Al traste.
Grupo Al traste 1

El desafío del usuario

El sector de la hostelería aglutina a más de 250.000 empresas y suponen una de las principales industrias del país a pesar de que ha sido uno de los sectores más castigados por la crisis. Así por ejemplo, en 2014 hubo 44.582 cierres frente a 39.596 aperturas de nuevos establecimientos (fuente Federación española de la hostelería Fehr). Todos hemos sido testigos de aperturas y cierres fulgurantes de bares y restaurantes que aparentemente tenían una buena localización, buena comida y un ambiente limpio y agradable.

Los establecimientos de Al Traste reúnen todas estas características y de hecho gozan de muy buena puntuación en portales de reservas tales como Tripadvisor e incluso de su certificado de excelencia. Aún así, para sus responsables, la clave de su éxito es la profesionalización en la gestión de cualquier negocio de hostelería.

En el área de consultoría del Grupo AT atienden a muchos clientes que no tienen experiencia en negocios de restauración y que conciben la idea de tener un restaurante como una idea en cierto modo romántica y que no tienen la visión global de que un restaurante es una empresa como cualquier otra y que como tal debe ser concebida y gestionada. “Este tipo de clientes, sin nadie que les asesore están generalmente abocados al fracaso”, nos cuenta Joaquín Sevillano.

Un restaurante, un bar o una cafetería, además del servicio de sala y la cocina, implica gestionar almacenes, recuentos de existencias, inventarios, pedidos y entregas de proveedores, gestionar los gastos generales, el personal y escandallos de costes de cada receta, entre otros procesos, que deben de funcionar en base a protocolos de funcionamiento.

Como herramientas de gestión, El Grupo Al Traste contaba con TPVs en cada establecimiento y en las oficinas centrales con la aplicación de gestión, desarrollada con Access in-house, y cuyo fin era la gestión de las operaciones del Grupo.

Grupo Al traste 3

La solución FileMaker

SmartCo recibió el encargo por parte del Grupo Al Traste de desarrollar un nuevo GARCI (Gestor de Almacenes, Recetas, Costes e Inventarios) con funciones mejoradas y ampliadas, e incluyendo la migración de los datos de la antigua aplicación de Access.

La aplicación cuenta con los siguientes módulos: 

- Ajustes: Desde donde se configuran diversos parámetros de la aplicación, tales como “personas”, “categorías”, “restaurantes” y “formatos”.

- Clientes: Directorio de clientes a los que se les prestan servicios de consultoría y ventas externas a las salas, como por ejemplo pedidos entre restaurantes.

- Proveedores: Desde este módulo el Grupo Al Traste guarda y gestiona los datos de contacto de sus proveedores, sus datos fiscales, formas de pago, plazos, artículos que suministran y pedidos.

Uno de los motivos de desarrollar una herramienta informática adicional a las tradicionales TPVs de hostelería es el de poder aplicar una estricta metodología de trabajo que permita al Grupo AT planificar y controlar eficientemente toda la parte relacionada con las compras de los restaurantesseñala Claudio Rubio, Socio Director de SmartCo. 

De este modo, todos los proveedores tienen asignados los artículos concretos con autorización para ser suministrados al Grupo AT. Igualmente, se les asignan unos días determinados de la semana para entregar las mercancías, lo que a su vez condiciona el día y el turno para el conteo de artículos en almacén que sirve para generar los pedidos.

 “Cada restaurante sabe cada día qué proveedores harán su entrega y qué productos concretos tienen que entregar. Así evitamos aglomeraciones de comerciales haciendo una pre-venta en el momento más inoportuno, un goteo constante de repartidores, y se evita que nos coloquen artículos no solicitadosseñala David Sevillano, copropietario del Grupo.

 

  • Artículos: En este módulo tenemos un registro de todos los productos que se utilizan en el Grupo Al Traste, desde alimentos hasta los clips de la oficina. Para mantener los estándares de calidad y homogeneidad del Grupo, cada producto tiene asociado un proveedor concreto y sólo se pueden realizar pedidos de ese producto a ese proveedor concreto. Para la emisión de informes cada uno tiene una categoría, un tipo y subtipo de gasto aunque la parte más peculiar e importante de los artículos es la siguiente:

 

En hostelería, para un mismo artículo, se manejan distintas unidades en función del proceso que se esté realizando. Así por ejemplo, para el codillo, el formato de compra es en cajas de 8 unidades, pero el proveedor factura en kilos, el formato de conteo es por unidades pero el de consumo que se utiliza en la elaboración de la receta es nuevamente el kilo. Todo esto lo reflejamos en la ficha de cada producto, en donde se calculan automáticamente unos ratios de conversión que nos permiten automatizar muchos procesos”, dice Nacho Alas, Socio de SmartCo

En esta ficha también se indican otros datos interesantes relacionados con el stock y los pedidos mínimos así como el coste medio de la unidad en función de las últimas compras. Así por ejemplo, si establecemos un “Criterio Valor Medio” de 3, el coste medio de un producto tendrá en cuenta las tres últimas compras de este artículo que marque el Grupo AT. Desde la ficha de cada artículo tendremos acceso a todos sus movimientos y sus conteos.

- Recetas: Tenemos dos tipos de recetas. Las recetas generales y las recetas base. Las recetas base son aquellas que forman parte de otras (p.ej. La salsa de tomate) y que se incorporarán como un producto más a la base de Artículos. Indicando los productos y recetas base que forman parte de una receta así como sus cantidades, obtendremos el escandallo de costes y fijaremos márgenes de venta y coste y su precio de venta. Este módulo nos permite hacer simulaciones modificando cantidades y artículos.

- Compras: Desde las compras gestionamos los pedidos a proveedores, los albaranes de entrega, que son cotejados con estos pedidos así como las facturas recibidas y el inventario general.

- Conteos: Son los recuentos periódicos señalados para cada día y turno que se realizan en función de los días y plazos de entrega de cada proveedor. A partir de cada conteo, del stock mínimo de cada producto, de las unidades mínimas de compra y del ratio de conversión de unidades de conteo a unidades de compra se generan automáticamente todos los pedidos agrupados por proveedor.

- Ventas Externas: Reflejan las ventas entre restaurantes ya que hay recetas base o platos que se preparan en una única cocina y se distribuyen a los otros restaurantes o a otros establecimientos ajenos al Grupo.  

- Servicios: Reflejan las ventas del área de consultoría del GRUPO AT, o la prestación de servicios del personal del grupo a terceros.

- Ventas: Aquí se vuelcan los datos de ventas diarios por turnos y el número de comensales a partir de los resúmenes de las TPVs. “Optamos por no integrar las TPVs en GARCI puesto que ya habíamos realizado una fuerte inversión en ellas antes de conocer FileMaker y además decidimos que así se podía tener un doble control sobre los ingresos. Nos basta con tener los resúmenes para obtener todo tipo de informes desde GARCIcomenta Joaquín Sevillano.

- Propinas: Aquí consignamos todos los importes que se obtienen diariamente en concepto de propinas y el responsable de haberlas contado, para su posterior reparto entre el personal. Con este sistema se evitan muchas suspicacias internas.

- Informes: “Esta, tal vez, es la parte más importante de esta y de cualquier otra aplicación, ya que permite al Grupo AT tener una radiografía exacta de la marcha de su negocio en cada momento, e incluso comparar dos periodos distintos, así hemos predefinido los siguientes tipos de informes periódicosdice Claudio Rubio

 

  • Compras y gastos – Por consumo y tipo de gasto
  • Compras y gastos – Por tipo de gasto
  • Compras y gastos – Por tipo de gasto y categoría
  • Compras y gastos – Por tipo de gasto, categoría y proveedor
  • Ventas – Comensales por día de la semana y ocupación
  • Ventas – Por día de la semana
  • Ventas – RMA
  • Ventas, Compras y Gastos – RMA
  • Gráficas de ventas, porcentajes de tipos de gastos, ocupación media y resumen general.
  • Ventas – Por día de la semana
  • Ventas – Comensales por día de la semana y ocupación
Grupo Al traste 4

Beneficios desde la implantación

Para tener éxito, un negocio de hostelería tiene que gestionarse con el mismo rigor y profesionalidad que cualquier otra empresa de cualquier sector. Por este motivo, los hermanos Sevillano aplican una serie de procedimientos, manuales y protocolos de funcionamiento interno en todas y cada una de las áreas de negocio del Grupo AT, desde la organización de la cocina hasta qué música se escucha en sala o a qué temperatura ha de estar ésta. Todo ello con el fin de ofrecer buena comida en un ambiente agradable a buen precio.

Para el Grupo Al Traste, los principales beneficios, entre otros, que FileMaker aportan a su organización son los siguientes:

  • Una menor inversión de tiempo en la realización de tareas mecánicas y cotidianas, como son la realización de los pedidos, y sin embargo, aumentando la eficacia en la comunicación con los proveedores, la veracidad en la información, y no menos importante, una imagen profesional y sólida.
  • Una gran mejora en el seguimiento de los costes de los productos, que afectan a los escandallos de los platos, y que permiten tomar decisiones sobre las tarifas de venta de manera más rápida y rigurosa, minimizando el tiempo de reacción a las variaciones de costes, tan importantes hoy en día, en un mercado con márgenes tan ajustados. 
  • La forma de moverse por la solución, ha reducido el tiempo de formación de los usuarios a apenas un par de horas, y su capacidad de gestionar usuarios ha hecho que módulos de la misma puedan ser usados por miembros del equipo con casi ninguna experiencia en este tipo de aplicaciones.
  • La mecánica de uso, junto a los informes que proporciona, hace posible tener información a tiempo real de la situación de cada uno de los locales donde está implantada la solución. Especialmente útil es el informe “Dashboard”, que permite de un vistazo ver las diferentes áreas de la actividad que afectan sobre el resultado de la misma. 
  • La accesibilidad a la solución desde cualquier lugar, proporciona a los gerentes y supervisores de los establecimientos mayor libertad de actuación, al no tener que depender de una ubicación fija para la gestión de sus centros. 
  • El hecho de estar desarrollado en FileMaker, y junto a Smartco, hace que esta solución tenga una proyección futura de adaptación a nuevas necesidades o demandas que plantee el mercado o los clientes, que con otras aplicaciones sería imposible, o muy difícil de acometer.

“Desde pequeños quisimos seguir los pasos de nuestro padre en el negocio tradicional porque asociamos un restaurante a un sitio donde la gente viene a pasar un rato agradable con familia y amigos y a nosotros nos encanta agradar a la gente. Para que esto suceda así, hay que planificar y controlar todos los aspectos del negocio, estandarizando procesos y calidades. Por eso, GARCI y FileMaker son una parte importantísima en el engranaje que permite a los socios y a todo el equipo del Grupo AT vender diversión y felicidad a sus clientes. Comentan David y Joaquín.

 

Información de contacto

Grupo Al Traste

Joaquin Sevillano

Gerente

http://www.altraste.com/

 

SmartCo

Claudio Rubio

Socio Director

Lérida, 8

28020 Madrid

916 225 722

http://smartco.es

 

Información de contacto

Elena Lázaro
FileMaker International, representado en España por Market-in
Bailén 71 Bis, Ático 3ª
08009 Barcelona
+ 34 93 272 62 00

Close

Grupo Al traste