Control Residencial

Gracias a una solución FileMaker, la zona habitacional Hacienda del Valle II ha mejorado significativamente su administración.


Sencilla solución para la administración de zonas residenciales con FileMaker

Creada con la plataforma FileMaker, “Control Residencial” es una solución flexible, fácil de usar y con las funciones necesarias para la óptima administración de un conjunto habitacional.

Visión General

  • Gracias a su experiencia previa con FileMaker, Antonio Chávez Majluf desarrolló la solución “Control residencial” a través de la plataforma FileMaker. Creada en un inicio para la zona residencial Hacienda del Valle II, la solución permite, a través de su diseño flexible y amigable, una óptima gestoría y administración dentro de un complejo habitacional.

Solución

  • Está dividida en siete módulos, los cuales presentan funciones específicas. Es a través de estos módulos como se administran y gestionan los pagos de los residentes, los gastos, las entradas y salidas de visitantes y proveedores, el registro de placas o patentes de los autos, los protocolos de acceso y seguridad, la expedición de recibos, la lectura de tags y publicación de avisos. El residente puede acceder a toda esta información a través de su computadora o con la aplicación FileMaker Go.

Beneficios

  • Gracias a la solución desarrollada, la administración de la zona habitacional Hacienda del Valle II ha mejorado significativamente. El diseño implementado en FileMaker ha arrojado mejoras en la organización interna del lugar, los procesos administrativos, de seguridad y de comunicación se han simplificado y los vecinos se muestran ampliamente satisfechos. Incluso se están preparando nuevas funciones para un rendimiento todavía mayor.

Administrar una zona residencial representa un reto en cuestiones de organización y logística. Entre mayor sea la cantidad de casas, y por lo tanto de habitantes, más compleja será su administración. Es de suponer que una zona con más de dos mil casas y miles de habitantes presente problemas tales como control de pagos, ingresos, gastos, vigilancia, protocolos de seguridad y acceso, sin mencionar la dificultad de comunicación entre los administradores y los que ahí habitan. A continuación, presentamos la forma en que una solución de gestión administrativa basada en la plataforma FileMaker ayuda a los vecinos de una zona residencial en México en su vida cotidiana.

Un vecino experto en FileMaker

Control Residencial

Ubicada en Toluca, Estado de México, a unos 80kms de la Ciudad de México, Hacienda del Valle II, es una zona residencial, o barrio privado, de clase media con dos mil 400 casas y cerca de 10 mil habitantes. El ingeniero Antonio Chávez Majluf es residente del lugar y está consciente de la difícil tarea que es la administración de una comunidad de estas dimensiones. Gracias a que tiene una gran experiencia en el desarrollo de soluciones sobre la plataforma FileMaker, se encargó del diseño de un modelo de gestión administrativa para esta zona habitacional. El reto no solamente consistía en la construcción de la solución, sino en la facilidad de entendimiento y uso de la misma para que pudiera ser manejada por los diferentes responsables de la administración.

Años atrás, Antonio Chávez había diseñado una solución para una empresa de publicidad en tiendas de autoservicio, la cual cuenta con un sistema de control de activos y una bitácora en línea para soporte técnico en la empresa y en sucursales. Posteriormente pasaría a ser un complejo, robusto y bien diseñado sistema de administración P.O.P. (Point of Purchase). Este conocimiento previo en FileMaker le permitió desarrollar una solución que se adecuara a las necesidades y a la mejora de los problemas de administración de la zona de Hacienda del Valle II.

Antonio inició con un sencillo módulo enfocado al control de los accesos, instalando entradas automatizadas con lectura de tags o “etiquetas inteligentes” en los autos, lo cual permitía conocer la información del ingreso tanto de residentes como de los visitantes. Además creó la página web de Hacienda del Valle II. El siguiente paso era mejorar la administración general de la zona habitacional, para lo que utilizó sus conocimientos y experiencia en la plataforma FileMaker y desarrolló lo que ahora es la solución llamada “Control Residencial: administración y gestoría de unidades habitacionales”.

“Control Residencial” está divida en siete módulos, los cuales ofrecen diversas funciones y utilidades para una óptima organización de la unidad en la que se aplique. Los módulos disponibles en la solución son los siguientes:

• Pagos y casa: control de pagos, impresión de recibos y registro de vecinos, autos y tags de acceso.

• Eventos y reportes: se emiten comunicados, avisos y mensajes en general, con la posibilidad de adjuntar archivos Word, PDF o Excel y enviarlos vía correo electrónico.

• Control de acceso: registro de entradas y salidas a cada casa tanto de visitantes como de residentes, control de acceso personal con lectura de códigos de barras bidimensionales QR.

• Centro de usuario: permite a los residentes acceder a la información generada en la administración a través de dispositivos móviles con la aplicación FileMaker Go.

• Gastos: control y desglose de todas las entradas y salidas de dinero.

• Catálogos: administra cada catálogo necesario en el sistema.

• Utilerías: procesos especiales que se llevan en el sistema como creación de cuentas, nombre del edificio, reportes, etc.

Los residentes están muy satisfechos, aunque sigo haciendo ajustes y busco aumentar los alcances

— Antonio Chávez


La solución incluye aplicaciones de movilidad, desde la consulta en dispositivos iPhone o iPad gracias a FileMaker Go, hasta un nuevo módulo de control de vigilancia que se encuentra en desarrollo. Se trata de un control de rutas de vigilancia, el cual se hará a través de códigos de barras QR pegados en postes y mobiliario urbano, en ellos los guardias de seguridad tendrán que leer el código que está ligado al GPS y de esta forma se hará el trazado de la ruta y, por lo tanto, la supervisión en tiempo real del cumplimiento de la misma.

Antonio no se conforma con los buenos resultados y la mejora en la gestión administrativa lograda en la zona de Hacienda del Valle II, ya que ha dado los primeros pasos para la comercialización de su solución. “He comenzado a promocionarlo con constructoras y desarrolladoras de zonas residenciales”, dice sobre el estado actual de su trabajo, que se muestra a través de un sencillo sitio de Internet disponible en este enlace.

Por ahora, la solución “Control Residencial” se encuentra en proceso de registro ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial (IMPI), por lo que espera que durante el primer semestre de 2015 pueda dar un paso adelante en su oferta como un producto comercializable.

Control Residencial