Yo-Ho Brewing Company

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Devolver al remitente: una cervecería artesanal encuentra una manera de recuperar sus barriles

Visión General

  • Una empresa cervecera japonesa resuelve su costosísimo problema de gestión de inventario creando una app personalizada que realiza un seguimiento de los barriles de cerveza por toda la línea de producción, cuando se entregan a los clientes y cuando se devuelven al almacén.

Industria

  • Alimentación Comercio/Retail Fabricación

Solución

  • Crearon una app personalizada de gestión de inventario que realiza un seguimiento de los barriles mediante códigos de barras desde la producción hasta la entrega y posterior devolución.

Beneficios

  • Cada mes el cliente sufría pérdidas de inventario por valor de miles de dólares. Ahora los controles de inventario vigilan que no haya pérdidas.
Cada mes, Yo-Ho Brewing Company, una empresa japonesa que elabora cerveza artesanal de alta calidad, envía más de 10 000 barriles de cerveza. Durante los últimos 20 años, sus galardonadas cervezas han sido muy solicitadas en bares y restaurantes de todo Japón. Sin embargo, a medida que la empresa crecía, se encontraron con un problema. El número de barriles llenos de cerveza enviados no coincidía con el número de barriles vacíos devueltos. Debido a que los barriles de cerveza de calidad industrial son costosos, Yo-Ho necesitaba solucionar el problema antes de que sus beneficios empezaran a verse afectados.

Los datos se pueden recopilar de forma fiable. Se puede controlar todo el flujo, desde el envío hasta el retorno de los barriles, lo que permite tener una visión completa de todo el proceso y aumentar la eficacia de la planificación

— Ayaka Ehara, director de pedidos corporativos, Yo-Ho Brewing Company
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A nadie le gusta un barril vacío

Yo-Ho necesitaba un sistema de seguimiento para controlar el estado y la ubicación de cada barril: cuándo estaba lleno, con qué producto, dónde se envió y cuándo se devolvió. Esta información podría servir para algo más que para garantizar la devolución de los barriles, también podría proporcionar información valiosa sobre los procesos de la planta, resaltar aspectos ineficientes y mejorar la productividad.

Yo-Ho se dio rápidamente cuenta de que la mayoría de las pérdidas de barriles se debían a errores humanos. Los barriles quedaban olvidados en los restaurantes o se devolvían a la empresa incorrecta. Debido a que los equipos de entrega y recuperación desconocían el número de barriles que había en cada restaurante, no había forma de saber lo que buscaban. Los restaurantes, siempre cortos de espacio, deseaban deshacerse rápidamente de los barriles vacíos. Los intentos de localizar barriles perdidos se realizaban torpemente; los representantes llamaban a los restaurantes para solicitar los barriles y les informaban de que ya se habían devuelto.

Para Yo-Ho, esto se traducía en pérdidas de miles de dólares al mes debido a los barriles no devueltos, además de la sobrecarga de trabajo derivada de la adquisición y el procesamiento de barriles de reemplazo.

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Un entorno húmedo

Debido a la humedad presente en la cervecería, los datos de producción y envío se introducían manualmente en Excel en equipos ubicados en las oficinas, fuera de la fábrica. Esto provocaba errores al volver a introducir los datos, retrasos al registrar la información e informes imprecisos. Desde su puesto en la oficina de planificación empresarial, Yoshihiro Nishikawa descubrió que el proceso de gestión de barriles en Excel era engorroso y propenso a errores. Se percató del aumento de los costes debido a la pérdida de barriles e informes de productos poco claros.

Aunque las iniciativas de reducción de costes suelen proceder del entorno ejecutivo, la cultura de la empresa Yo-Ho anima a todos los empleados a realizar sugerencias para mejorar el negocio. Nishikawa recomendó implementar una app personalizada para iPad creada con la Plataforma FileMaker. La aplicación se podía personalizar para gestionar los barriles de acuerdo con el proceso de negocio de Yo-Ho, mientras que las fundas especiales de los iPad permitían su uso en entornos húmedos. Yo-Ho decidió asociarse con Shiko Yokota, director de ventas U-NEXUS Co., Ltd. para crear rápidamente la app.

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Los barriles empiezan a llegar

El diseño de la app personalizada se adaptó a los procedimientos empresariales específicos de Yo-Ho. Por ejemplo, al recibir nuevos pedidos en la oficina principal, la app de negocio FileMaker genera una etiqueta para cada barril.

Las etiquetas incluyen la siguiente información:

  •    -  Tamaño del barril
  •    -  Destino de envío
  •    -  Tipo de cerveza
  •    -  Identificación
  •    -  Códigos de barras

 

Las etiquetas se colocan en barriles vacíos y, a continuación, los empleados las escanean con lectores de códigos de barras para garantizar el llenado y el transporte correctos a medida que pasan por el almacén en dirección a su destino.

Al regresar, se lee el código de barras del barril y la etiqueta adhesiva se quita cuando el barril se lava y se prepara para volver a llenarlo. Con este sistema, Yo-Ho puede realizar un seguimiento de la ubicación de los barriles que faltan, y los restaurantes y los distribuidores de cerveza pueden identificar fácilmente los barriles de Yo-Ho por las etiquetas adhesivas. Se han eliminado casi por completo las pérdidas de barriles.

Planificar el proceso

La reducción inmediata de los costes derivados de la pérdida de barriles es solo una ventaja de la app personalizada creada con la Plataforma FileMaker. Los informes en tiempo real sobre el flujo de productos a través de las instalaciones de producción han facilitado la planificación de producción y ventas. Ayaka Ehara, director de pedidos corporativos, señala, "Los datos se pueden recopilar de forma fiable. Se puede controlar todo el flujo, desde el envío hasta el retorno de los barriles, lo que permite tener una visión completa de todo el proceso y aumentar la eficacia de la planificación".

Para Yo-Ho, la flexibilidad y la rapidez de la app personalizada de FileMaker ha sido fundamental para el éxito de la empresa. A medida que crece la empresa, han implementado actualizaciones y cambios en la app para mejorar aún más su velocidad y facilidad de uso.

Kentaro Takahata, jefe de la unidad responsable de la gestión de los barriles devueltos, comentó: "Trabajar con un lector de códigos de barras y un iPad es muy sencillo. Incluso aquellos que no están familiarizados con los ordenadores y el trabajo de oficina aprenden y dominan al instante el uso de la app personalizada que se ejecuta en el iPad".

Listos para más barriles

Yo-Ho tiene intención de aumentar aún más la funcionalidad de su app personalizada. A medida que crece la empresa, están seguros de un aspecto: cada futura fábrica incluirá dispositivos iPad equipados con su app de FileMaker.

"FileMaker nos ayuda a rastrear los datos correctamente", dijo el presidente de Yo-Ho, Naoyuki Ide. "Gracias a la posibilidad de consultar los registros posteriormente, tenemos una nueva perspectiva, de la que surgen nuevas ideas y recomendaciones, lo que aumenta la motivación y nos permite afrontar nuevos desafíos. Todo el personal está muy satisfecho de la app".

Información de contacto

Elena Lázaro
FileMaker International, representado en España por Market-in
Bailén 71 Bis, Ático 3ª
08009 Barcelona
+ 34 93 272 62 00

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