Alphéeis

Alphéeis, cabinet d'études et de conseils spécialisé dans les domaines de l'énergie et de l'environnement a mis en place une cinquantaine de bases FileMaker pour gérer l'administratif, les ressources, les ventes, et la production du cabinet.

« Nous avons aussi développé un outil d'audit sous FileMaker qui permet aux établissements touristiques de répondre aux 90 critères d'exigences de l'Eco-label Européen. Aujourd'hui, nous avons de nombreux partenaires français, mais également grecs ou encore tunisiens, qui utilisent notre interface FileMaker pour cet Eco-label Européen »

En quelques mots

  • Alphéeis est un cabinet d'études et de conseils spécialisé dans les domaines de l'énergie et de l'environnement.

Secteur

  • PME

Solutions

  • Alphéeis dispose d'une cinquantaine de bases de données FileMaker pour gérer à la fois l'administratif, les ressources, les ventes, et la production.

Avantages

  • Gestion interne de l'entreprise facilitée et service commercial optimisé
  • Accès facile et protégé aux données

Problématique

Alphéeis est un cabinet d'études et de conseils spécialisé dans les domaines de l'énergie et de l'environnement. Il met au service de ses clients, institutionnels et grandes entreprises françaises et européennes, son expertise et son expérience acquises depuis de nombreuses années à travers diverses activités : veille technologique, analyse d'opérations, audit de projets, évaluation de projets de maîtrise de l'énergie et de protection de l'environnement.

Au début des années 90, Pierre Nolay, PDG d'Alphéeis, a mis en place un annuaire partagé pour répondre à des besoins simples de gestion interne : « Au départ, nous recherchions un outil purement interne qui puisse regrouper l'ensemble de nos contacts (clients, partenaires et fournisseurs) sous forme d'une base de données. Nous avons donc choisi FileMaker Pro ».

Au fil du temps, Pierre Nolay a fait évolué sa base contacts vers une gestion d'entreprise plus complète intégrant notamment les courriers/fax, la facturation, les devis, etc.

Solution mise en place

Aujourd'hui, Alphéeis dispose d'une cinquantaine de bases FileMaker pour gérer à la fois l'administratif, les ressources, les ventes, et la production.

« La base de données initiale a été complétée par différents éléments pour la gestion commerciale - les commandes, les achats, les contrats, les photos, etc. - et pour la gestion des ressources humaines : gestion du temps, des absences, des missions, des notes de frais, etc. La centralisation de toutes ces informations a permis de mettre en place des plannings de réunions internes et surtout un suivi de projets », ajoute M. Nolay.

Pierre Nolay a également mis en place un système de démarche qualité basé sur une gestion documentaire. En effet, l'ensemble des documents administratifs et techniques du cabinet est géré dans une base de données FileMaker : « L'ensemble des rapports que l'entreprise produit, tels que les déclarations fiscales par exemple, est entièrement dans FileMaker, facilitant à la fois l'accessibilité et le partage des informations ».

De même, toute la veille technologique est structurée dans la base de données FileMaker pour permettre de regrouper l'ensemble des informations collectées sur les sites d'informations, et de réaliser rapidement des synthèses clients : « FileMaker nous permet aujourd'hui de retrouver des articles, de pouvoir les relier à des sites web, et de facilement structurer notre navigation dans le cadre de nos recherches de veille », ajoute-t-il.

« Nous venons aussi de développer un outil d'audit sous FileMaker qui permet aux établissements touristiques de répondre aux 90 critères d'exigences de l'Eco-label Européen », souligne M. Nolay. Grâce à une interface FileMaker accessible via un navigateur Web par l'Instant Web Publishing ou via FileMaker Go, l'hôtelier complète un questionnaire, et ses réponses sont ensuite traitées afin de déterminer si le nombre de critères d'exigences est validé.

« Nous avons de nombreux partenaires français, mais également grecs ou encore tunisiens, qui utilisent notre interface FileMaker pour cet Eco-label Européen », ajoute-t-.il

Avantages utilisateurs

Aujourd'hui, toute l'équipe du cabinet Alphéeis tire profit de la mise en place de ces bases de données : « Nous avons grandement amélioré notre organisation à la fois sur le plan gestion et production, grâce à FileMaker. En effet, la gestion interne de l'entreprise s'en trouve facilitée et le service commercial optimisé », souligne M. Nolay.

« Commercialement, nos connaissances et compétences FileMaker nous permette aujourd'hui d'apporter un service différent à nos clients, et ainsi de nous démarquer des cabinets concurrents ». En effet, Alphéeis a mis la plupart de ses bases de données à disposition de ses clients via la fonction Runtime, la fonction Instant Web Publising ou l'application FileMaker Go pour iPad ou iPhone. Désormais, les clients d'Alphéeis accèdent facilement et de manière protégée aux outils de requêtes et de statistiques. Ils ont ainsi la possibilité de suivre l'état d'avancement d'un projet, d'accéder à des versions provisoires de rapports ou de consulter des documents liés à leur projet, et sont capables de générer, en temps réel, un certain nombre de statistiques ou de graphes.

Au niveau interne, FileMaker permet de répondre aux exigences de la commission européenne concernant le temps de travail par projets : « En effet, la contrainte liée à la gestion du temps de travail des collaborateurs est désormais simplifiée avec FileMaker, puisque ces informations sont directement intégrées à notre comptabilité analytique qui édite un reporting de projet ».

Nous avons grandement amélioré notre organisation à la fois sur le plan gestion et production, grâce à FileMaker. 

Pierre Nolay — PDG d'Alphéeis

Contact FileMaker :

Marie Renou
FileMaker Southern Europe.
marie_renou@filemaker.com
http://www.filemaker.fr

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