AdKOtec

Depuis 2008, AdKOtec est une société spécialisée dans l'inspection technique, le conseil et la formation dans les domaines de l'industrie, du tertiaire et de la santé.

Les missions sont réglementaires ou réalisées à la demande du chef d'établissement et ont pour objectif d'assurer l'avenir sécuritaire de l'entreprise et de protéger les biens et les personnes.

En quelques mots

  • AdKOtec est une société spécialisée dans l'inspection technique, le conseil et la formation dans les domaines de l'industrie, du tertiaire et de la santé.

Secteur

  • Industrie PME

Solutions

  • Afin de gérer la multitude d'informations échangées par les bases de données, AdKOtec a mis en place une solution FileMaker Pro et FileMaker Go sur-mesure.

Avantages

  • Fiabilité Flexibilité Simplicité Rapidité Productivité
Depuis 2008, AdKOtec est une société spécialisée dans l'inspection technique, le conseil et la formation dans les domaines de l'industrie, du tertiaire et de la santé.

Les missions sont règlementaires ou réalisées à  la demande du chef d'éablissement et ont pour objectif d'assurer l'avenir sécuritaire de l'entreprise et de protéger les biens et les personnes.

Aujourd'hui, cet outil nous permet d'envoyer les rapports pratiquement en temps réel aux clients. Nous effectuons ainsi près de 1000 rapports par an.

— Daniel Armand, gérant de la société AdKOtec
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Problématique

De nombreuses inspections sont réalisées chaque année par la société AdKOtec, toutes donnent lieu à un rapport d’inspection précis et réglementé : « À l’issue d’une vérification technique, j’établis un rapport d’inspection qui peut contenir jusqu’à 300 pages comprenant du texte et des illustrations. L’aspect réglementaire de ces dossiers rend les tâches rédactionnelles parfois répétitives. », explique Daniel Armand, gérant de la société AdKOtec.

Dès la création de la société, la centralisation des données est donc apparue comme une problématique critique pour AdKOtec. Sur les conseils de Gilles Rocher, gérant et ingénieur conseil chez Rocher Concept, membre du programme FileMaker Business Alliance, AdKOtec a choisi d’utiliser FileMaker pour gérer toutes les données relatives aux interventions et aux clients.

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Solution mise en place : Une solution complète, développée avec la plateforme FileMaker

La solution développée sur-mesure a su s’adapter dés le départ aux besoins d’AdKOtec : « La base de données FileMaker s’est présentée comme étant la solution idéale : rapide et facile d’utilisation », commente Daniel Armand.

La solution mise en place se divise en plusieurs bases de données spécifiques. Une première base de données dédiée à la gestion des clients permet à AdKOtec de rassembler les contacts, courriers et factures et ainsi de centraliser les informations qui sont saisies une seule fois puis mémorisées.

Depuis la base « clients », les devis acceptés sont transformés en Affaires et la gestion des interventions correspondantes est programmées dans un planning : « Tout cela est en lien avec une seconde base technique appelée ‘Rapports, équipement ou électricité’ spécifiques à chaque inspection ».

Deux types de rapports d’inspection se distinguent : les vérifications d’installations, composées essentiellement de texte et les vérifications d’équipements, illustrés par des photographies. « Lorsqu’on effectue une vérification d’équipement comme par exemple une machine ou un appareil d’élevage, des photos sont intégrées et la solution FileMaker nous permet d’indiquer par un repère sur les photos les éventuelles anomalies. Cette fonctionnalité est bénéfique, notamment pour nos clients qui ne sont pas obligatoirement des techniciens, c’est un véritable atout d’avoir cette indication directement sur la photo. », précise Daniel Armand.

Les images et la partie rédactionnelle sont ainsi archivées et intégrées dans FileMaker.

La solution a également été déployée sur iPad avec FileMaker Go. Les bases de données sont en ligne sur le serveur AdKOtec et lorsque les techniciens se rendent sur le terrain, ils travaillent avec des iPad en mode hors connexion. « Lorsque nous allons faire une inspection, nous emportons le dossier numérisé avec lequel nous voulons travailler. Il est physiquement toujours sur le serveur mais il n'est plus modifiable puisqu'il est 'hors entreprise'. Une fois de retour au bureau, le technicien se connecte au serveur et effectue une synchronisation des données. ».

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Avantages utilisateurs

FileMaker offre aux techniciens rapidité, productivité et simplicité : « Aujourd'hui cet outil nous permet d'envoyer les rapports pratiquement en temps réel aux clients. Nous effectuons ainsi près de 1000 rapports par an. ».

Daniel Armand explique qu'en 2011, suite à un changement de réglementation, toute la base FileMaker a été modifiée en moins d'une semaine. Outre la souplesse de la solution, elle a également permis de centraliser les informations sur une seule interface et d'assurer une portabilité avec le déploiement de la solution sur iPad.

La solution réalisée sur-mesure pour AdKOtec est maintenant commercialisée par Rocher Concept et destinée aux bureaux de contrôles : « Chacun peut consolider le système en apportant sa propre expérience et aujourd'hui 15 bureaux de contrôles utilisent et travaillent au quotidien avec cette solution, cela représente environ 70 techniciens », explique Gilles Rocher. La solution qu'utilise AdKOtec a par ailleurs été développée en partenariat avec une autre société de contrôle, SAFOTEC.

Daniel Armand résume ainsi les bénéfices liés à l'utilisation de FileMaker : « Au fur et à mesure de notre avancée avec notre système et notre base, les solutions FileMaker évoluent elles aussi. Ainsi de nouvelles possibilités et options s'offrent à nous, ce qui nous permet d'apporter des améliorations à notre solution pour qu'elle s'adapte parfaitement à nos besoins et à ceux de nos clients et qu'elle soit toujours plus performante. ».

For FileMaker:

Marie Renou
FileMaker Southern Europe
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.com/fr/

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