The English School of Valencia

"Disponer de una herramienta que nos permita disponer de toda la información de nuestros alumnos actualizada, y a la que los profesores puedan acceder en cualquier momento nos ha supuesto una mejora importantísima en nuestro proceso administrativo y en nuestro proceso de comunicación. Estamos muy satisfechos con la solución."
Comenta Charlotte Ducreux, Directora de The English School of Valencia.

Una excelente gestión de alumnos, una mejor comunicación de equipo.

General

  • Empresa cuya actividad principal es la enseñanza del idioma inglés dirigida a niños desde 3 años hasta adultos.

Solución

  • Solución basada en FileMaker Go y FileMaker Pro con la que disponen de una gestión integral de sus alumnos, desde las remesas de cobro de clases y libros de texto al envío de notas mediante correo electrónico.

Beneficios

  • Ahorro de tiempo, mejora en las comunicaciones, mejor organización, rápido acceso a la información de los alumnos.

The English School of Valencia es una academia que ofrece entre sus servicios principales la enseñanza de inglés para niños desde 3 años hasta adultos. El objetivo principal de la academia es ofrecer una enseñanza de alta calidad, por eso, los grupos se organizan con mucho cuidado teniendo en cuenta no sólo el nivel y la edad sino también las necesidades y objetivos. Con pocos alumnos en cada grupo (máximo 8), profesores con mucha experiencia y cuya lengua materna es el inglés, crean lecciones estructuradas y dinámicas según el nivel y objetivos de cada grupo. Además, al seguir el currículo de Cambridge los alumnos pueden examinarse en el mismo centro.

El centro cuenta con personal de recepción, que se encarga de recibir y registrar alumnos nuevos. También tienen acceso al historial completo de los alumnos del centro, base del sistema de comunicación con los padres de los alumnos. Por otra parte cuentan con una plantilla de profesores, que tienen acceso a la información e historial de alumnos a través de FileMaker Go para iPad. Todo el equipo, incluyendo los administradores del centro, no sólo tienen acceso al historial de los alumnos a través de la solución Bench de FileMaker, sino que también controlan los libros de texto de cada uno de los alumnos (para tramitar el cobro del mismo), asignan alumnos a grupos dependiendo de su nivel y sus objetivos, los profesores almacenan los datos de los exámenes y envían informes a los padres de los alumnos y desde administración se generan remesas bancarias agrupando por ejemplo, los pagos por hermanos.

Bench para FileMaker es un completo sistema de gestión de centros educativos que permite gestionar el proceso completo de administración del alumno, desde su inscripción, cobro mensual de clases, programación y grupos, emisión de calificaciones, etc.

Afterdata, responsable de este desarrollo, es miembro FBA con una amplísima experiencia en el desarrollo de bases de datos a medida muy fáciles de usar, realiza también servicios de consultoría, cursos de FileMaker, y ha publicado numerosos casos de éxito de clientes.

El hecho de poder disponer de la información completa y actualizada de los alumnos del centro nos ha permitido mejorar la comunicación entre profesorado y administración en un 100%. Estamos muy satisfechos con la solución

— Charlotte Ducreux.



El desafío del usuario

La enseñanza es el pilar fundamental de un centro educativo, pero, sin una administración eficaz, es difícil captar nuevos alumnos. Tan importante es impartir docencia como llevar un seguimiento de gastos, matrículas y asistencias, por ese motivo, el desafío principal del usuario era conseguir que el historial de los alumnos fuera accesible para todo el equipo, docentes, administradores y equipo de recepción.

“En recepción los administrativos trabajaban básicamente con una base de datos Access que incluía el historial del alumno. Los profesores y los administradores nos comunicábamos mediante “Post-it y no teníamos acceso directo al historial del alumno.” Explica Charlotte Ducreux.

Teniendo en cuenta que los administrativos de recepción gestionaban la información del alumno a través de una hoja Excel y que esa información no era accesible ni para profesores ni para administradores, el objetivo principal era poder disponer de una base de datos a la que, tanto profesores como administradores pudieran acceder en cualquier momento para disponer de cualquier tipo de información relacionada con el alumno. Se trataba de disponer de una solución que les permitiera realizar la gestión completa del alumno: desde su inscripción, calificaciones, grupo y profesor asignado, libro de texto, etc.

La gestión de cobros también era otro de los desafíos del usuario, querían automatizar la gestión de cobros, desde los recibos mensuales correspondientes a las clases hasta el cobro de los libros de texto. La gestión contable se realizaba de forma 100% manual, por lo que la posibilidad de error era alta. Con Bench para FileMaker no sólo lo han automatizado, sino que además generan cobros agrupando por hermanos, para no duplicar recibos.

Las comunicaciones con los padres de los alumnos también se realizaban de forma manual, según el método tradicional, las calificaciones y notificaciones se enviaban en formato papel, con la inversión de tiempo que eso suponía. Necesitaban por tanto, una solución que además les permitiera disponer de un sistema de comunicación rápido y eficaz con los padres de los alumnos.

La solución FileMaker

Tras un corto periodo de programación, Afterdata entregó a The English School of Valencia una solución FileMaker para iPad y escritorio, completamente funcional que les ha permitido compartir la base de datos de alumnos, y disponer de toda la información 100% actualizada.

La solución final FileMaker que se ha llamado Bench, incluye una aplicación local que los profesores utilizan en iPad mediante FileMaker Go y una base de datos compartida que incluye datos de alumnos, y que se actualiza por los administrativos de recepción. Los administradores del centro también tienen acceso a la información completa de los alumnos.

La solución Bench para iPad permite que, los profesores puedan acceder al historial de sus alumnos, introducir calificaciones o cualquier información relativa al alumno. Esta información queda actualizada y es accesible tanto para recepción como para los administradores del centro. A la inversa se sigue el mismo procedimiento, recepción puede introducir cualquier tipo de modificación relativa al alumno, y la información queda actualizada para todos los miembros del equipo, ya sean profesores o administradores.

Respecto a la gestión de cobros, cada alumno paga un importe mensual por las clases. Con la solución Bench cubren todo el proceso de cobro del centro: generan el XML en formato SEPA para enviar al banco y gestionar el cobro de los recibos correspondientes a las clases. Gestionan también el cobro de los libros de texto, que se abona con la clase y cuyo precio varía dependiendo del nivel del alumno. También pueden, incluso, generar recibos de cobro agrupando por hermanos.

“ El hecho de haber automatizado la gestión de remesas de cobro a través de la solución Bench nos ha permitido agilizar nuestros procesos muchísimo. Supone un gran avance que reduce el tiempo dedicado y los posibles errores derivados de las tareas manuales”. Comenta Charlotte.

Cuando los profesores introducen las calificaciones de los alumnos a través de sus iPad, esta información queda inmediatamente actualizada y accesible para todos los miembros del centro. La emisión del boletín de notas se realiza también de una forma totalmente automatizada. Con la solución Bench, disponen de una plantilla en formato PDF que toma los datos de alumno y su calificación. A partir de aquí, se realiza el envío de las notas a través de corre electrónico mediante archivo PDF.

“Disponer de Bench para iPad nos ha permitido agilizar los registros de alumnos, así como poder enviar comunicaciones a los padres de los alumnos de forma rápida y eficaz. Todos nuestro proceso administrativo se gestiona, en definitiva, de forma más eficaz”. Explica Charlotte.

El proceso de actualización de datos en FileMaker se realiza cada vez que se produce alguna modificación en la base de datos. Los profesores introducen las calificaciones de los alumnos a través de los iPad, y a partir de ese momento, todos los miembros del equipo tienen acceso a la información.

“Poder registrar las calificaciones de los alumnos mediante FileMaker Go para iPad, nos ha permitido simplificar el proceso muchísimo. Los profesores disponen de la información de sus alumnos a unos pocos clics, y la comunicación entre todos los miembros de la academia se ha optimizado considerablemente. Estamos muy satisfechos con la solución” comenta Charlotte.

Beneficios desde la implementación

Para The English School of Valencia, FileMaker y Afterdata han supuesto una gran ayuda para la optimización de su sistema de gestión de alumnos, han optimizado las comunicaciones entre alumnos y los padres de los mismos, y los más importante, entre los propios miembros de la academia.

Para Charlotte Ducreux, los principales beneficios que la solución FileMaker aporta a su organización son los siguientes:

  • Información actualizada: Con Bench para FileMaker, todos los miembros de la academia pueden disponer de toda la información relativa a los alumnos.
  • Trazabilidad: Ahora disponemos del historial completo del alumno, desde la inscripción, las clases a las que ha asistido, exámenes, calificaciones, profesor, grupo y libro de texto asignado.
  • Accesibilidad: La información está accesible en cualquier momento a través de la aplicación Bench para FileMaker Pro y FileMaker Go para iPad. El poder acceder a determinados datos de cada alumno nos ha permitido reducir drásticamente los tiempos empleados en consultar y compartir información.
  • Menos papel: El uso del papel en la academia hasta la implementación de la solución era realmente muy elevado. Ahora realizan las comunicaciones con los padres con unos pocos clics y mediante correo electrónico, lo cual ha supuesto una mejora de la productividad de The English School of Valencia.
  • Mejor comunicación: La implementación de Bench nos ha permitido mejorar la comunicación entre los miembros de la academia en un 100%. Es quizá una de las ventajas más importantes para nosotros.
  • Versatilidad: La aplicación nos permite gestionar todo tipo de tareas, desde generar remesas de cobro hasta emitir un boletín de notas. Es una solución realmente versátil e intuitiva.

Información de contacto

The English School of Valencia
Charlotte Ducreux
Directora
Ciudad de Melilla, 10
46017 Valencia
96 378 58 00
http://www.englishschoolvalencia.com

Afterdata
Javier Durá
Socio Director
Corretger, 21
46980 Paterna (Valencia)
96 105 92 98
http://www.afterdata.es

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