Aficionarts

"Gracias al uso del iPad por parte de los profesores, conocemos las asistencias de los alumnos en tiempo real y además, evitamos duplicidad de tareas ya que esta información sólo se recoge una vez directamente en la base de datos. Además, hemos notado el ahorro en papel impreso, lo que es de agradecer con la coyuntura actual."
- Destaca Asier Olaizola de Aficionarts.

Aficionarts, más que teatro

General

  • Empresa cuya actividad principal es la impartición de cursos y talleres de interpretación.

Solución

  • Solución de gestión basada en FileMaker Go y FileMaker Pro que cubre la administración de contactos y alumnos, profesores, cursos, matrículas, asistencias y pagos.

Beneficios

  • Ahorro de costes, mejor servicio al alumno, accesibilidad, menos papel, inteligencia de negocio y mejor imagen.

Asier Olaizola Bermejo, Oscar de la Fuente, Amparo Alcoba, Landher Iturbe, Ignacio Ysasi, Amparo Maroto, Rafael Molina, Aldo Benito y Olga Rodríguez son actores profesionales que desarrollan su carrera profesional tanto en teatro (El Feo, Los cuentos de la Peste, El lindo Don Diego - Compañía Nacional de Teatro Clásico, Descalzos por el Parque, Los Persas, Degustación de Titus Andrónicus - La Fura dels Baus, Premonición, Los Conserjes de San Felipe - Centro Dramático Nacional, Noches de Amor Efímero, La calumnia, Romeo y Julieta, Enrique VIII) como en televisión (La Señora, Hermanos y Detectives, Ciega a Citas, Los Serrano, Amar es para siempre, Hospital Central, Yo soy Bea, Cuenta Atrás, La que se avecina, El Comisario, El don de Alba, RIS Científica o Cuéntame cómo pasó).

Estos reconocidos actores y actrices compaginan sus actividades con la docencia y fruto de esta pasión, han creado la asociación AFICIONARTS, dedicada a impartir cursos y talleres dirigidos a aficionados el teatro que quieran divertirse y disfrutar al tiempo que mejoran sus capacidades de comunicación, expresión o vencen la timidez.

SmartCo Iniciativas Tecnológicas es un activo miembro FBA cuyos socios cuentan con una amplísima experiencia en el desarrollo de aplicaciones con FileMaker y FileMaker Go y que ya han publicado numerosos casos de éxito propios o como socios de otros FBAs y han participado como ponentes en distintos eventos relacionados con FileMaker.

Gracias al uso del iPad por parte de los profesores, conocemos las asistencias de los alumnos en tiempo real y además, evitamos duplicidad de tareas ya que esta información sólo se recoge una vez directamente en la base de datos. Además, hemos notado el ahorro en papel impreso, lo que es de agradecer con la coyuntura actual

— Asier Olaizola. Director de la escuela de Teatro Aficionarts

El desafío del usuario

Con poco más de un año de vida, AFICIONARTS ha tenido una gran acogida en todos sus cursos y talleres de interpretación. Este éxito ha supuesto una gran burocracia ya que, entre otros aspectos administrativos, hay que realizar las siguientes tareas:

  • Atender consultas y peticiones de información
  • Realizar matrículas de los cursos
  • Coordinar horarios
  • Gestionar cobros y pagos
  • Control de asistencias a cada clase
  • Envío periódico de newsletters

Como nos podemos imaginar, todo este papeleo es bastante engorroso para cualquiera y mucho más para actrices y actores. Además, AFICIONARTS quería mostrar desde sus inicios una imagen muy profesional ya que este proyecto tiene vocación de continuidad y crecimiento.

Para Asier Olaizola, director de AFICIONARTS, “nuestro trabajo es eminentemente creativo, por lo que todas las tareas administrativas nos suponían un tremendo esfuerzo. Desde el primer momento vimos claramente la necesidad de tener toda la gestión ordenada y centralizada en una única plataforma.”

En un primer momento se utilizaron unas hojas de Excel, que aunque ayudaban a controlar la gestión, no eran la herramienta apropiada ya que implicaban duplicidad de datos así como emplear muchas horas en procesar manualmente toda la información.

Posteriormente se optó por adoptar una solución de Bento, lo que aportó una mayor eficiencia en la gestión, pero al ser una base de datos para un único usuario, no todos los profesores y administradores de AFICIONARTS podían acceder a la información necesaria para la planificación de sus clases. Esto implicaba, por ejemplo, tener que imprimir las listas de asistencias a cada clase en papel y una vez terminada ésta, pasar los datos nuevamente a Bento.

La solución FileMaker

AFICIONARTS, a través del apartado de Consultores de la web de filemaker, contactó con nuestro FBA SmartCo Iniciativas Tecnológicas, S.L. y tras una primera entrevista, les encargó el desarrollo de su nueva aplicación de gestión.

La aplicación desarrollada por SmartCo cuenta con las siguientes funcionalidades:

  • Alumnos y contactos: En este apartado segmentamos los contactos comerciales y los alumnos de AFICIONARTS. A través de una completa ficha tenemos acceso a todos los datos de contacto, sus intereses y procedencia, datos de facturación, vencimientos y cobros de recibos, cursos en los que se matricula cada alumno, cobros tenemos una completa ficha con los datos de los contactos comerciales de AFICIONARTS.

  • Profesores: Ficha registro de profesores y trabajadores de la asociación. Desde ésta, se pueden acceder a los datos de contacto de cada uno, a los cursos asignados, a los alumnos matriculados y a clases impartidas y sus asistencias.

  • Cursos: Completo directorio de todos los cursos impartidos por AFICIONARTS con información sobre condiciones económicas, profesores asignados, alumnos matriculados, asistencias, lista de espera y bajas.

  • Matrículas: Desde el apartado de matrículas, registramos las condiciones económicas de cada alumno, asociadas a un curso concreto. Las cuotas, sus importes y la forma de pago de cada una se pueden calcular automáticamente o registrarse de forma manual.

  • Asistencias: Control de las asistencias a cada clase. La toma de estos datos se realiza desde un iPad, lo que permite una mayor agilidad a la hora de la introducción de datos ya que no hay que repetir este proceso. Los datos quedan guardados en tiempo real en la base de datos alojada en un servidor.

  • Pagos: Desde esta pantalla, AFICIONARTS puede controlar el cumplimiento de los pagos generados en las matrículas. Así, puede conocer en cada momento los vencimientos de un periodo de tiempo concreto, devoluciones, pagos por tarjeta, recibo o efectivo o el estado de cuentas de un curso o un alumno concreto.

“Anteriormente, tardábamos hasta 5 días en controlar y gestionar los recibos de cada matrícula y ahora en unas pocas horas ya tenemos todo el proceso completado”. Nos explica Asier Olaizola.

“AFICIONARTS cuenta ahora con una aplicación de gestión que cubre satisfactoriamente con todas las necesidades iniciales planteadas por el cliente y que por su escalabilidad, podrá contar en un futuro con módulos adicionales” señala Claudio Rubio, socio Director de SmartCo.

“Nos sorprendió gratamente la rapidez con la que pudimos disponer de la nueva aplicación así como la facilidad en su mantenimiento ya que de vez en cuando solicitamos pequeñas modificaciones a SmartCo, que vemos reflejadas en la base de datos casi en tiempo real” destaca Asier Olaizola de Aficionarts

Beneficios desde la implementación

Desde el inicio del proyecto, AFICIONARTS percibió el desembolso económico a realizar tanto en licencias como en desarrollo como una inversión y no como un mero gasto. A juzgar por los resultados obtenidos tras un primer año de uso de FileMaker, ésta ha valido la pena ya que si tenemos en cuenta el ahorro obtenido sólo en horas de trabajo no realizadas, el coste del programa ya está amortizado con creces.

Para Asier Olaizola, los principales beneficios que FileMaker aportan a su organización son los siguientes:

  • Ahorro de costes: Las tareas que antes se tardaban en completar varios días, ahora se tienen listas en unas pocas horas. AFICIONARTS calcula que en caso de no tener la aplicación de gestión, necesitaría una persona más dedicada a tareas administrativas.

  • Mejor servicio al alumno: El acceso a la información de cada alumno o de los cursos de una manera ágil y bien estructurada facilita enormemente el proceso de atender las peticiones de cada alumno o de informar correctamente a posibles clientes.

  • Accesibilidad: Por motivos laborales, los gerentes de AFICIONARTS viajan periódicamente, por lo que poder acceder a la información a cualquier hora, desde cualquier lugar facilita enormemente la administración de la asociación.

  • Menos papel: Además del ahorro económico que esto supone, contribuimos a la sostenibilidad del medioambiente al minimizar el uso de papel. Como ejemplo, cada cartucho de tinta dura dos veces más que anteriormente.

  • Inteligencia de negocio: Gracias al motor de búsqueda de FileMaker, AFICIONARTS puede identificar y definir grupos o segmentos entre sus contactos con intereses comunes a los que dirigir información sobre cursos o enviar ofertas muy concretas de una manera precisa, lo que mejora el resultado de sus acciones de marketing.

  • Mejor imagen: El uso de herramientas de gestión avanzadas mejora la imagen que perciben los alumnos y los potenciales clientes de AFICIONARTS, quienes también agradecen la rapidez en atenderles así como que a cada uno le llegue sólo la información que realmente les es útil o de interés.

Información de contacto

Aficionarts
Asier Olaizola
Director
Zurita, 23
28012 Madrid
http://www.aficionarts.com

SmartCo
Claudio Rubio
Socio Director
Lérida, 8
28020 Madrid
916 225 722
http://smartco.es

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