ALM Textiles

ALM Textiles, société spécialisée dans le prêt-à-porter féminin distribué sous forme de dépôt-vente, a fait le choix d'équiper ses commerciaux d'iPad et de FileMaker Go pour assurer directement l'approvisionnement des magasins et la reprise des invendus.

« Le passage au zéro papier a permis aux commerciaux de gagner entre 20% et 30% de temps lors des opérations en magasin »

En quelques mots

  • La société ALM Textiles, basée à Sainte-Luce-sous-Loire (44), est spécialisée dans le prêt à porter féminin et distribue ses articles sous forme de dépôt-vente auprès de la grande distribution alimentaire de l'ouest de la France.

Secteur

  • PME

Solutions

  • Développé sous FileMaker, le nouveau système d'information d'ALM regroupe l'ensemble des informations destinées à l'exploitation commerciale et à la facturation : gestion de l'entrepôt, réception des produits, suivi des achats, prospection etc. »

Avantages

  • Gain de temps
  • Fiabilité
  • Autonomie

Problématique

La société ALM Textiles, basée à Sainte-Luce-sous-Loire (44), est spécialisée dans le prêt à porter féminin et distribue ses articles sous forme de dépôt-vente auprès de la grande distribution alimentaire de l'ouest de la France.
« La particularité de notre TPE est de proposer à nos clients l'actualisation de leurs collections en leur soumettant de nouveaux modèles avec une méthode bien particulière : le 'laissé sur place' avec reprise des invendus », explique Patrick Senez, PDG d'ALM Textiles.
Les 4 commerciaux de la société parcourent ainsi l'ouest de la France et visitent leurs clients tous les 15 jours pour faire le point sur les ventes et remplacer les éventuels invendus par d'autres produits de la saison.

Lorsque Patrick Senez a racheté l'entreprise, celle-ci était très peu informatisée puisque seules la gestion commerciale et la comptabilité étaient gérées via le logiciel Sage : « J'ai envisagé, dans un premier temps, de mettre en place une base de données de façon à automatiser un certain nombre de tâches internes à l'entreprise notamment la gestion de l'entrepôt, la réception des produits et le suivi des achats ».
Les commerciaux travaillaient alors avec des formulaires papier en triples exemplaires qu'ils remplissaient à chaque visite avec les informations liées aux articles déposés, documents qui étaient par la suite transmis au siège pour facturation. « Il était devenu indispensable de disposer d'une base produits détaillée et de raccourcir le cycle d'information pour limiter le nombre de tâches administratives et obtenir plus rapidement les remontées d'informations nécessaires à un bon suivi commercial », ajoute-t-il.

M. Senez fait donc le choix d'équiper ses commerciaux d'iPad et de développer sa base de données avec FileMaker Pro et FileMaker Go pour une portabilité immédiate sur les tablettes. Il explique : « J'ai considéré que FileMaker était la meilleure solution d'autant plus que je maitrisais l'outil et que je pouvais me faire aider par un développeur FileMaker indépendant pour les points un peu plus complexes ».

Solution mise en place

Après seulement six mois de développement, et avec l'aide ponctuelle d'Isabelle Corler, consultante et développeuse FileMaker chez Elles Formations, ALM Textiles a mis en place un système d'information très complet et parfaitement opérationnel. Toutes les informations clients du système de gestion commerciale existant sont mises à jour sur FileMaker Server et accessibles via FileMaker Go sur les iPad des commerciaux.

Désormais, chaque commercial assure directement l'approvisionnement des magasins et la reprise des invendus grâce à FileMaker Go. Les iPad sont en plus reliés à une mini-caméra qui permet de scanner les étiquettes des articles et de connaître immédiatement le prix de vente et le code produit.

« Lorsque le commercial arrive chez un commerçant, il crée un bon de dépôt sur la base de données de son iPad, scanne l'ensemble des articles déposés et envoie le bon de dépôt à son client qui n'a plus qu'à le signer de façon électronique. De la même façon pour les invendus, le commercial recompte les quantités restantes par rapport au bon de dépôt préalablement établi, puis l'envoi à son client pour preuve de la reprise et des ventes facturées. Ce bon est ensuite transmis à la comptabilité qui crée une facture client », explique M. Senez.

La base produit de FileMaker Go regroupe l'ensemble des informations destinées à l'exploitation commerciale et à la facturation. « Nous avons également ajouté une fenêtre qui contient un visuel de l'article, très pratique pour retrouver le code produit d'un article qui aurait perdu son étiquette au moment de la reprise », souligne M. Senez.

FileMaker Go permet également à ALM Textiles de réaliser ponctuellement des études qualité auprès des clients : « J'ai intégré un questionnaire client 'Qualité & Développement' afin que les commerciaux puissent interroger directement leur client à partir de leur iPad. Les réponses récoltées remontent alors instantanément au siège pour le traitement des informations », explique M. Senez.

Enfin, dans le but de développer d'avantage son activité, Monsieur Senez a intégré une solution nommée Prospection. Cette base de données permet d'assurer en interne, un suivi de prospection de la clientèle grâce à la mise en place d'une liste d'actions simples à compléter : envoi de plaquette, suivi des appels, etc.

Plus récemment, M. Senez a également remplacé le papier par une base FileMaker pour la gestion des inventaires produits directement réalisés sur iPad.

Avantages utilisateurs

Le nouveau système d'information d'ALM Textiles a permis à son équipe de gagner en temps et en fiabilité : « Le passage au zéro papier a permis aux commerciaux de gagner entre 20% et 30% de temps lors des opérations en magasin. Cela évite également les problématiques de lisibilité, notamment en facturation, lorsque la comptabilité n'arrivait pas à relire le commercial », souligne M. Senez.

Pour ALM Textiles, FileMaker Go est également synonyme d'autonomie : « Je tenais vraiment à ce que les commerciaux, qui sont toute la semaine en déplacement, soient totalement autonomes. Grâce à FileMaker Go pour iPad, ils peuvent se connecter à distance aux informations d'ALM Textiles et communiquer instantanément avec le siège ».

Sur le plan même de l'applicatif, M. Senez accède désormais aux remontées des ventes en temps réel. Beaucoup mieux structurées, ces informations lui permettent de réaliser des analyses plus fines et de générer des statistiques plus poussées : « Je gagne quasiment une semaine dans l'évaluation des performances. Je peux ainsi anticiper ma prise de décision et être plus réactif sur l'allocation des articles et les réassorts de produits ».

Le passage au système informatisé sur tablettes numériques a considérablement renforcé l'image de sérieux et d'entreprise innovante d'ALM Textiles : « Nos clients sont relativement impressionnés par cette solution et sa fiabilité en termes de suivi », souligne M. Senez.

Pleinement satisfait, M. Senez projette maintenant d'enrichir sa solution FileMaker Go en intégrant les plannings des rendez-vous clients, en remplacement des versions papier.

Je gagne quasiment une semaine dans l'évaluation des performances. Je peux ainsi anticiper ma prise de décision et être plus réactif sur l'allocation des articles et les réassorts de produits . 

Patrick Senez — ALM Textiles

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

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