Somerset Emergency Volunteers

"Gracias a FileMaker tenemos libertad para hacer lo que es urgente: ayudar a las familias que necesitan desesperadamente nuestra ayuda. Cuando el agua de las inundaciones se retiró, lo que quedó fue una enorme cantidad de trabajo por hacer, y gracias a FileMaker ha sido posible gestionarlo con un pequeño equipo de voluntarios y proporcionar a la comunidad local la mejor asistencia posible". - Paula Blight, directora general de Mendip Community Support

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Gracias a FileMaker los voluntarios cuentan con dos días extra a la semana para ayudar a los afectados por las inundaciones de Somerset

El sistema de rápida implementación libera a los trabajadores de permanecer en la oficina y simplifica los procesos de reclamación a los seguros por parte de los afectados

Visión General

  • Se ha utilizado FileMaker para gestionar los trabajos de recuperación tras las inundaciones de Somerset Levels

Industria

  • Gobierno

Solución

  • El sistema de FileMaker se desarrolló durante un periodo de dos semanas para gestionar la actividad del equipo de voluntarios y los estados de los seguros de las propiedades locales

Beneficios

  • Ahora los voluntarios cuentan con dos días extra a la semana para ayudar a los afectados, así como para mediar entre los residentes desplazados y las compañías de seguros
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Tras las devastadoras inundaciones que golpearon  Somerset Levels durante las navidades de 2013, organizaciones benéficas y voluntarios locales hicieron frente al reto de dirigir y gestionar los trabajos de rehabilitación. Personas de todos los ámbitos de la sociedad unieron sus fuerzas para ayudar a reconstruir la comunidad local, pero el equipo principal de voluntarios y trabajadores de las organizaciones benéficas tuvo que enfrentarse a una tarea ya ingente que aumentó en magnitud al retirarse las aguas.

Ahora mismo podemos desempeñar el papel de valiosos intermediarios entre los residentes de la zona y las compañías de seguros, asuntos que provocan una enorme preocupación y angustia en situaciones como esta. La seguridad de la información con la que contamos, así como la facilidad para acceder a ella, nos permite garantizar a las familias que sus problemas se tratarán de la manera más precisa y eficaz, algo importantísimo cuando se han perdido tantas cosas de valor.

— — Sadie Foster, Ayudante de operaciones del equipo de voluntarios de Somerset
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El reto

Fue tal la urgencia de socorrer a los afectados por las inundaciones que la gente se lanzó a prestar ayuda humanitaria, con más de 2000 voluntarios ofreciendo su ayuda en la reconstrucción. Pero más allá de los esfuerzos iniciales, había un proyecto de recuperación a largo plazo que debía llevarse a cabo.

Las organizaciones benéficas South Somerset Association for Voluntary and Community Action (SSVCA) y Mendip Community Support (MCS) se incorporaron más tarde, en el mes de marzo, junto con el equipo de voluntarios de Somerset. En esos momentos ya debían trabajar a marchas forzadas. En las oficinas no había energía eléctrica y el registro de las actividades se realizaba en papel, por lo que había documentos apilados por todas partes.

Un pequeño equipo, encargado de la gestión y el control del enorme proyecto en papel, comenzó a tener problemas. En primer lugar, resultaba muy difícil llevar un control de las actividades que ya se habían realizado y de las que estaban pendientes. En temas de seguros, es importante llevar un seguimiento de los trabajos que se han realizado para reparar los daños provocados por las inundaciones, y con tantas familias dependiendo de un equipo de no más de 30 personas, buscar la información necesaria llevaba mucho tiempo.

Lo mismo ocurría con el registro de las actividades de los voluntarios. Con la presión del tiempo, registrar las actividades de los voluntarios en papel se convertía en todo un desafío, pero era fundamental para que las organizaciones benéficas pudieran asegurarlos frente a cualquier daño o lesión que pudieran sufrir.

Esta tarea, en la que trabajaban miembros del equipo durante jornadas de 15 horas diarias, siete días a la semana, no sólo resultaba estresante y laboriosa, también hacía que los registros importantes fueran susceptibles de perderse o destruirse con facilidad. La necesidad de contar con un sistema de gestión de información era evidente; tras consultar con varias compañías, todas comunicaron que crear un sistema capaz de satisfacer todas las necesidades del proyecto llevaría entre 9 y 12 meses. Ese plazo de tiempo ni se contemplaba como opción.

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Solución

Visto el tiempo que se requería para conseguir una solución, Mendip Community Support recurrió a FileMaker. El desarrollador local Martin Bridges trabajó junto al equipo para crear un sistema en el plazo de dos semanas, lo que permitió a las organizaciones benéficas ganar un valioso tiempo, además de obtener todavía más de sus entregados voluntarios.

Se creó una app personalizada relacional, que permitía introducir, almacenar y recuperar una amplia variedad de datos, además de llevar un seguimiento de las actividades de los voluntarios y de los estados de los seguros domésticos entre muchos otros elementos. Fundamentalmente, la app personalizada podía ampliarse y modificarse con facilidad, algo crucial cuando se trabaja con elementos en constante cambio como los estados de los seguros.

Los documentos de identificación se sustituyeron por iPads que se instalaron en las oficinas de las organizaciones benéficas, los cuales funcionaban con FileMaker Go. Al comenzar un turno, los voluntarios simplemente debían identificarse a través del iPad y al momento se creaba un registro con información de su incorporación y datos de contacto (incluso se les preguntaba cuándo querían  comer).

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Beneficios

Gracias a FileMaker los voluntarios tienen libertad para ofrecer ayuda práctica y real a los afectados en lugar de perder tiempo inundados de documentos en la oficina.

Al contar con el acceso instantáneo a la información importante que posibilita el hecho de trabajar con una solución creada en la plataforma FileMaker, ahora las organizaciones benéficas pueden actuar como valiosos mediadores entre las compañías de seguros, los peritos y los residentes de la zona. Al ser capaz de diseccionar los datos a su antojo, el equipo ahora puede informar con facilidad a las compañías de seguros y a las familias afectadas de las actividades que se han realizado en una determinada propiedad y cómo afectan al seguro. Es posible determinar al instante si la vivienda está asegurada, infrasegurada o si no tiene ninguna cobertura. Esto es importante, pues hace que una labor tediosa se convierta en más llevadera. La posibilidad de realizar búsquedas con facilidad en la base de datos  permite también determinar cuáles son las propiedades y familias más necesitadas para que el equipo de voluntarios pueda proporcionarles los muebles que se hayan donado en sustitución de los que hayan perdido.

Con respecto a los propios voluntarios, el sistema de identificación de FileMaker les ha ahorrado una enorme cantidad de tiempo. Antes, un miembro del equipo invertía cuatro días de catorce en registrar información sobre la identificación; ahora, estos cuatro días pueden emplearse en trabajar en la zona, pues los voluntarios se identifican a través de un iPad. Esto también implica que la información de los voluntarios se almacena de forma segura y facilita a la organización benéfica un registro de la actividad de los voluntarios, información importante para la compañía aseguradora en caso de que sufran cualquier daño o lesión en el trabajo.

Con visión de futuro

El sistema establecido en Somerset Levels es el punto de partida para futuras operaciones de rehabilitación, independientemente del tipo de desastre que se produzca. Proporciona tanto a las autoridades locales como a las organizaciones de voluntarios una plantilla que puede aplicarse en situaciones en las que ocurra algo así de nuevo, además de garantizar que las operaciones de rehabilitación puedan iniciarse a partir de una base sólida, en lugar de ir a remolque.

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