Vocento

"Somos un grupo de 100 empresas y debido a nuestra deslocalización geográfica necesitábamos un sistema que nos permitiera centralizar la gestión de la información de controles y evidencias del control interno. Con FileMaker no solo lo hemos conseguido, sino que la inversión realizada ha sido un 10% de lo que hubiéramos invertido con cualquier otra aplicación."
Andrés Acosta, responsable de sistemas de información corporativa de Vocento

Información fiable y ordenada, factor clave del éxito.

General

  • Grupo de comunicación multimedia líder en España.

Solución

  • Aplicación basada en FileMaker con la que gestiona el área de auditoría interna y control interno de gestión.

Beneficios

  • Centralización de la información, flujos de trabajo definidos, disponibilidad inmediata de la información. Es la principal herramienta de gestión que utiliza el departamento de auditoría interna.

Vocento es un grupo de comunicación multimedia líder en España gracias a la notoriedad de sus marcas, que cuentan con una presencia destacada en todas las áreas de información y entretenimiento, como prensa, suplementos, producción audiovisual, distribución cinematográfica e Internet.

El posicionamiento nacional, autonómico y local de Vocento permite a la compañía llegar a una cobertura de 30 millones de personas y se sitúa de cara al futuro como uno de los actores principales para liderar el sector de los medios de comunicación en España.

Vocento destaca en el panorama de los medios de comunicación por su fortaleza, por su continua innovación y el desarrollo de sus negocios, por la puesta en valor de sus activos audiovisuales y por el fortalecimiento continuo de su plataforma digital.

Teníamos 3 posibles soluciones para escoger, sin embargo FileMaker resulto ser la mejor para Vocento. Tuvimos que hacer el desarrollo internamente, pero el precio y el poder encajar perfectamente nuestros procedimientos, fue el factor decisivo para optar por FileMaker. Necesitábamos una aplicación que nos permitiera asegurarnos de que no se nos escapaba nada. Con FileMaker el proyecto de implantación fue relativamente corto, en tan solo 2 meses, conseguimos dejarlo operativo. Ha sido un proyecto muy positivo, los usuarios están muy satisfechos con el resultado.








El desafío del usuario

La empresa empezó a utilizar el software de FileMaker hace más de 2 años para dar respuesta a su sistema de control interno dando servicio al área de auditoría interna y control de gestión.
Al tratarse de un grupo de más de 100 empresas, la deslocalización geográfica era un punto importante a tener en cuenta, puesto que tienen muchas sedes en España. Se buscaba un software capaz de centralizar y controlar de forma segura todos los controles y evidencias sobre los procesos de información financiera.

Por otra parte y dado que Vocento cotiza en bolsa, desde la Comisión nacional de Valores se exige el cumplimiento de ciertos procedimientos antes de publicar la información financiera. Por lo tanto, otro de los desafíos era encontrar un software que facilitara el proceso de aportación de evidencias sobre cada uno de los controles financieros, así como establecer un flujo de autorizaciones muy concreto a lo largo de la pirámide organizacional.

En este caso, desde Vocento se identificaron los riesgos implícitos en los procesos financieros y se crearon controles que permiten mitigar los errores que se pudieran producir en la generación y publicación de la información financiera.

Otro de los grandes desafíos del usuario era el control y gestión del gran volumen de ficheros que soportan el cumplimiento de dichos controles. El volumen de evidencias que se genera es muy elevado, y con anterioridad a la implantación de FileMaker ésta era una información imposible de controlar manualmente.

Andrés Acosta, además, aporta más detalles sobre los inicios con FileMaker.

La solución FileMaker

Debido a que Vocento cotiza en bolsa, desde la Comisión nacional de Valores se exige el cumplimiento de ciertos procedimientos y controles antes de publicar la información financiera.  Necesitaban una solución  tecnológica  GRC ( Gobernabilidad Corporativa,  Riesgos y Cumplimiento) para la gestión de controles de procesos financieros. En el mercado ya existen aplicaciones que hacen este tipo de gestión pero no acaban de encajar con lo que Vocento necesitaba, y debían modificar aspectos claves en sus procesos. Finalmente escogieron la plataforma FileMaker para desarrollarlo, por ser una herramienta práctica, económica, versátil y flexible. Con la implantación de FileMaker se ha logrado cumplir con estos requisitos, conviertiéndose en una herramienta fundamental para los departamentos de control de gestión y auditoría Interna.
 
El volumen de evidencias (en formato muy variados de ficheros) es muy alto. Cada departamento financiero genera mensualmente una serie de evidencias que deben soportar los controles efectuados sobre los procesos de generación de la información financiera. En este proceso, la función de FileMaker de Publicación Web al Instante ha sido importante en relación al cumplimiento de los controles de información de Vocento, dado su fácil despliegue.

Actualmente disponen de 220 usuarios que se conectan mensualmente a la información hospedada en FileMaker Server a través de la web,  donde cumplimentan los controles que les son asignados para posteriormente ser supervisados por un responsable de mayor rango. Asi, asegurándose que se han realizado correctamente todos los procesos financieros, y publicando correctamente la información financiera. La funcionalidad IWP les ha permitido realizar un rápido despliegue a mas de 200 usuarios sin necesidad de instalar software. Inmediatamente acceden a la información a través de un navegador web, y  además les ha permitido ahorrar un gran cantidad de dinero en licencias.  “Le hemos sacado mucho partido a la Publicación Web al Instante” comenta Andrés.

Adicionalmente han trabajado con un plug-in donde pueden combinar las funcionalidades nativas de FileMaker con las de un gestor documental como fuente de evidencias físicas; Así también, les permite tener documentada toda la información de ordenada e indexada.

Según Andrés Acosta, responsable de sistemas de la información corporativa en Vocento:

“Llevamos 3 años y ya se han ejecutado más de 10.000 controles, los cuales en evidencias se traduce en 20.000 documentos; hemos conseguido darle orden a algo que podía llegar a ser un caos. Ahora controlamos muy bien la información y dedicamos más tiempo a su análisis que en buscar y ordenar ficheros.”

La fiabilidad de la información también es otro aspecto importante. En el departamento de auditoría interna, anteriormente a la implementación de FileMaker, se trabajaba con múltiples hojas de cálculo Excel, lo cual significaba un riesgo de consistencia entre todas las hojas de cálculo. Ahora FileMaker ha conseguido aportar esta fiabilidad, y se ha convertido en una de las herramientas básicas de trabajo, después del correo electrónico, pues todos los controles de información financiera de Vocento se auditan a través de FileMaker, tal y como afirma Andrés Acosta, “FileMaker  se ha convertido en una herramienta de trabajo fundamental”.

Beneficios desde la implementación

Andrés Acosta destaca algunos de los beneficios que el software de FileMaker aporta a Vocento:

  • Documentación y control de la información. Desde la implementación de FileMaker hemos conseguido documentar de forma ordenada todos los procesos. Hemos logrado darle orden a algo que podía llegar a ser un caos. Ahora controlamos y estructuramos perfectamente todos los controles de los procesos financieros.
  • Fiabilidad de la información. Desde la implantación de FileMaker se ha conseguido reducir al máximo la posibilidad de error y cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por la Comisión de Valores. Hemos conseguido un alto nivel de fiabilidad en la obtención de la información, convirtiéndose en una herramienta de trabajo fundamental para el departamento de auditoría interna y para el departamento de control de gestion.
  • Inversión mínima y rápida implementación. El proyecto de implantación, frente al de otros software, fue relativamente corto, en apenas 3 meses nos pusimos en marcha. Además la inversión realizada ha sido un 10% de lo que hubiéramos tenido que invertir en otras aplicaciones.
  • Satisfacción del usuario. Los usuarios se han adaptado de forma muy positiva a FileMaker, la herramienta desarrollada ha encajado perfectamente con nuestros procedimientos de trabajo. Estamos muy satisfechos.

Información de contacto

Vocento
Juan Ignacio Luca de Tena, 7
28037 Madrid

+34 91 743 81 04
prensa@vocento.com
http://www.vocento.com

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