Casa Decor

"Me atrevería a decir que el modelo de negocio de Casa Decor es único en el mundo y que con el tiempo se ha convertido en la cita ineludible del sector. Por eso necesitábamos una herramienta única como FileMaker" Afirma Luis Sánchez de Pedro, Consejero Delegado en Casa Decor.

Una herramienta única para la Exposición de interiorismo más exclusiva de Europa

Solución integral de CRM que incluye módulos de Contactos, Campañas, Solicitudes, Productos, Espacios, Propuestas y algún módulo adicional de tareas y eventos.

Visión General

  • Casa Decor es la mayor y más exclusiva exposición de decoración, diseño y arquitectura de interiores de Europa.

Industria

  • Comercio/Retail

Solución

  • Solución integral de CRM basada en FileMaker Pro y FileMaker Go para iPad que incluye módulos de Contactos, Campañas, Solicitudes, Productos, Espacios, Propuestas y algún módulo adicional de tareas y eventos.

Beneficios

  • Imagen de empresa moderna, accesibilidad, Sin duplicidad de tareas, aumento de la eficiencia, mejora en el contacto con los clientes, posibilidad de evolucionar y escalabilidad.
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Casa Decor es la mayor y más exclusiva exposición de decoración, diseño y arquitectura de interiores de Europa. A lo largo de sus 52 ediciones desarrolladas a lo largo de 25 años se ha convertido en un referente sobre moda y nuevas tendencias en interiorismo: 52 edificios abiertos al público; cerca de 258.000 metros cuadrados decorados; más de 2.500 interioristas, 3.500 firrmas participantes y dos millones de visitantes.


La edición de este año se desarrollará desde el 10 de mayo hasta el 18 de junio en un señorial edificio de viviendas de 1900, sito en la Calle Antonio Maura, 8 de Madrid.

Los 2.800 m2 del edificio, distribuidos en 7 plantas se han dividido en 68 espacios decorados de dimensiones reales y acordes a las estancias de una vivienda auténtica. Todos ellos han sido realizados por grandes equipos de interioristas, algunos de ellos de fama internacional.

Además de los interioristas, también participan en Casa Decor 103 empresas con Ford y Samsung a la cabeza como patrocinadoras del evento. Todas ellas apuestan por este marco único y exclusivo para presentar sus novedades para las diferentes áreas del sector del hábitat: materiales y revestimienos, mobiliario, telas y papeles pintados, sistemas eléctricos y domóticos, electrodomésticos, audio y sonido, iluminación, baños y griferías, cocinas, etc.

SmartCo Iniciativas Tecnológicas es un conocido miembro FBA cuyos socios cuentan con una amplísima experiencia en el desarrollo de aplicaciones con FileMaker y FileMaker Go y que ya han publicado numerosos casos de éxito como socios de otros FBAs y han participado como ponentes en distintos eventos relacionados con FileMaker.

 

En cada nueva edición de Casa Decor se presentan cambios y nuevas necesidades, pero gracias a la flexibilidad de FileMaker podemos adaptar la aplicación para acometer estos retos con garantías

— dice Nacho Alas, Socio de SmartCo
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El desafío del usuario

En cada una de sus ediciones, Casa Decor selecciona un inmueble singular, lo divide en diferentes estancias y comercializa cada una de ellas a modo de “escaparate” temporal para decoradores de interiores y empresas, que exponen sus trabajos y productos orientados al hogar. En paralelo, los departamentos de Comunicación y Marketing trabajan para dar la máxima visibilidad a cada evento, ya que Casa Decor también es una plataforma de comunicación para el sector.

"Cada una de las ediciones de Casa Decor supone un gran reto organizativo ya que movilizamos una gran cantidad de personas y recursos” nos comenta Luis Sánchez de Pedro, Consejero Delegado de Casa Decor.    

Todo el proceso comienza con la prospección que realiza el Departamento Comercial, que contacta con posibles participantes quienes comunican sus preferencias sobre el tipo de participación y el espacio que quieren decorar: una cocina, un baño, un salón, dormitorios, etc. o qué artículos quiere que estén presentes en los diferentes espacios. Los comerciales están en permanente contacto con los clientes, guiándoles y aconsejándoles en todo el proceso de participación. Además, comercializan otros productos de Casa Decor, tales como páginas de publicidad en sus publicaciones, banners en la web, talleres y cursos o packs de entradas.

En paralelo, Dirección y el Departamento de Proyecto seleccionan el inmueble en el que desarrollar la siguiente exposición. Una vez seleccionado, se divide en espacios y se cruzan las peticiones de los potenciales clientes con la disponibilidad de espacios y se pre-asignan.  A partir de este momento, el Departamento de Administración gestiona las fianzas, redacta contratos, emite facturas y controla los cobros hasta que la asignación es definitiva.

La decoración de los espacios está supervisada por el Departamento de Obra, que con su grupo de arquitectos se ocupa de vigilar por el cumplimiento de toda la normativa legal, plazos de fin de obra, seguridad.

El Departamento de Proyecto, a parte de seleccionar el inmueble y de distribuir las diferentes estancias, se ocupa de poner en contacto a los diferentes participantes de manera que se establezcan sinergias y se puedan utilizar productos de unos en espacios de otros.

Comunicación y marketing tiene como misión la de ofrecer material de ventas al Departamento Comercial y dar difusión a todo el evento ya que Casa Decor también es una plataforma de comunicación para el sector. Para ello, crea diversos contenidos y gestiona la web y la extranet de clientes, las redes sociales, las apariciones en los medios, las entradas, las acreditaciones y un sin fin de actos que se organizan alrededor de Casa Decor.

Respecto a los clientes, existen cuatro tipos de participantes:

Empresas con espacio propio: Son aquellas que contratan el uso de un espacio concreto y lo decoran conforme a las ideas y soluciones decorativas que quieren transmitir a los visitantes. Dentro de este tipo, a su vez, existen distintas categorías 8sponsor, espacio A, espacio B, etc.)

Empresas con Product Placement: Son empresas que participan aportando productos que ceden a los espacios para su exhibición. Igualmente, cuentan con diversas categorías de participación.

Decoradores con espacio propio: Son estudios y profesionales de la arquitectura de interiores y la decoración que contratan el uso de un espacio en exclusiva y presentan en él un proyecto decorativo. Como en los dos tipos anteriores, también existen distintas categorías.

Decoradores de empresa: Son los profesionales contratados por las empresas        con espacio propio para la adecuación de los mismos. 

Otros participantes: Aquellos no englobados en las categorías anteriores y que por ejemplo utilizan el auditorio de Casa Decor para hacer ruedas de prensa, o el restaurante para desayunos o comidas de empresa.

Cada tipo y categoría de participación tiene sus propias ventajas y obligaciones, todas ellas recogidas en sus contratos.

Para la gestión y el control de todas las actividades de los diferentes departamentos, Casa Decor no contaba con ninguna aplicación específica y tampoco encontraba nada ya desarrollado en el mercado. Una vez más Excel, sorprendentemente, era la principal herramienta de gestión de una empresa.

 

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La solución FileMaker

Casa Decor seleccionó la oferta de SmartCo para el desarrollo de una solución CRM, desarrollada y personalizada con FileMaker. 

La aplicación cuenta, entre otros, con los siguientes módulos:

- Contactos: Directorio de empresas profesionales y personas categorizados según sean clientes potenciales o clientes de las tres últimas ediciones, con datos de contacto, personal de contacto, categoría, sector y subsector, ventas anteriores y previsión de ventas futuras, comunicaciones realizadas y otros datos económicos así como equipo comercial asignado. 

- Campañas: Cada nueva campaña o edición de Casa Decor genera un nuevo registro desde el que se accede a todos los datos importantes: Dirección del inmuebles, espacios, productos, documentación y comunicados asociados a la campaña, así como los diferentes actos a organizar durante la misma. 

- Solicitudes: Los comerciales tienen un acceso desde un iPad con FileMaker Go a la aplicación, y desde aquí registran las solicitudes de cada cliente o posible cliente, anotando sus preferencias en cuanto a los espacios o productos que les gustaría contratar.

“Anteriormente, los comerciales rellenaban una fichas de papel cuyo contenido se traspasaba  posteriormente a una hoja de excel.  Este método implicaba duplicidad de trabajo y errores” señala Claudio Rubio, Socio Director de SmartCo.

Las solicitudes se procesan a través de un mánager mediante el cual se valoran diversos factores para hacer las adjudicaciones finales.

“Con nuestro CRM podemos tener una visión de conjunto sobre las preferencias de nuestros clientes, los espacios disponibles y el precio de cada uno, logrando el equilibrio entre la satisfacción de los clientes y nuestra rentabilidad” señala Luis Sánchez de Pedro.

- Productos: Son las diferentes modalidades de participación u otros servicios que comercializa Casa Decor, cada una de ellas con un coste y unos beneficios asociados. Por ejemplo un “Espacio Promocional A” da derecho a beneficios tales como el alquiler de un espacio de categoría A, la presencia en otros espacios, una página de publicidad en la guía o el uso del restaurante y el auditorio. En total, para la edición 2017, hay 41 productos diferentes, siendo el más económico la adquisición de un ejemplar del Catálogo Magazine por 5€.

- Espacios: Cada casa seleccionada por Casa Decor ofrece unas posibilidades distintas y es en este módulo en el que se dan de alta para cada inmueble. Es muy común que la distribución cambie desde la idea original ya que se fusionan espacios, se dividen o se les cambia el nombre y el uso para el que van a estar destinados y todos estos cambios se tienen en cuenta en la aplicación. Este módulo cuenta con un manager en el que ver el número de solicitudes por espacio según el tipo de participación, las propuestas y adjudicaciones realizadas así como la rentabilidad de cada uno. 

- Propuestas: A partir de las solicitudes de cada cliente, procesadas en un manager en el que se pueden establecer diversos filtros de búsqueda y teniendo en cuenta los datos del manager de espacios, Casa Decor asigna los espacios definitivos a cada participantes. Aquí se realiza el seguimiento administrativo de los contratos, pago de fianzas, pagos a cuenta, facturas así como los beneficios asociados a cada cliente. También cuenta con un módulo de envío de documentación. 

El CRM de Casa Decor cuenta con algún otro módulo adicional que se están ampliando actualmente tales como gestión de tareas y eventos.

“El acceso de los comerciales en remoto desde un iPad ha supuesto un importante impulso para Casa Decor ya que ahora tienen acceso a la información de sus clientes en tiempo real y pueden hacer un seguimiento más preciso e informar al cliente con mayor rapidez y veracidad” señala Luis Sánchez de Pedro.

“La web está desarrollada con WordPress ya que aprovechamos determinadas funciones de un tema específico para intranets mejorado con widgets y páginas con php desarrollado por nosotros. El uso de esta plantilla nos supuso un ahorro de tiempo en el desarrollo de la capa de usuario final. El back-end está completamente desarrollado con FileMaker e integrado con el CRM.” Nos indica Claudio Rubio.

Los módulos de la extranet de clientes son los siguientes:

- Gestión de usuarios: Todos los usuarios de la extranet acceden se dan de alta en wordpress desde FileMaker. Cada usuario tendrá acceso a unas áreas y tareas concretas, distintas para cada uno de ellos en función de su categoría de participación. Igualmente se pueden ir activando y desactivando individualmente estos accesos.

  Tareas: Esta tabla recoge las distintas acciones que hay que realizar en cada área (administración, proyecto y obra, Sala de muestras, comunicación y márketing) para cada tipo de usuario (empresa con espacio propio, decorador con espacio propio, decorador de empresa, empresa product placement o empresa product placement pago único). Las tareas de cada uno se vinculan a unas plantillas, que son las que se asignan a cada cliente al darles de alta en la extranet. 

Las tareas cuentan con un manager desde el que gestionar y controlar el envío de documentación de manera común para todos los clientes, de manera que no haya que ir registro por registro validando tareas o enviando comunicados.

A medida que los clientes van completando tareas, se generan una serie de avisos y recordatorios automáticos que se envían por email. 

- Listados e informes: Desde FileMaker se crean listados dinámicos que se van a limentando con la información que van facilitando los clientes por la extranet, y publicándolos en la misma. Que los clientes tengan accesibles los datos de los participantes es muy importante por las sinergias que se forman entre empresas y decoradores.

Otras aplicaciones de FileMaker desarrolladas por  SmartCo son una app para la gestión de la tienda de Casa Decor con control del stock y las ventas, otra app para la recogida de estadísticas de visitantes tales como sexo, procedencia, sector profesional y día y hora de visita, y otra app para el control de las entradas promocionales a través de la captura de los códigos QR que cada cliente se descarga de la app.

Estas 3 apps están instaladas en varios iPads de la taquilla y la tienda.

 

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Beneficios desde la implementación

La gestión de Casa Decor no se asemeja a ninguna otra empresa u organización ya que comercializa un producto exclusivo e irrepetible cuyos plazos de ejecución son muy cortos por lo que la agilidad y el control de todo el proceso es fundamental.

Los principales beneficios que FileMaker aporta a Casa Decor son los siguientes:

De cara a los clientes, el uso de iPads por parte de los comerciales  y el lanzamiento  de la nueva extranet proyecta una imagen moderna de Casa Decor, creando el sentimiento de que evoluciona constantemente incorporando tales mejoras tecnológicas en su gestión.

Facilita enormemente las tareas administrativas, al tener accesibles desde FileMaker toda la documentación de cada cliente.

 

Ya no hay duplicidad de tareas en la incorporación de los datos por lo que se gana  en eficiencia y se evitan errores

 

 

Los Departamentos de Comunicación y Marketing han ganado en eficiencia ya que por ejemplo, las acreditaciones se pueden imprimir directamente desde los formularios rellenados en la extranet por los clientes, cuando anteriormente se comunicaban por teléfono o email, se escribían en un Excel y luego se pasaban a un  Word para su impresión.

La integración de FileMaker y la web permiten el contacto continuo e instantáneo de Casa Decor con sus clientes, permitiendo solventar dudas o problemas en un tiempo record.

El hecho de estar desarrollado en FileMaker hace que esta solución pueda evolucionar a medida que van cambiando las necesidades de la gestión de Casa Decor. 

 

Conclusión:

Gracias a FileMaker y a SmartCo, Casa Decor ha implementado una serie de aplicaciones que han supuesto un giro a su gestión interna y a la relación con sus clientes de manera que con un coste muy ajustado hemos podido crear una serie de protocolos de gestión y control gestionados gracias a nuestro CRM, a nuestra extranet y las apps adicionales, con el convencimiento de que este esfuerzo podrá mantenerse en el futuro gracias a la flexibilidad de la herramienta y a la incorporación de las mejoras que versión a versión viene realizando FileMaker.

En palabras de Luis Sánchez de Pedro, Consejero Delegado de Casa Decor. “Me atrevería a decir que el modelo de negocio de Casa Decor es único en el mundo y que con el tiempo se ha convertido en la cita ineludible del sector. Por eso necesitábamos una herramienta única como FileMaker”.

 

SmartCo

Claudio Rubio 

Socio Director

Lérida, 8-10

29020 Madrid

916 225 722 

claudiorubio@smartco.es

 

 

Información de contacto

Elena Lázaro
FileMaker International, representado en España por Market-in
Bailén 71 Bis, Ático 3ª
08009 Barcelona
+ 34 93 272 62 00

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