Ktastrofe Post

"Hemos abandonado la impresión interna por ahorro económico y sustentabilidad, todo está en el FileMaker Server. Cada departamento revisa lo que le atañe, hace sus aportaciones y modificaciones que se reflejan al instante en las demás computadoras" Alejandro Carreola

El corazón administrativo de la casa de post producción Ktastrofe Post, desarrollado en FileMaker

FileMaker ha convertido a Ktastrofe Post en un venturoso centro de postproducción audiovisual donde el orden es la clave del éxito. Con 25 años de experiencia en el ramo, el foco principal de la empresa ha sido el trabajo de edición, postproducción y copiado de comerciales para cine y televisión para las empresas de mayor impacto publicitario en México.

Visión General

  • Ktastrofe Post es una empresa mexicana de post-producción de video y multi-copiado de spots publicitarios para televisión y cine. Usuario de FileMaker desde 1998, cuentan con una solución desarrollada a la medida de sus necesidades para el control contable y la gestión administrativa de un negocio por el que pasa el 70% de los spots publicitarios que se difunden en México.

Industria

  • Producción de Medios Audiovisuales

Solución

  • Un sistema de gestión administrativa desarrollado sobre la Plataforma FileMaker para procesar y compartir información de negocios entre los departamentos de contabilidad, administración, dirección y operaciones. El sistema ayuda a controlar las complejas ordenes de trabajo de hasta 500 diferentes clientes divididos en 20 cuentas clave de la compañía.

Beneficios

  • Gracias a la solución FileMaker se logró un control absoluto de las órdenes de trabajo, la base de datos de clientes y el registro de proveedores. Los módulos tienen acceso privilegiado de acuerdo al perfil de los ejecutivos de la compañía y las cuentas a su cargo. Los procesos de la compañía se han automatizado y son mucho más agiles, se minimizaron los errores en la captura de datos y prácticamente ya no se hacen impresiones en papel, pues toda la información está disponible a través de FileMaker Server.
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Gracias a FileMaker, Ktastrofe abandonó las órdenes de servicio hechas a mano y las transformó en el salvoconducto electrónico fundamental de su negocio. Además, pudo cambiar las enormes hojas contables en un documento que de un vistazo les permite saber el estatus financiero de la empresa.

Pocas cuentas, muchos negocios

Alejandro Carreola es uno de los empresarios más conocidos en el medio de la postproducción en México. Más de 30 años de carrera lo han catapultado como un personaje creativo, confiable y longevo -en el mejor sentido de la palabra- del complicado medio publicitario. Inquieto, emprendedor nato, apasionado de los autos e intenso creyente de la web y sus posibilidades, es cabeza y corazón de Ktastrofe Post, centro de postproducción y copiado, uno de los referentes para la televisión abierta y privada en México.

La plataforma FileMaker proporciona todas las herramientas y recursos fundamentales para la creación de apps a la medida que se adapten a las necesidades de negocio únicas de una organización y que sean flexibles, fáciles de integrar y listas para funcionar en iPad, iPhone, Mac, Windows y la Web. En Ktastrofe Post, FileMaker se hace cargo -entre otras cosas- de la precisa administración de todo lo concerniente a más de 20 cuentas clave que conforman más de 500 empresas con diversas razones fiscales y comerciales que hay que documentar en todo momento.

FileMaker llegó al escritorio de Alejandro en 1998, era la versión 4.0. "Siempre me ha gustado diseñar mis propias plataformas operativas y administrativas, me fascina el software, así que con FileMaker pude hacer mis primeros desarrollos, recuerdo bien que realicé el formato para imprimir los cheques con los datos correctos de una póliza. Le tomé cariño a FileMaker y desde entonces no he dejado de usarlo, con la versión 6 empecé a incorporar algunos elementos del trabajo diario en las salas de edición". Desde entonces sus órdenes de trabajo eran realizadas en FileMaker.

Pero no es hasta hace un par de años, cuando Ktastrofe Post busca la ayuda de Eikonsys, empresa dedicada al desarrollo de soluciones a la medida especializada en el sector de las artes gráficas y dirigida por Ibrahim Bittar, quien se encargó de crear la plataforma personalizada de la compañía sobre FileMaker. "Esto nos permitió la comunicación eficiente entre los departamentos de contabilidad, administración, dirección y operaciones. Gracias a FileMaker podemos tener control total y absoluto de las órdenes de trabajo, la base de datos de los clientes, e incluso, el registro de nuestros proveedores". Por si fuera poco, Alejandro puede jerarquizar a qué módulos tiene acceso cada ejecutivo de la agencia; así hay datos que se mantienen en privacidad. De esta manera es posible automatizar y agilizar las formas administrativas de la empresa.

Antes teníamos que hacer todo a mano y tenía que ser revisado a los ojos del operador de una sala de edición, contador, administrador y director. Era obvio que cometíamos errores de omisión. FileMaker ha minimizado drásticamente esto

— Alejandro Carreola
Ktastrofe Post 1
Alejandro Carreola

Órdenes de trabajo, la estructura cotidiana que empodera

Para Ktastrofe Post hay dos ventajas claras al usar FileMaker: las órdenes de trabajo y la visualización integral administrativa del negocio.

Las órdenes de trabajo son la estructura bajo la que se rigen las labores en el centro de postproducción. Es el documento clave que lleva el mandato para todos los colaboradores: desde los creativos hasta los directivos, pasando por el administrador y contadores.

"Diseñamos nuestra orden de trabajo con FileMaker y no pudo ser mejor decisión", cuenta Alejandro, "en ella capturamos todas las tareas que ejecutamos: edición de audio, postproducción y efectos en Smoke, Final Cut o After Effects, subtitulaje, transfer y conversión de formatos, copiado, monitoreo; al tener ya integrados los costos de cada etapa -la cual generalmente se cobra por hora o por paquete- es muy fácil obtener un documento completo con cantidades finales, mismo que se envía por correo al cliente para generar una orden de compra y emitir la factura correspondiente".

FileMaker además permite que Ktastrofe Post adjunte un PDF con todos los correos del cliente que tienen que ver con esa orden de trabajo. De esa manera ya no hay confusiones sobre los servicios solicitados.

En principio, Alejandro vio la factibilidad de FileMaker para entender el comportamiento contable y financiero de Ktastrofe Post. "Cuando pedía el estatus de la empresa, los contadores me entregaban sus enormes hojas llenas de números, en vez de facilitarme la visión, me la complicaban. Yo no soy experto contable ni en finanzas. Ahora con FileMaker de un vistazo puedo saber cuánto dinero líquido hay, cuánta deuda tenemos, cuánta facturación está pendiente por cobrar; es algo que a todos nos ofrece un panorama real e inmediato de cómo va nuestra economía y por ende es nuestra catapulta para tomar acertadas decisiones".

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¡Adiós papel!

Con FileMaker, la empresa ha eliminado prácticamente el uso de impresión. "hemos abandonado la impresión interna por ahorro económico y sustentabilidad. Todo está en el FileMaker Server, así cada departamento revisa lo que le atañe, hace sus aportaciones y modificaciones que se reflejan al instante en las apps de las demás computadoras.

Ktastrofe Post tiene dos objetivos pendientes al mediano plazo: tener todo este control en la web e integrar un módulo de facturación en la solución que administra a la empresa.

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David Carreola

De mensajero a productor

Forjado en familia de creativos y cineastas, Alejandro dejó muy pronto la escuela preparatoria para dedicarse a la mecánica automotriz; un infortunio del destino lo alejó de su pasión, pero lo condujo a la actividad que le daría mayores satisfacciones en su vida. Empezó como mensajero en la empresa de producción de su hermano y así pasó a ser técnico de mantenimiento de las antiguas máquinas Commodore Amiga, luego, editor haciendo corte directo de película de 35mm, programador de computadoras, asistente, subtitulador de comerciales de español al inglés y finalmente post productor.

Mas a delante se abrió High Video, una nueva empresa de post producción donde el hermano mayor era el capitalista y Alejandro, el creativo. Poco a poco impulsó la compañía familiar dándole un toque singular en ese tema. Su bien ganada fama lo colocó en la palestra como creativo para televisión, así que trabajó para muy diversas agencias de publicidad como post productor. En las peores épocas de crisis, Alejandro se convierte en el director de la empresa y en dos años hace la magia al transformar a High Video en una compañía exitosa y altamente rentable.

Ktastrofe Post, "por donde pasa lo que pasa en la televisión"

Es en 2009 cuando decide conformar su propia empresa al lado de su hermano David. Así aprovecharon sus dones en la construcción de ideas audiovisuales, su pasión por el hardware y software y sus extensivas relaciones públicas para develar Ktastrofe Post, que a pulso se ha ganado el reconocimiento de la industria publicitaria.

Hoy día Ktastrofe ofrece un innovador sistema en trabajos de edición, post-producción y copiado de comerciales para cine y televisión, siempre bajo la supervisión de sus dueños, los hermanos Carreola. El 70% del material que sale "al aire" en México pasa por Ktastrofe de alguna u otra manera (sea por postproducción o por copiado)

Alejandro creó y programó un servidor dedicado para material audiovisual, algo así como una mezcla de YouTube con Dropbox, un espacio gigantesco que permite almacenar miles de videos comerciales y tenerlos a la mano sin compresión o en versión codificada a decenas de formatos. Se llama Archivo+ y almacena más de 30 mil spots en 80 Terabytes. Opera para otras agencias y clientes, es un ejemplo de la innovación de los Carreola.

FileMaker, una de las claves innovadoras del éxito

"Hemos reducido el capital humano y los recursos en hardware, así como los precios de los equipos. Ya no necesito decenas de clientes, me concentró en 20 cuentas clave que nos dan trabajo diario, clientes con más de 20 años donde la confianza es nuestro cheque de cambio. Ktastrofe Post a cambio entrega una calidad profesional inigualable, un compromiso y un respaldo que no encuentran en otro lado. Puedo afirmar que gran parte de nuestro éxito ha sido el orden y la administración de proyectos y en eso, una de las claves ha sido FileMaker".


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