Coca-Cola Andina

El sistema permite realizar mejoras permanentemente, es decir, es una efectiva herramienta para tener un desarrollo incremental de la aplicación - Patricia Castanho, PMP de la Unidad Corporativa de Sistemas en Coca-Cola Andina.


Cumplir a tiempo siempre deja un buen sabor de boca:
Solución FileMaker en Coca-Cola Andina

Sobre la Plataforma FileMaker y como una herramienta a la medida, se desarrolló la Solución de Planificación, Gestión y Control de Proyectos TI, que trabaja sobre FileMaker Server y está disponible para todos los usuarios a través de FileMaker Web Direct.

Resumen

  • Coca-Cola Andina, una de las principales empresas productoras y embotelladoras de bebidas en el Sur de América, utiliza una solución creada sobre la Plataforma FileMaker para el control de los múltiples proyectos del área de TI, misma que da servicio a la compañía en sus diferentes sedes de Argentina, Brasil, Chile y Paraguay.

Industria

  • Alimentos y bebidas

Solución

  • Sobre la Plataforma FileMaker y como una herramienta a la medida, se desarrolló la Solución de Planificación, Gestión y Control de Proyectos TI, que trabaja sobre FileMaker Server y está disponible para todos los usuarios a través de FileMaker Web Direct. La solución permite gestionar y visualizar los datos de todas las fases de los proyectos del área de TI, desde su solicitud y análisis, hasta su desarrollo e implementación.

Beneficios

  • La empresa cuenta con una solución estándar en la que los datos se actualizan en tiempo real, por lo que existe la certeza de que todos los miembros del equipo cuentan con información vigente. El grupo tiene acceso a reportes y tableros de control que ayudan a optimizar los distintos recursos, desde las inversiones económicas hasta el tiempo de los colaboradores. También se detectan posibles problemas y factores de riesgo en tiempos de entrega.
    Además, desde la perspectiva general del negocio, la solución de FileMaker ofrece una visión universal del portafolios de proyectos TI para alinearlos a la estrategia corporativa de Coca-Cola Andina.

Introducción

Una de las principales empresas productoras y embotelladoras de bebidas en el Sur de América es Coca-Cola Andina (Embotelladora Andina S.A.), distribuidor franquiciado de The Coca-Cola Company desde 1946 y con sede corporativa en Chile, que es responsable de la producción, distribución y comercialización de una gran variedad de productos Coca-Cola en distintos territorios de Argentina, Brasil, Chile y Paraguay.

En su operación diaria, Coca-Cola Andina sigue muchos de los procesos, métodos y estándares marcados por el corporativo global, sin embargo también es flexible para adoptar nuevas soluciones que mejoren su productividad y le permitan una toma de decisiones más eficiente que optimice el desempeño de su equipo de trabajo y los recursos con los que cuenta.

Tal es el caso de la Solución de Planificación, Gestión y Control de Proyectos TI, desarrollada sobre la Plataforma FileMaker, que se describe a continuación.

El Reto Tecnológico

La Unidad Corporativa de Sistemas, el departamento TI de Coca-Cola Andina, se encarga del desarrollo de los proyectos informáticos que requieren las distintas áreas de la empresa, creados en su mayoría en la plataforma SAP. Para ello, se utiliza el esquema Coke One, que integra las mejores prácticas de los procesos de negocio de las cientos de embotelladoras Coca-Cola que operan en el mundo. Implementar los procesos de negocio Coke One resulta especialmente complejo porque hay que implementar varios procesos simultáneamente, en los que cada uno de ellos constituye un proyecto en si. Esto supone una gran presión para la gestión y control del proyecto. La mejor forma de manejar esta complejidad es de acuerdo a los estándares PMI, descomponiendo los proyectos en tareas individuales (o atómicas), en las que se controla su plazo y la generación del entregable de cada tarea.

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Paradójicamente, aunque los proyectos se desarrollan con tecnología de vanguardia, el control de los mismos se realizaba de una forma casi manual, con múltiples formatos creados en Excel, Word o MS Project, que a la larga arrojaban un sinfín de errores, inconsistencias, redundancias, atrasos y hasta conflictos personales. Esto representaba un alto costo, tanto en horas de trabajo como en el desempeño y resultados que la Unidad Corporativa de Sistemas entregaba a otras áreas de Coca-Cola Andina.

Dentro de la empresa, la demanda de nuevos proyectos TI es tal que requiere de un control puntual desde la misma solicitud para su posterior análisis, definición de prioridades y autorización previa a su desarrollo. Una vez aprobado, el proyecto necesita mantener el control hasta que es implementado satisfactoriamente.

La Solución

Aprovechando la experiencia y forma de trabajo estructurada de los responsables de TI, se planteó una serie de criterios con los que la Solución de Planificación, Gestión y Control de Proyectos debería cumplir:

• Uso del modelo PMI para distinguir entre etapas y tareas.

• Uso del modelo de estructura detallada de trabajo o WBS (Work Breakdown Structure) para asignar tareas, plazos y entregables a un único responsable, además de conocer el estatus de la misma (Pendiente o Terminado).

• Contar con un mecanismo para administrar un grupo de recursos de consultoría externa e interna.

• Acceso a la solución a través de la Web para facilitar el trabajo remoto de los consultores.

• Disponibilidad de un tablero de control (dashboard) estandarizado para captar toda la información de manera clara.

• Contar con una herramienta de programación potente y flexible que al mismo tiempo permita generar o modificar aplicaciones y reportes para los propios usuarios.

Trabajar junto con Asesorías Computacionales MacPro para desarrollar nuestra herramienta de control de proyectos fue una excelente experiencia.

— Patricia Castanho, PMP de la Unidad Corporativa de Sistemas

Una vez que se acordaron estos criterios se tomó la decisión de desarrollar un prototipo de la solución sobre la Plataforma FileMaker, empleando recursos internos de Andina. Una vez validado el programa de control resultante (Tracker), se decidió desarrollar una versión productiva, para lo cual se buscó a la empresa chilena Asesorías Computacionales MacPro, miembro de la FileMaker Business Alliance y con más de 25 años de experiencia en la plataforma, para hacerse cargo del proyecto.

La solución se implementó de manera gradual, de acuerdo a las necesidades de la empresa, en tres grandes fases con tareas y metas específicas en cada una.

En la primera etapa se estableció la captura y jerarquización de tareas con todos sus elementos, la centralización de información, avance y visualización del estatus de cada proyecto, así como la base común de métricas de avance. Durante la segunda etapa se identificaron necesidades particulares de control y se diseñaron plantillas para proyectos específicos. Finalmente, en la etapa tres se comenzó a trabajar con técnicas de análisis y percepción de riesgo, se estandarizó la solicitud y los criterios de selección de proyectos, además de gestionar el grupo de recursos.

Los Resultados

A dos años de su implementación, la Solución de Planificación, Gestión y Control de Proyectos TI ha arrojado muy buenos resultados para los responsables de la Unidad Corporativa de Sistemas de Coca-Cola Andina. Gracias a FileMaker, al día de hoy cuentan con una solución estándar a través de la cual controlan todos los proyectos bajo su cargo, sin importar que tan complejos o grandes sean.

La solución trabaja sobre FileMaker Server, por lo que los usuarios tienen acceso a ella desde cualquier navegador al utilizar FileMaker Web Direct, así que no importa en qué país se encuentren los diferentes consultores del grupo. Los datos se actualizan en tiempo real, por lo que existe la certeza de que todos los miembros del equipo cuentan con información vigente.

FileMaker permite una gran flexibilidad para efectuar cambios (menores o importantes) en el sistema, pudiendo adaptar la solución a los requerimientos que surgieron durante el proceso de implementación.

— Arie Husid Asesorías Computacionales MacPro

La disponibilidad inmediata de la información y la manera sencilla en que FileMaker permite mostrarla les ha facilitado contar con una plataforma estándar para la difusión de sus informes, aprovechar los reportes y tableros de control para que sus reuniones de trabajo sean más cortas y productivas. Además pueden compartir los datos de avances y resultados con las personas de otras áreas que estén involucradas en algún proyecto específico.

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A partir del control de datos se han conseguido detectar los posibles problemas y factores de riesgo en tiempos de entrega, reducir los atrasos en proyectos en marcha, analizar la distribución de recursos entre los proyectos y medir el desempeño de los empleados del grupo para su evaluación, desarrollo y compensación futura.

“Trabajar junto con Asesorías Computacionales MacPro para desarrollar nuestra herramienta de control de proyectos fue una excelente experiencia. Colaboramos para obtener una solución personalizada de acuerdo a las mejores prácticas y necesidades específicas de Coca-Coca Andina y nuestra Unidad Corporativa de Sistemas. Ante nuestras solicitudes, siempre obtuvimos una respuesta rápida y efectiva, por lo que fue muy sencillo construir la solución al incluir todos los datos necesarios para el control puntual de los proyectos, su exitosa implementación y la gestión general del portafolios TI”, comentó Patricia Castanho, PMP de la Unidad Corporativa de Sistemas en Coca-Cola Andina.

Otra de las ventajas de FileMaker, aprovechadas por la compañía, es la flexibilidad para realizar mejoras o cambios al sistema con el fin de adaptarlo a las necesidades que surgen sobre la marcha.

Finalmente, desde la perspectiva general del negocio de Coca-Cola Andina, la solución de FileMaker permite tener una visión universal del portafolios de proyectos TI para alinearlos a sus objetivos y estrategias corporativas.


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