Solo Idea

"Lo que la solución FileMaker nos brinda es inteligencia de negocios, porque ayuda a tomar muchas decisiones de manera rápida y eficiente" - Xavier García Velázquez, cofundador y director asociado de Solo Idea

El orden, herramienta primordial de diseño

Solo Idea cuenta con una robusta aplicación a la medida que es la base administrativa de un negocio en el que más de 50 personas desarrollan proyectos de diseño para clientes como Disney, Grupo Acir, FUNO, Google, ESPN, Nespresso, Nestlé y Nielsen IBOPE.

Visión General

  • Solo Idea es una empresa de servicios creativos con sede en la Ciudad de México, que ofrece soluciones de diseño gráfico, industrial, modas y experiencias digitales. Desde 2001 son usuarios de FileMaker y actualmente cuentan con una robusta aplicación a la medida que es la base administrativa de un negocio en el que más de 50 personas desarrollan proyectos de diseño para clientes como Disney, Grupo Acir, FUNO, Google, ESPN, Nespresso, Nestlé y Nielsen IBOPE.

Industria

  • Servicios de Diseño Gráfico y Digital

Solución

  • Una completa solución administrativa desarrollada sobre la Plataforma FileMaker para gestionar todos los pasos del proceso de diseño, desde la cotización o asignación del trabajo hasta la facturación y cobranza. La información se comparte entre los departamentos de Tráfico, Diseño y Administración. La solución permite mantener un estricto control sobre el trabajo de más de 50 personas divididas en dos oficinas, que diseñan miles de materiales al año para clientes de empresas internacionales.

Beneficios

  • Al usar la solución FileMaker se obtiene fácilmente un panorama general de los proyectos en marcha, lo que permite administrar la carga de trabajo para cumplir con tiempos de entrega de 24 horas o conocer con precisión cual es el desempeño objetivo de un diseñador. El personal de Solo Idea gestiona los proyectos desde su cotización y lleva un seguimiento al minuto de todas las fases de un diseño, todo ello sin necesidad un complicado papeleo, eliminando los posibles conflictos subjetivos que son comunes en el trabajo creativo y satisfaciendo las necesidades de clientes muy demandantes.
Solo Idea 1

Transformarse en un empresario y asumir la responsabilidad de la dirección general de una exitosa agencia de diseño, ha sido un paso natural para el diseñador Xavier García Velázquez, cofundador y director asociado de Solo Idea. Ya que además de su talento creativo, Xavier se caracteriza por su habilidad para identificar las claves del negocio y organizar todas sus piezas, elementos fundamentales para que su empresa haya multiplicado por cinco sus operaciones a la fecha. Para ello, una solución de gestión de negocios, desarrollada sobre la plataforma FileMaker, es una de sus principales herramientas administrativas. 

Las mañanas en Solo Idea

Diariamente, entre las nueve treinta y las diez de la mañana, el equipo de Tráfico se reúne con los directores de Arte de cada célula de trabajo para revisar el panorama de los proyectos en marcha y decidir la división de las cargas de trabajo. Así, se reparten el quehacer diario, ajustan los tiempos de entrega, informan a los diseñadores y mantienen un preciso orden, algo poco común en las empresas de corte creativo.

Esto ocurre de lunes a viernes en las oficinas de Solo Idea, una agencia de diseño con 17 años en el mercado. Xavier García Velázquez, director asociado y cofundador de la empresa, es un apasionado del diseño, del negocio y, aunque no lo dice, del orden.

Con ayuda de Eikonsys, empresa desarrolladora de aplicaciones para gestión de negocios, generaron una solución ERP (Enterprise Resource Planning), sobre la plataforma FileMaker, que le permite saber en qué estado se encuentra un proyecto, quiénes participan, cuánto tiempo tomará, su costo real y muchos otros datos al detalle.

A pesar de que somos diseñadores, nos hemos centrado en la organización del trabajo. La forma en que nos ordenamos es por medio de la solución FileMaker.

— Xavier García Velázquez, cofundador y director asociado de Solo Idea
Solo Idea 1

Quién es Solo Idea

Solo Idea es una agencia de diseño con sede en la Ciudad de México. Inició como un despacho de diseño gráfico y después aumentó los servicios a diseño industrial, diseño de modas, diseño interactivo y hace poco añadió una subdivisión que García Velázquez describe como diseño de experiencias digitales.

Su filosofía es establecer relaciones de largo plazo con sus clientes y proveedores. Por ejemplo, con el desarrollador Eikonsys se ha trabajado de cerca para acoplar y modificar la aplicación de administración, a la que han bautizado con cariño como “File”, diminutivo de FileMaker, para que funcione de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Es decir, “a pesar de que somos diseñadores, nos hemos centrado en la organización del trabajo. La forma en que nos ordenamos es por medio de la solución FileMaker. Tenemos clientes que son recurrentes, con proyectos que se ejecutan rápidamente; hay otros, en cambio, que hay que adaptar y en otros casos son trabajos que arrancan de cero”, explica García Velázquez. Solo Idea desarrolla desde un sitio web hasta una campaña relacionada con actividades offline.

Entre otros clientes, Solo Idea lleva varios años cumpliendo las expectativas de Disney, Grupo Acir, FUNO -desarrolladores de centros comerciales-, Google, ESPN, Nespresso, Nestlé, y Nielsen IBOPE.

La agencia está dividida en tres 3 áreas básicas: Administración, encargada de labores contables; Tráfico, usuarios intensivos de “File” que representan la columna vertebral al equilibrar las solicitudes del cliente con los recursos, tiempos y personal, y finalmente Diseño “Core Business”, quienes ejecutan las órdenes de trabajo asignadas en el sistema y cargan datos valiosos sobre su desempeño particular.

Solo Idea 3

La necesidad original

En algún momento del desarrollo de la empresa, García Velázquez se volvió más administrador y operador de la empresa. “Requería tener todos los datos de mis clientes en orden, perfectos. Así que necesitaba una herramienta que realmente me ayudara a concentrar todo, no solamente la información de la empresa, sino de nuestros empleados, qué labores realizaban, poder mandar cotizaciones muy rápido, cosas así. Estas eran mis necesidades”, recuerda el empresario del diseño.

La segunda necesidad era el manejo de proyectos. Y él mismo con sus conocimientos se acercó al software FileMaker y empezó a desarrollar una app. “Era muy básico, estábamos en 2001 y éramos un equipo de nueve personas en la empresa. El programa incluía algunos módulos genéricos para el manejo de clientes, facturación, entre otros”, recuerda García Velázquez.

Sin embargo, el empresario pensó que debería de existir alguna solución ya desarrollada en el mercado. Investigó y halló a Eikonsys, dirigida por Ibrahim Bittar, que ofrecía una aplicación creada en FileMaker para el sector de las artes gráficas, pero que podría funcionar para Solo Idea con ciertas adecuaciones.

Desde entonces, la aplicación ha ido modificándose; el equipo de Eikonsys ha incorporado mejoras. “Me gustó mucho. Por ejemplo, logramos hacer cotizaciones en poco tiempo y bien diseñadas, tener esa flexibilidad fue muy importante para nosotros”, recuerda.

En tanto, la empresa creció. Pasó de nueve personas a 15 y en 2012 ya eran más de 20. En 2016, Solo Idea tiene dos oficinas, entre ambas se emplea a 54 personas. Es decir, el crecimiento ha sido exponencial y requería un sistema que lo soportara.

Qué administra la solución en FileMaker

La naturaleza del negocio de Solo Idea es desarrollar soluciones de diseño que cumplan con un objetivo de comunicación concreto. Para ello recibe información del cliente, se desarrolla el concepto creativo y los diseñadores generan propuestas que deben ser aprobadas y luego entonces se supervisa la producción de las mismas. Es un trabajo subjetivo que está basado en horas de trabajo de diseño y se refleja en una cotización que genera ordenes de trabajo, facturas, entre otras.

Con base en el dimensionamiento del proyecto se genera la cotización con las cual se inicia el trabajo en Solo Idea. Cada pieza solicitada se describe y cada una de estas -sin importar si es digital o física- queda asentada en el sistema una vez que el cliente da la aprobación.

Cuando voy a una cita con los clientes hablo del sistema. Les digo: 'Quiero mostrarles como estamos organizados, todo lo que ustedes nos solicitan se programa en un sistema que nos da una claridad de cómo camina su proyecto dentro de la agencia'

— Xavier García Velázquez, cofundador y director asociado de Solo Idea

De hecho, gracias al uso de esta herramienta de gestión de proyectos, García Velázquez hace la promesa de que, si un cliente pide una pieza de diseño a las 2 de la tarde, lo tiene que recibir al día siguiente antes de las 2 de la tarde, en proyectos relativamente fáciles o en marcha. “Si es un proyecto creativo, tomamos el tiempo necesario para ofrecer los mejores resultados”, explica el empresario.

Así que, al generarse la orden de trabajo por parte de Tráfico, se asigna una nomenclatura específica para que todos sepan para qué cliente están trabajando, qué proyecto es, el perfil de la cuenta y en qué estatus se encuentra.

Resultados de "File"

Desde hace 15 años, a través de la aplicación FileMaker, se gestiona la lista de precios por cada servicio o producto de diseño, se sabe cuánto tiempo toma hacer cada uno y cuántos recursos requiere. Gracias a la información cargada en “File”, el equipo de Solo Idea conoce mejor a sus diseñadores a través de los datos de su desempeño por proyecto. Así saben quiénes son los diseñadores rápidos, los mejor preparados en una técnica en particular o los que se distraen fácilmente. Y es que cada paso de su trabajo queda registrado en “File”.

Tráfico es el puente entre el área de Diseño y Administración. Por eso es la columna central del despacho. Además, Tráfico también le pasa información a Administración de lo que se debe facturar y cobrar. Y al final toda la información se envía al cliente, en archivos PDF o Excel.

Antes de FileMaker, Solo Idea tenía una metodología de registro poco eficiente “Hicimos trabajos que no se vendieron o peor, no se cobraron”, recuerda García Velázquez.

Para cada área de la empresa la solución FileMaker está configurada de manera diferente. De tal forma que cada departamento sólo ve los campos y datos que son relevantes para su trabajo.

“Nos encanta el diseño, pero también nos gusta el negocio. El buen diseño es buen negocio y lo cobras por el valor que le representa al cliente y los recursos que utilizas.”, explica el director asociado.

Solo Idea está dedicada al diseño. Su actividad primordial es proponer diseños atractivos, no la administración de empresas. Y la solución FileMaker les permite dedicarse por entero a su misión sin perder tiempo en otras actividades, pero con el conocimiento y orden de cómo se gesta, desarrolla y produce una idea.

Solo Idea

Close

Solo Idea