ByTech

"Desde la incorporación de FileMaker en nuestro sistema de trabajo, hemos reducido en un 50% el tiempo de desarrollo, implantación y pruebas de cualquier mejora o nueva función."
Paco Sánchez, Responsable del sistema de gestión en ByTech

Innova y gestiona con FileMaker

ByTech es una empresa española líder en la investigación, el diseño, la fabricación y la distribución de dispositivos tecnológicos destinados a la seguridad y control de accesos. La empresa empezó su actividad hace más de 20 años, en el año 1990, buscando ofrecer la mejor calidad e innovación en sus productos de seguridad. Esta filosofía les ha llevado a tener un crecimiento exponencial en su sector. ByTech está especializada soluciones para el control de acceso, lectores de proximidad, sistemas de seguridad, control de puertas, lectores de presencia, sistemas biométricos, control de horario, sistemas de intercomunicación y lectura de matrículas. En cualquier caso, siempre ofrecen soluciones adaptadas a los requerimientos específicos de cada usuario e intentan asociar una cuidada estética y sencillez extrema con una elevada calidad en la construcción de dichos dispositivos.

El desafío del usuario

FileMaker es la herramienta básica para el día a día de los empleados de ByTech. La empresa necesitaba una solución de negocio con la que gestionar los procesos de trabajo y controlar la producción, comercialización y distribución de sus productos. Siempre habían trabajado con equipos Mac, por lo que FileMaker era la opción ideal. Además, descubrieron que se integraba bien con otros sistemas informáticos y se adaptaba muy bien a los requisitos que ellos estaban buscando. Sin embargo, uno de los puntos más importantes era su sencillez de uso. Paco Sánchez explica:

La potencia de FileMaker no estaba reñida con su facilidad para programar y eso para nosotros era muy importante. Desde entonces hemos sacado mucho partido a esta característica única de FileMaker y hemos ido desarrollando y “engordando” nuestra solución, dotántola de muchas más funciones y posibilidades



La solución FileMaker

ByTech dispone de una solución de negocio basada enteramente en FileMaker para gestionar toda la empresa a nivel corporativo. Desde el diseño de sus dispositivos hasta el servicio de post-venta, todo pasa por la gestión en FileMaker.

Todos los componentes que se utilizan habitualmente en el proceso de  fabricación están registrados en la misma solución, por lo que siempre llevan un óptimo control y pueden hacer el seguimiento de las unidades de que disponen, los usos, las ventas, etc. La trazabilidad es un aspecto fundamental ya que deben controlar el histórico, la ubicación y la trayectoria de los productos. Descargan de la web códigos bidimensionales (BIDI) o Quick Response (QR) que ya están preparados para utilizarse. Los incorporan fácilmente a su solución para poder imprimir más tarde en etiquetas personalizadas para cada componente. Estas etiquetas se imprimen en una impresora especial y les permiten conocer todos los detalles sobre los componentes y, más adelante, los equipos que ponen a la venta. Datos como la fecha de fabricación, la fecha de uso y el departamento aportan información muy valiosa para la gestión de la trazabilidad.
La conexión a otros sistemas informáticos a través de ODBC permite hacer el seguimiento de estos componentes y su integración para formar lo que se convertirá en sus dispositivos de seguridad. Los ordenadores de ByTech que no disponen de FileMaker pueden conectarse a la solución de negocio e incluir información sobre el proceso que siguen estos componentes. FileMaker vuelca todos estos detalles que se han registrado en otros sistemas en la solución de negocio para que todo esté unificado y cualquier usuario pueda consultar la trayectoria de los componentes. De esa forma, cualquier usuario, tenga o no tenga FileMaker, puede ver y trabajar con la solución sin ningún problema.

Los almacenes de ByTech, tanto los internos como los externos, también se gestionan en FileMaker y por eso controlan el stock de todos los productos en la misma solución de negocio. Se generan de forma automática albaranes para la entrada y la salida de material que permiten conocer siempre las unidades que mantienen en los almacenes.

ByTech también gestiona otros procesos administrativos con su solución de FileMaker, como los contactos con los clientes, las ventas, la emisión de facturas y las entregas de los productos. Después de la compra, obtienen estadísticas de ventas con la misma solución y pueden hacer el seguimiento post-venta con sus clientes, ofreciendo el servicio de atención técnica (SAT) para resolver incidencias relacionadas con el uso de los dispositivos de seguridad. La solución también permite conectar otros departamentos de la empresa que trabajan con programas específicos, como el equipo de contabilidad. Para ello, el departamento de ventas envía ficheros de texto exportados de FileMaker para que se importen en otros programas.

Disponer de una única solución de negocio para toda la empresa es realmente útil y nos ahorra muchos esfuerzos y tiempo porque podemos controlar todas las áreas con un mismo software. Lo que no hacemos con FileMaker, también lo hacemos posible conectándolo a otros sistemas informáticos, comenta Paco Sánchez sobre la solución de ByTech.

Beneficios desde la implementación

En estos últimos 10 años, ByTech ha sabido sacar el máximo partido a todo el potencial de FileMaker como herramienta de gestión y partner de negocio. Paco Sánchez nombra algunos de los beneficios que observan desde su implementación en la empresa.

  • Excelente escalabilidad. La plataforma FileMaker les permite adaptar sus soluciones de negocio a las circunstancias de la empresa muy fácilmente. Si necesitan añadir mejoras o hacer cambios, pueden hacerlo de forma sencilla y rápida. Esto les garantiza que sus procesos de trabajo no se vean afectados y puedan seguir proporcionado sus productos y servicios a sus clientes con total normalidad.  Paco Sánchez afirma, respecto a este punto:

    Desde la incorporación de FileMaker en nuestro sistema de trabajo, hemos reducido en un 50% el tiempo de desarrollo, implantación y pruebas de cualquier mejora o nueva función.
  • Control y seguimiento hasta el mínimo detalle. Además del uso compartido y en red de sus bases de datos, FileMaker Server también les ayuda a monitorizar todos los cambios realizados en las bases de datos, ver el uso de los usuarios, realizar copias de seguridad programadas y mucho más. El software de servidor les proporciona fiabilidad y disponibilidad de los datos las 24 horas y los 7 días de la semana. Ningún empleado se queda sin conexión a la solución y pueden disponer de la información de forma rápida en cualquier momento.
  • Protección de los datos mediante privilegios. ByTech entiende lo que significa la seguridad y por eso valoran el sistema de seguridad basado en usuarios y privilegios integrado en FileMaker. Han configurado un conjunto de usuarios donde cada uno tiene sus propios privilegios de acceso. Dependiendo del departamento y del puesto de cada trabajador, cada uno tiene la posibilidad de acceder y trabajar con ciertas partes de la solución. Ésta es la forma óptima de gestionar la solución de negocio y controlar el flujo de datos entre la empresa y sus trabajadores.

  • En cualquier equipo sin ninguna diferencia. ByTech tiene un entorno informático mixto, disponen tanto de ordenadores Windows como Mac. Aunque pueda parecer un detalle sin importancia, para los trabajadores es algo fundamental. Acceden y comparten en red sus soluciones de negocio y, lo más importante, nadie percibe ninguna diferencia. FileMaker es un software multiplataforma y posibilita que tanto usuarios de Windows y Mac trabajen sin problemas con la misma solución.

Información de contacto

ByTech
Paco Sánchez
Responsable del sistema de gestión
Tomás Edison, 5
28224 Arganda del Rey (Madrid)
902 82 00 81
www.by.com.es
gerencia@aldeatour.com

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