Marbella rent a bike

"Haber descubierto la Plataforma FileMaker y al equipo de desarrollo de Pymglo Systems, nos ha aportado tranquilidad, sabemos que vamos a disponer de un buen control de la situación de nuestra empresa, a la vez que podremos ir ampliando la solución adaptándola al crecimiento de la misma". Afirma Hugo Gomes, Director de Marbella Rent a Bike.

Gestión de bicicletas de alto nivel

App personalizada FileMaker para la gestión integral del negocio, desde el control de stock de sus bicicletas en tiempo real hasta la gestión de encargos, repartos, pedidos y automatización de solicitudes de reserva desde la web.

Visión General

  • Marbella rent a bike es una empresa de alquiler de bicicletas creada por y para ciclistas. Les apasiona lo que hacen y por eso son el N º 1 en alquiler de bicicletas en Marbella. Son conocidos en la costa como "The bike people", debido a la calidad de las bicicletas y los servicios que ofrecen a sus clientes.


Industria

  • Turismo/Viajes

Solución

  • App personalizada FileMaker para la gestión integral del negocio, desde el control de stock de sus bicicletas en tiempo real hasta la gestión de encargos, repartos, pedidos y automatización de solicitudes de reserva desde la web.

Beneficios

  • Control de la situación de nuestra empresa, Escalabilidad, Ahorro de tiempo, Mayor organización, Mejora en el reparto de tareas, Ahorro en papel, Visión global del negocio en tiempo real.
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Marbella rent a bike es una empresa de alquiler de bicicletas creada por y para ciclistas. Les apasiona lo que hacen y por eso son el N º 1 en alquiler de bicicletas en Marbella. Son conocidos en la costa como “The bike people”, debido a la calidad de las bicicletas y los servicios que ofrecen a sus clientes.
 

 

 

 

Con casi 300 bicicletas en alquiler, en Marbella Rent a Bike ofrecen a sus clientes bicicletas de carretera de carbono o de aluminio de marca Felt, bicicletas de montaña de Felt, bicicletas de paseo de Bianchi, bicicletas eléctricas, bicicletas plegables de Dahon además de bicicletas y remolques para niños. 

 

Las bicicletas se pueden entregar al domicilio o se pueden recoger en su tienda en Nueva Andalucía, Marbella.

Fundamentalmente hemos avanzado en la gestión, en la organización y el reparto de tareas, y hemos logrado un importante ahorro de tiempo en la grabación de datos, pues desde la solicitud del cliente, ya disponemos de toda la información para el funcionamiento y los servicios que damos. Podemos hablar en algunas gestiones entorno a un 60 % de ahorro en tiempo, que utilizamos para otras funciones y necesidades, que antes nos costaba atender

— Hugo Gomes, Director de Marbella rent a bike
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Imágen de la solución desarrollada por Pymglo Systems

El desafío del usuario

En Marbella rent a bike ofrecen una amplia gama de servicios, desde el alquiler de bicicletas a través de la web, como la recogida de las mismas en tienda. También ofrecen la posibilidad de realizar reservas para periodos de alquiler determinados, entre uno o varios días.

Disponen además de un taller en el que se llevan a cabo reparaciones, entradas y salidas de material y bicicletas, así como personal que realiza el reparto. Debido a la alta rotación de bicicletas, necesitaban una solución para la gestión integral de todo el negocio, desde la solicitud de reservas, la gestión y órdenes de trabajo del taller, las rutas de reparto, pasando por la gestión de cobros, las ventas de producto hasta el control del stock.   

Hasta la implantación de FileMaker trabajaban con hojas de cálculo complejas y formularios físicos.  Todos los albaranes de entrega y recogida y cualquier movimiento se apuntaba en papel y posteriormente se volcaba la información. No disponían de la información en tiempo real y las posibilidades de controlar las reservas y la rotación de bicicletas les suponía un importante gasto de tiempo administrativo.

Por un lado, les resultaba muy complicado controlar toda la gestión de reservas y entregas, sobre todo a domicilio. El personal de reparto también apuntaba toda la información en formularios físicos que posteriormente se volcaban en las hojas de cálculo.  Por otro lado, necesitaban llevar un control del resto de productos que ofrecen a sus clientes y tener una visión real de los recambios para el taller.

Necesitaban, en definitiva, una herramienta ágil que les permitiera tener un control dinámico y en tiempo real de su stock de bicicletas actual y la previsión futura. Así como disponer del control de los encargos, repartos y pedidos en tiempo real, y que el personal pudiera acceder a esta información desde cualquier punto con su iPhone, ya que se encuentran en continua movilidad.

A través de la Apple Store de la Cañada se pusieron en contacto con Mariano Martínez, cofundador de Pymglo Systems,  desarrollador oficial FileMaker con amplia experiencia en el desarrollo de apps personalizadas. Mariano les dio a conocer el alcance al que podían llegar, tanto en gestión como en movilidad, con la Plataforma FileMaker y confiaron en que podría ser realmente la solución a sus problemas, por lo que decidieron avanzar juntos en la solución propuesta.

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Imágen de la solución desarrollada por Pymglo Systems

La solución FileMaker

Con la implantación de una solución FileMaker querían automatizar todas las tareas manuales que se realizaban a través de hojas de cálculo y formularios físicos. Todos los albaranes de entrega y recogida y cualquier movimiento se apuntaba en papel. Al realizar parte del trabajo en la calle luego había que volcarlo en Excel para tenerlo actualizado, lo que les suponía una inversión muy importante de tiempo. Dado que todo el personal se encuentra en continua movilidad era imprescindible que se pudiera acceder a la información desde los dispositivos móviles.


De la misma forma necesitaban gestionar de forma automatizada y ordenada las solicitudes de reservas desde la web, la gestión y órdenes de trabajo del taller, las rutas de reparto, la gestión de cobros, los mantenimientos, las ventas de producto y el control de stock.

Con la implantación de FileMaker Server y FileMaker Pro están realizando todo lo que hacían anteriormente en papel y hojas de cálculo mediante la aplicación móvil que ha desarrollado Pymglo Systems, que les ha permitido que el personal se conecte permanentemente y en tiempo real a la base de datos desde los dispositivos iPhone y desde el iPad, pudiendo conocer los distintos repartos, encargos, y pedidos en tiempo real. Esta app personalizada les ha ayudado a planificar la logística general y a optimizar su tiempo.

"Somos más efectivos en general y tenemos mayor control de nuestra empresa"

Afirma Hugo Gomes, Director de Marbella Rent a Bike. 

La solución desarrollada está cubriendo esta gestión integral. A nivel administrativo disponen de varios módulos que les permite cubrir por una parte, la facturación, los gastos y la generación de albaranes y pedidos.  

Disponen de otro módulo que les permite realizar un control de personal, gestión de clientes, bicicletas alquiladas en taller y las que se encuentran en almacén.

Otro aspecto importante que cubre la solución FileMaker es la posibilidad de poder almacenar fotos y documentos, algo muy importante en este sector donde se debe realizar una foto de la bicicleta que se entrega o se recoge, mediante el iPhone y dejarla en la base de datos a efectos de seguro y reclamaciones.   

“Haber descubierto la Plataforma FileMaker y al equipo de desarrollo de Pymglo Systems, nos ha aportado tranquilidad, sabemos que vamos a disponer de un buen control de la situación de nuestra empresa, a la vez que podremos ir ampliando la solución adaptándola al crecimiento de la misma”.

Afirma Hugo Gomes, Director de Marbella rent a bike.

 

 

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Beneficios desde la implantación

 

La app FileMaker nos ha permitido principalmente mejorar la movilidad y el acceso en tiempo real a toda la información. Además de disponer de una solución que nos permite controlar todo nuestro negocio en tiempo real y desde cualquier punto.                                     

En definitiva, entre los muchos beneficios que hemos obtenido  desde la implementación de FileMaker en nuestros procesos de negocio destacamos:

Control de la situación de nuestra empresa. Ahora disponemos de toda la información actualizada y unificada en un único sistema accesible desde  cualquier lugar y dispositivo.

 

Escalabilidad: La posibilidad de poder ir ampliando la solución en función del crecimiento de la empresa es algo que nos produce confianza y tranquilidad.

 

Ahorro de tiempo en la realización de tareas manuales y grabación de datos: Hasta la implantación de FileMaker trabajábamos con hojas de cálculo y formularios físicos, lo cual nos hacía perder mucho tiempo en tareas no productivas.

 

Mayor organización y mejora en el reparto de tareas.

 

Ahorro en papel y en comunicaciones con los proveedores, con los clientes, con taller, etc.

 

Visión global y exhaustiva de los datos a unos pocos clics.

Pymglo Systems SL

Mariano Martinez 

mmtnezdvf@gmail.com

http://www.pymglo.es

Información de contacto

Elena Lázaro
FileMaker International, representado en España por Market-in
Bailén 71 Bis, Ático 3ª
08009 Barcelona
+ 34 93 272 62 00

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